Понятие организационной структуры, ее общие характеристики. Факторы, методы и основные элементы организационного проектирования

Организационная структура - один из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и работниками организации. По сути структура управления - это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

Таким образом, организационная структура управления- это совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.

В структуре управления организацией выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи ­горизонтальные и вертикальные.

Звенья организации:

1) элементы организационной структуры организации, реа­лизующие одну или несколько конкретных функций управления или производственных функций;

2) одно или несколько подразделений, которые не обязательно объединены административно, но выполняют функцию управления, как правило, заключающуюся в планировании, регулировании и координации деятельности нескольких служб аппарата управления в целом.

Уровень управления - это совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Отсюда возникла пирамидальная структура управления организацией.

Отношения между звеньями поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные - это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, Т.е. при наличии нескольких уровней управления (что характерно для большинства предприятий).

Кроме того, в соответствии с разделением управленческих функций связи могут носить линейный и функциональный характер (в схемах первые обычно обозначаются сплошной линией, вторые - пунктирной). Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, Т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или основных структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления. Все виды связей поддерживают необходимое единство и координацию действий отдельных звеньев структуры, а это обеспечивает непрерывность управленческого процесса.

Структуру управления обычно характеризуют с помощью таких понятий, как сложность, уровни формализации и централизации, механизмы координации.

Сложность организационной структуры определяется числом отделов, групп, высококвалифицированных специалистов и уровней иерархии.

Формализация характеризует масштабы использования правил и регулирования для управления поведением людей.

Централизация характеризует распределение прав, обязанностей и ответственности по вертикали управления, а ее уровень показывает, в какой мере члены организации привлекаются к принятию управленческих решений.

Координация базируется на использовании механизмов интег­рации разделенных ресурсов и действий. В качестве такого механизма, например, может рассматриваться подход к разделению задач по иерархии управления, дающий право любому менеджеру собирать необходимую для работы информацию, анализировать ее и составлять скоординированные планы действий.

Другим способом координации является создание специальных комиссий и комитетов, рабочих групп и советов. Среди механизмов координации немалое значение принадлежит также различным правилам, графикам, нормам, планам и т.п.

Эти параметры находятся в центре внимания руководителей, осуществляющих перестройку структуры управления организацией. Анализ действующей структуры обычно начинается с оценки сложившегося разделения целей, задач и функций, а также связей между звеньями (т.е. с определения ее сложности). Нередко при этом обнаруживаются нечеткое распределение обязанностей и ответственности, наличие дублирования ряда функций и неравномерная загрузка управленческого персонала. Например, если организации стала мешать несогласованность и противоречивость принимаемых двумя отделами - материально-технического снабжения и продаж готовой продукции - решений, то их слияние и создание на этой основе центров прибыли может дать хороший результат.

Главное, что при этом достигается - это формирование общей ответственности за результаты, а следовательно, и формирование от­ношений сотрудничества между бывшими "соперниками".

В крупных и средних организациях большое количество связей замыкается непосредственно на высшем руководителе и его первом заместителе. Анализ показывает, что одним из решений этой проблемы является децентрализация управления. Она может быть осуществлена как по горизонтали, так и по вертикали. В первом случае задача заключается в перераспределении функций между руководителем и его заместителями; во втором - в передаче ряда не свойственных высшим руководителям функций на средний и низовой уровни управления.

Опыт показывает, что и то, и другое решение дает хорошие результаты, если между работниками управления разных уровней достигается баланс ответственности и полномочий. В то же время попытки децентрализации управления часто не сопровождаются передачей полномочий для принятия оперативных решений руководителям среднего уровня. В организациях с высоким уровнем формализации изменения как правило протекают трудно, так как координационные механизмы представлены в виде постоянно действующих правил и норм, к которым привыкли и которые до поры до времени обеспечивали непрерывность процесса управления.

