Процесс коммуникации состоит из последовательности нескольких взаимосвязанных этапов, которую можно представить в виде модели

1 этап - формулирование идеи. На этом этапе самое главное для отправителя -четко определить, что он должен донести до получателя, и насколько уместна для конкретной ситуации его информация.

2 этап - кодирование информации. На этом этапе идея превращается в сообщение с помощью вербальных или невербальных символов. К вербальным символам относят буквы, цифры, рисунки и т.д. К невербальным символам - выражение лица, жесты, интонации, позы, которые способны существенно изменить смысл произносимых слов. Значение невербальной информации очень велико. Согласно исследованиям психологов до 90% речевой информации воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Невербальные символы способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.

3 этап - выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает канал связи, соответствующий типу символов. К общеизвестным каналам относятся почта, телефакс, телефон, электронная почта, компьютерные сети и т.д. Для повышения эффективности информационного обмена можно при передаче одного сообщения использовать два канала, например, уведомление по телефону и письменное уведомление.

4 этап - декодирование и восприятие информации. Полученная информация должна декодироваться. Декодирование - это перевод символов сообщения в мысли получателя. Чем ближе закодированный сигнал к цели сообщения, тем более эффективна коммуникация.

5 этап - интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами. Получатель становиться отправителем, и готовит свой ответ, в котором содержится реакция на полученное сообщение. Первоначальный отправитель становится получателем, ожидая ответа.

6 этап - передача сообщения отправителю замыкает цикл коммуникации. Для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько коммуникационных циклов.

Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно иметь обратную связь. Обратная связь позволяет определить, насколько воспринимается идея. Если она не воспринимается, то коммуникация превращается в шум. Для того чтобы перевести шум в идею, используется обратная связь. Цель обратной связи выяснить как можно полнее смысл и идею полученной информации и направить отклик в адрес отправителя. На языке теории шумом называют все, что искажает смысл передаваемой сообщения. Определенные шумы имеются всегда, и неизбежно приводят к потере» смысла.