Стандартизированные системы менеджмента качества

Управление качеством проекта требует системного подхода, реализация которого в современной практике осуществляется в виде создания стандар­тизированных систем менеджмента качества, представляющих собой совокупность документированных методик и средств планирования, обеспечения и контроля качества, выполняемых специально назначенными структурными единицами организации (предприятия или проекта).

В рамках управления отдельно взятым проектом, как при этом основные участники должны обладать такими системами, а также иметь документированное соглашение, в котором определяются совместные решения по взаимодействию их систем менеджмента качества. В некоторых случаях целесообразно привлекать специализированные фирмы для создания и внедрения таких систем менеджмента качества.

Система документации по качеству предприятия/компании включает в себя следующие документы:

● руководство по качеству (описывает систему качества в целом);

● методологические инструкции по элементам системы качества;

● рабочие инструкции (описывают отдельные комплексные технологические процессы);

● контрольные инструкции (описывают отдельные процедуры проведения контрольных и испытательных мероприятий);

● нормативную документацию и техническую литературу.

Ниже приведена краткая характеристика каждого из перечисленных видов документации по качеству.

Руководство по качеству охватывает все применяемые элементы стандарта на систему качества, необходимые для предприятия. Примерное содержание руководства по качеству приведено ниже:

● общие положения;

● заявление руководства предприятия/компании;

● характеристика предприятия/компании;

● элементы системы качества (с 1го по 20й — см. ниже);

● приложения.

Важнейшим элементом Руководства является регламентация ответственности по системе качества — аналог матрицы ответственности.

Методологические инструкции по элементам качества. Стандарты ISO 9001 и EN 29001 призваны обеспечить качество при проектировании, разработке, производстве, монтаже, обслуживании и состоят из следующих элементов:

● ответственность руководителей;

● система качества;

● анализ контрактов;

● управление проектированием;

● управление документацией и данными;

● закупки (материальнотехническое обеспечение проектов);

● управление продукцией, поставляемой потребителем;

● идентификация изделия;

● управление процессом создания продукции;

● контроль и испытания;

● управление оборудованием для контроля, измерений и испытаний;

● статус контроля и испытаний;

● управление несоответствующей продукцией;

● корректирующие и предупреждающие действия;

● погрузочноразгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация

и поставка;

● управление регистрацией данных о качестве;

● внутренние проверки качества;

● подготовка кадров;

● обслуживание;

● статистические методы.

Стандарты ISO 9002 и EN 29002 призваны обеспечить качество при производстве и монтаже.

Стандарты ISO 9003 и EN 29003 призваны обеспечить качество при контроле конечной продукции и ее испытании.

Указанные стандарты предполагают разработку, внедрение и актуализацию в рамках системы менеджмента качества так называемых методологических инструкций по каждому из 20 вышеперечисленных элементов системы качества. Состав инструкций регламентирован вышеупомянутыми стандартами.

Рабочие инструкции, в число которых входят:

● технологические карты;

● специальные разделы проектов производства работ;

● схемы операционного контроля.

Управление этим видом документации не регламентируется стандартами ISO 9000.

Контрольные инструкции, в число которых входят:

● входной контроль проектной документации,материалов,деталей, оборудования;

● контроль качества производственных процессов;

● проведение авторского надзора.

Так, в строительстве различают следующие виды нормативных документов: организационно-методические; общие технические нормативные; по градостроительству, зданиям, сооружениям; на инженерное оборудование зданий, сооружений и внешние сети; на строительные конструкции и изделия; мобильные здания и сооружения, инвентарь и оснастку; по экономике; справочники, учебники, методики для описания признанных норматив­ных положений.

Концептуальным моментом отечественных норм нового поколения является изменение их структуры и статуса:

● нормы предписывают конечные требования к качеству продукции, а не методы их осуществления;

● обязательными для исполнения являются нормы, регламентирующие безопасность, охрану окружающей среды, а также надежность и долговеч­ность продукции предприятия;

● в технических разделах контрактов должны быть приведены нормативы,соблюдение которых является обязательным условием приемки продукции проектов.

Нормативная документация и техническая литература. Данный обширный раздел документации по качеству может быть представлен несколькими подразделами, в том числе:

Отраслевые/общетехнические нормы и стандарты.

Стандарты, регламентирующие общие требования к качеству. Все работы по обеспечению качества основаны на использовании стандартов Международной организации по стандартизации (ISO), признанных в 1988 г. в бывшем СССР в качестве национальных стандартов. В рамках систем управления качеством используют серию стандартов ISO 9000 и эквивалентную ей серию EN 29000.

Для полноценного функционирования системы менеджмента качества необходимо ее соответствующее организационное обеспечение, т.е. наполнение ее необходимыми организационными ресурсами:

● сотрудниками, имеющими необходимую компетенцию, обязанности и ответственность;

● системой взаимодействия сотрудников;

● материальнотехническими ресурсами: материалами, оборудованием, приборами;

● финансовыми ресурсами.

Основным системообразующим ресурсом здесь выступает организационная структура. Обязательные требования к организационной структуре управления качеством следующие:

● наличие ответственного от высшего руководства по системе качества;

● наличие постоянного структурного подразделения, ответственного за выполнение функций по управлению качеством и постоянное совершенст­вование системы менеджмента качества;

● наличие сотрудников, ответственных за качество отдельного проекта. Ответственный от высшего руководства по системе качества должен занимать пост не ниже заместителя руководителя всей организации (или проекта). В его обязанности входят следующие функции:

● организация работы всей системы;

● распределение обязанностей и полномочий в рамках системы менеджмента качества;

● разработка программы качества проекта (предприятия);

● разработка политики в области качества;

● проведение аудитов системы менеджмента качества.

