Ярмарки и выставки на товарном рынке: назначение, организация проведения

Выставка – показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив. Ярмарка – экономическая выставка образцов, которая представляет собой крупный рынок товаров, действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном масштабах.

В системе маркетинговых коммуникаций существенная роль отводится ярмаркам и выставкам. Ярмарки дают возможность широкому кругу изготовителей, потребителей, посредников вступить в непосредственные контакты, содействуют активизации хозяйственной инициативы сторон. На ярмарках имеется реальная возможность пропаганды надежности изготовителя, его имиджа, уровня технического обслуживания. Ярмарки устанавливают информационные контакты с министерствами, предприятиями-изготовителями. Результаты деятельности ярмарок позволяют принимать решения о выпуске продукции, обновлении ассортимента, улучшении качества и дизайна. В ярмарочном хозяйстве существует 2 направления в зависимости от характера торговых операций: 1) ярмарки по реализации продукции, поступающей в первичный оборот; 2) ярмарки по реализации неиспользованной и излишней продукции. Перед ярмарками ставится широкий круг задач: активное воздействие на формирование планов производства на основе маркетинговых исследований, определение рационального объема, сроков производства и поставки, улучшение дизайна, внедрение в производство новых изделий, отвечающих требованиям мировых стандартов. Одновременно определяется продукция с моральным износом, экономически нецелесообразная и рекомендуемая к снятию с производства. Важнейшей задачей ярмарки является работа, связанная с демонополизацией в сфере производства и обращения продукции. Ярмарки второго вида решают задачи по рациональному применению трудовых, финансовых, материальных и производственных ресурсов. Выявляя излишнюю продукцию, организуя ее реализацию, ярмарка способствует маневрированию материальными ресурсами на локальном, региональном, отраслевом и общегосударственном уровне. Процесс организации выставки. Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, в некоторых случаях дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной выставки занимает 1-2 года. Подготовка и проведение выставки включает в себя следующие основные этапы: 1. Принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и особенностей экспонентов решение о проведении принимается на правительственном уровне, на уровне конкретного министерства, органа местного самоуправления или высшим управленческим органом крупной фирмы. 2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, роков представления заявок и работы выставки и т.д. 3.Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки. 4. Прием заявок на участие в выставке. На крупных выставках он заканчивается, как правило, за 2,5-3 месяца до начала работы. 5. Комплекс подготовки организационно-технических мероприятий. Основными из них являются следующие меры: Распределение выставочных площадей между участниками. Фирмам-участницам направляются выкопировки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента. Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей. Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.). 6. Монтаж экспозиции. Обычно он заканчивается за 48 часов до открытия выставки. 7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки. 8. Открытие выставки для посетителей. Обычно – это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики. 9. Обеспечение рабочей программы выставки. 10. Официальное закрытие выставки. 11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования; или их обратная транспортировка. 12. Проведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т.п.).