Связь структуры управления с целями, функциями и процессом управления, людьми и их полномочиями свидетельствует о ее огромном влиянии на все стороны работы организации. Именно поэтому руководители всех уровней уделяют большое внимание принципам и методам формирования структур, выбору типа или комбинации видов структур, отслеживают тенденции в их развитии и стремятся оценить их эффективность.

При построении или изменении структуры управления организацией рекомендуется учитывать ряд общих рекомендаций, которые обычно рассматриваются в литературе как принципы их формирования.

Прежде всего, структура управления должна отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной по отношению к структуре самой организации и меняться вместе с преобразованием организационных форм. ЭТО означает, что с прохождением организацией разных стадий жизненного цикла (становления, роста, зрелости и завершения деятельности) в структуре управления необходимо проводить изменения.

Структура управления должна отражать функциональное разделение задач и объем полномочий работников управления; последние определяются стратегией, политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются в направлении более высоких уровней управления. Поэтому одним из важнейших принципов построения структуры управления является соблюдение масштаба управляемости, Т.е. числа подчиненных руководителю звеньев.

Полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами развития организации, но и условиями внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества. Другими словами, структура управления должна соответствовать социально-культурной среде, и при ее построении надо учитывать условия, в которых ей предстоит функционировать. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы различны.

Немаловажное значение имеет также реализация принципа со­ответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры - с другой. Этот принцип при­обретает особенное значение при децентрализации управления, когда право принятия решений передается работникам, подготовка и культура которых должны соответствовать возлагаемым на них задачам.

Глобальные и радикальные изменения, происходящие в политической, экономической, социальной и любой иной сфере каждой страны непосредственно связаны со значительным усилением роли организационного фактора. Любые совершающиеся в мире многообразные совершенствования как модернизация, реконструкция, техническое перевооружение и другие инновационные нововведения находят свое воплощение в построении новых организационных объектов, систем и процессов.

Осуществление всех этих нововведений и изменений является непосредственным результатом проектной деятельности по созданию конкретных организационных объектов. С позиции теории организации такая деятельность представляет собой многоступенчатый процесс, характеризующий организационное проектирование.

Термин «проект» происходит от латинского слова projectus, т.е. буквально «брошенный вперед». Проектирование как понятие представляет собой процесс создания будущей модели материального объекта или в виде описания, моделирования, а также проектирования трудовых, экологических, социальных, психологических, генетических и других процессов в форме проекта. Естественно, сюда включается конструирование техники и технологий.

В технической литературе и по строительству вопросы проектирования рассматриваются в рамках конкретной науки, отрасли производства или группы объектов какой-то деятельности. В толковании этого понятия с позиции теории организации проектирование рассматривается как подготовительный организующий процесс создания будущего объекта.

В исследовании и проектировании общественных и социальных организационных образований проявляется характерная для этих процессов особенность: структура целостных образований и структура их составляющих компонентов оказываются подобными, т.е. имеют аналогичное строение, или как говорят, являются изоморфными. Эта важная особенность формирования целостных образований обусловлена общностью законов и принципов их построения, т.е. их организацией. Именно поэтому реализация нововведений при образовании и преобразовании организационных систем оказывается немыслимой без организационного проектирования.

Задачей теории организации в решении этой проблемы являет­ся формулирование общих формализованных принципов, совокуп­ность которых и образует содержание организационного проектиро­вания. Организационное проектирование можно рассматривать в двух аспектах: как функцию организации и как метод организации целостных структурных образований.

В первом понимании организационное проектирование пред­ставляет собой процесс разработки структурных составляющих и их взаимосвязей в моделируемой системе, при реализации которых це­лостное образование имело бы устойчивость, надежность и эконо­мичность при функционировании. С позиции статического состояния организационных систем устанавливаются необходимые пропорции между ее элементами, их размещение в пространстве и во времени. В динамическом представлении организационное проектирование предусматривает разработку функциональных процессов систем, ха­рактер их связей внутри систем и с внешней средой, в их развитии.