Постоянный структурный орган по управлению качеством может представлять собой отдел из нескольких человек или же отдельного сотрудника. Такой отдел или сотрудник обычно подчиняется непосредственно уполномоченному от высшего руководства по системе качества. Отдел качества выполняет всю рутинную работу, связанную с планированием, обеспечением и контролем качества.

Присутствие сотрудника, ответственного за качество отдельного проекта, обязательно в случае, если организация занимается реализацией нескольких проектов или управляет проектом параллельно со своей основной деятельностью, имеющей самостоятельное значение. В такой структуре необходимы не только уполномоченный от высшего руководства и отдел качества, но и человек, организующий выполнение всех функций по управлению качеством в рамках своего проекта. В его обязанности также должны входить следующие работы:

● разработка программы качества проекта;

● корректировка документации по системе качества для нужд проекта;

● организация выполнения контрольных мероприятий в рамках проекта и прочее.

Основные понятия по управлению командой проекта.

При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

● формирование команды проекта;

● организация эффективной работы команды.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков организаций и отдельных специалистов. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию. Специалистов и организации в зависимости от выполняемых ими функций принято объединять в совершенно конкретные группы участников проекта, в состав которых входят заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты – банки и, наконец, команда проекта, работающая под руководством руководителя проекта – менеджера проекта.

Следует отметить, что участники проекта – категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта – это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю проекта; основной элемент его структуры. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Существуют два основных принципа формирования команды для управления проектом.

1. Ведущие участники проекта – заказчик и подрядчик создают свои собственные группы, которые возглавляют руководители проекта соответственно от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта. Руководитель проекта во всех случаях имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников проекта.

2. Для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем проекта. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.

На рисунке 11.1 приведена структура системы управления командой проекта.

Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации взаимодополняющих навыков, составляющих три категории:

● технические и/или функциональные, т.е. профессиональные навыки;

● навыки по решению проблем и принятию решений;

● навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т.д.).

Рисунок 11.1 - Структура системы управления командой проекта

Основными характеристиками команды являются:

● состав;

● структура;

● групповые процессы.

Состав – это совокупность характеристик членов команды, важных для анализа ее как единого целого. Например, численность, возрастной, половой состав и т.д.

Структура рассматривается с точки зрения функций, выполняемых отдельными членами команды, а также с точки зрения межличностных отношений в ней. Выделяют структуры предпочтений, власти и коммуникаций.

К групповым процессам относятся такие показатели динамики, как процесс развития, сплочения группы, процесс группового давления, выработки решений.

Факторы, которые определяют принципы формирования команды проекта.

1. Специфика проекта. Команда проекта организуется для его реализации, поэтому такая характеристика, как специфика проекта, является одной из главных в образовании команды. Специфика проекта определяет формальную структуру команды,которая утверждается руководством; ролевой состав; перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть члены команды; сроки, этапы, виды работ по проекту. Очевидно, что состав команды для реализации строительного проекта должен включать проектировщиков, строителей, снабженцев и т.д., а в состав команды научного проекта должны входить научные работники, эксперты, специалисты в области соответствующих знаний и т.п.

2. Организационнокультурная среда. Организационнокультурная среда команды проекта делится на внешнюю и внутреннюю. Внешняя включает окружение проекта во всех аспектах. Внутренняя среда, или организационная культура, самой команды включает такие характеристики, как принятые и разделенные всеми участниками нормы команды; способы распределения власти; сплоченность и связанность членов команды; характерные способы организации и протекания командного взаимодействия (командных процессов — координации, коммуникации, деятельности по разрешению конфликтов и принятию решений, налаживанию внешних связей); организация ролевого распределения.

3. Особенности личного стиля взаимодействия ее руководителя или лидера сдругими членами команды. Эти характеристики основываются на понятии "тип лидера", которое понимается как характерные особенности, которые определяют всю систему взаимоотношений лидера с подчиненными.

Современная концепция лидерства подчеркивает такую его ценность, как повышение у подчиненных способности к саморуководству. Наиболее адекватным лидером является тот, кто может руководить другими в таком направлении, чтобы они руководили сами собой.

Эффективную команду можно охарактеризовать общепринятыми критериями эффективности любой организационной структуры, однако есть специфические черты, присущие только команде. Различают эффективность с позиций профессиональной деятельности по проекту и организационно-психологического климата деятельности.

В профессиональном отношении эффективность — это прежде всего нацеленность всей команды на конечный результат, инициатива и творческий подход к решению задач. Высокая производительность и ориентированность на лучший вариант решения, активное и заинтересованное обсуждение возникающих проблем дополняют ее характеристику.

С позиций организационно-психологического климата эффективной можно назвать такую команду, в которой:

● неформальная атмосфера;

● задача хорошо понята и принимается;

● ее члены прислушиваются друг к другу;

● обсуждают задачи, в которых участвуют все члены;

● ее члены выражают как свои идеи, так и чувства;

● конфликты и разногласия присутствуют, но выражаются и центрируются вокруг идей и методов, а не личностей;

● группа осознает, что делает, решение основывается на согласии, а не на голосовании большинства.

При соблюдении таких условий команда не только успешно выполняет свою миссию, но и удовлетворяет личные и межличностные потребности своих членов.