Информационная система управления коммуникациями проекта

Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационныхсредств,направленный на поддержку иповышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостный анализ подразумевают достаточно сложные неавтоматизированного расчета алгоритмы.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем,повышались их возможности.С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевыхи Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рис. 12.2.

Рисунок 12.2 - Автоматизация управления проектами

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:

● работу в многопроектной среде;

● разработку календарносетевого графика выполнения работ;

● оптимизацию распределения и учет ограниченных ресурсов;

● проведение анализа "что, если";

● сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах автоматизированной генерации отчетов;

● планирование и контроль договорных обязательств;

● централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

● архитектуру "клиент — сервер". Она позволяет рабочим станциям ("клиентам") и одному или нескольким центральным ПК ("серверам") распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинствосистем"клиент – сервер" используют базы данных(БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;

● системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по волоконнооптическим кабелям, локальновычислительные сети и т.д.);

● портативные компьютеры;

● программное обеспечение поддержки групповой работы, позволяющее:

● обмен электронной почтой;

● документооборот;

● групповое планирование деятельности;

● участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и проведения обсуждений;

● проведение"мозгового штурма", который дает возможность его участникамвысказывать своимнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Интернет/Интранет являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайт-проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, и тем самым обеспечивается доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Интранет базируется на тех же элементах, что и Интернет. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Интранет является ограниченный круг лиц, который, как правило, cocтавляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Интернет. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Интернет.