Во втором аспекте проектирование выступает как научно-­практический метод применения законов теории организации и принципов интеграции компонентов в целостное образование. Изо­морфизм, проявляющийся в построении организационных систем, обусловливает методологическое единообразие структуризации про­цесса проектирования, выражающееся в образовании характерных для организационных систем любых сфер применения этапов проек­тирования, их содержание и последовательность реализации.

Организационный процесс проектирования - это процесс мно­госторонний и многостадийный, базирующийся на системном под­ходе к созданию рационального, экономичного прообраза будущего организационного объекта. Системный подход ориентирует разра­ботчиков на использование общих универсальных законов и принци­пов теории организации. В этом процессе исходным положением ор­ганизационного проектирования выступает совокупность целей и задач создаваемого объекта, обусловливающих в свою очередь орга­низационную структуру и содержание функций этапов проектирова­ния и последовательность их осуществления. Процесс организацион­ного проектирования должен отобразить формирование общей структуры создаваемого объекта, определить его составляющие подразделения или элементы, их распределение во времени и пространстве, а также их функции и взаимодействие. Все это требует организационной разработки поэтапной процедуры организационного проектирования.

Полный процесс организационного проектирования в производственной сфере, да и в любой другой в типовом представлении обычно включает три укрупненных стадии (этапа) проектирования: предпроектную, техническое проектирование и рабочее проектирование.

Предпроектная включает постановку проблемы или задачи, выполнение научно-исследовательских работ, разработку технико- экономического обоснования (ТЭО), определение численности и состава исполнителей, формулирование технического задания и др.

Техническое проектирование заключается в выборе и принятии окончательного решения проблемы или задачи по организационному, информационному, техническому, правовому и другим видам обеспечения в определении и описании содержания объектов проектируемого комплекса. Кроме того, устанавливаются этапы технического проекта и разрабатывается проектно-сметная документация.

Рабочее проектирование включает подготовку и выпуск комплекта рабочих чертежей, описаний, инструкции, блок схемы и алгоритмы расчетов, составление штатного расписания основного персонала и другой документации. Проектирование завершается проведением экспертизы проекта.

Наряду с рассмотренными стадиями в организационном проектировании иногда выделяют стадию ввода в действие проектируемо­го объекта. Дальнейшая конкретизация особенностей укрупненных организационных стадий проектирования обусловливается специфи­кой моделируемых объектов и их структурных подразделений. Существенные различия при этом имеют место для случаев, когда проектируются новые организационные системы, либо осуществляется преобразование или совершенствование действующих объектов.

С целью выявления наиболее рациональных вариантов решения проблем создания объектов проектирование организационных систем предполагает предварительное проведение аналитических исследовательских работ. Наиболее эффективным и распространенным методом выполнения таких предпроектных работ и самого про­ектирования является моделирование. Понятие «моделирование» происходит от латинского слова, обозначающего образец того пред­мета (объекта), который нужно воспроизвести. Оно предполагает за­мещение объекта - оригинала другим объектом - моделью с целью изучения свойств и особенностей оригинала или получения другой информации о нем.

В теории и практике предлагается много видов моделирования для решения различных проблем и задач исследований и проектиро­вания. Многообразие видов моделирования предполагает их класси­фицирование с целью обоснованного выбора наиболее рациональной проектируемой модели объекта и решения конкретных задач. Пояс­ним отдельные позиции классификации, наиболее часто встречаю­щиеся в практике моделируемых систем.

Существует неограниченное множество задач, решаемых с по­мощью моделирования, для которых применяются различные при­знаки классифицирования, отображающие свойства предмета проек­тирования.

В зависимости от характера протекающих процессов в органи­зационной системе выделяют детерминированное моделирование и стохастическое моделирование. Детерминированное моделирование отображает в модели организационной системы явления и процессы, обусловленные объективной закономерностью и причинной взаимо­связью элементов и процессов при отсутствии случайных воздейст­вий, т.е. в конкретно определенных условиях.

Стохастическое моделирование отражает в модели организа­ционной системы вероятностные явления и процессы, возникающие в условиях воздействия непредсказуемых факторов внешней и внут­ренней среды. Такое моделирование более сложное, требующее глу­боких знаний предмета проектирования.

Как отмечалось раньше, организация рассматривается в стати­ческом и динамическом состоянии. Соответственно этому признаку различают статическое и динамическое моделирование. Статическое моделирование применяется при необходимости описания состоя­ния организационного объекта на определенный момент времени. Прежде всего, это относится к характеристике его организационной структуры, отображающей системообразующие связи и отношения, формирующие в свою очередь согласованное единство целостной системы.

Динамическое моделирование позволяет отобразить в проекте процесс функционирования объекта и его поведение в развитии. Такой тип моделирования характерен для воспроизведения или имита­ции технологических процессов создания продукта или механизм воздействия факторов внешней и внутренней среды на объект проектирования.

В зависимости от возможности воспроизведения образа пpoeктируемого объекта или процесса различают мысленное и реальное моделирование. Мысленное моделирование применяют в тех слу­чаях, когда практически отсутствуют условия, необходимые знания или возможность создания физического образа объекта (процесса), отсутствуют аналоги объектов или их нет вообще в природе. Например, процессы, протекающие в микромире, применение новой государственной концепции и др.

Реальное моделирование используют тогда, когда имеется воз­можность получить и использовать информацию при проектирова­нии и для воспроизведения физического образа объекта и процесс а или провести исследовательские и производственные эксперименты и испытания в различных условиях. Такое моделирование приме­няется также с целью получения конечной оценки пригодности и эффективности будущего объекта.

Нами описаны укрупненные типы моделирования. В практике же в зависимости от условий и характера задач исследования и про­ектирования моделирование еще более многообразно. Так, мыслен­ное моделирование успешно реализуется в видах наглядного, симво­лического и математического отображения. В свою очередь нагляд­ное моделирование осуществляется путем гипотетического и анало­гового отображения или макетированием объектов и процессов. Символическое выражается с помощью языковых и знаковых симво­лов. Математическое моделирование описывает объекты и процессы аналитическими методами в виде систем уравнений и функций и имитационными в виде воспроизведения процессов поведения объ­ектов в динамике.

Рассмотренная классификация дает общее представление о ви­довом многообразии моделирования и позволяет обоснованно выбирать нужные модели для проектирования организационных объектов. Подбор рациональных моделей для проектирования обусловлен осо­бенностями и спецификой организационных систем, особенно в час­ти их структуры, функционирования и развития.

Функционирование как содержательная сторона организаци­онного объекта имеет приоритет перед его структурой. Поэтому ло­гично начинать моделирование функций на концептуальной основе организационных процессов при проектировании систем с определе­ния целей деятельности объектов. Именно цель является основопола­гающим исходным фактором в построении модели организационной системы, в соответствии с которой моделируется и главная целевая функция объекта или его процесса. Параметры цели должны быть качественно определенны и количественно измеримы, т.е. иметь од­нозначное толкование, что должно обеспечить управляемость функ­циональными процессами системы.

Научно-обоснованное моделирование организационной струк­туры объекта при проектировании опирается на выявленную концеп­туальную основу совокупности функций объекта, каждая из которых организационно привязывается к конкретному элементу (подразде­лению) системы. Для описания организационной структуры объекта обычно применяются виды наглядного статического моделирования, например, аналоговое, гипотетическое или макетирование.

Моделирование развития представляет собой описание целе­направленного процесса преобразования организационной системы через изменение ее структуры и функций на протяжении всего жиз­ненного цикла. Последний по существу становится структурной ос­новой характеристики этапов преобразования системы, начиная с ее зарождения и кончая ее деградацией и разрушением.

Моделирование развития организационной системы предпола­гает качественное совершенствование и повышение уровня ее орга­низованности в динамическом и пространственном аспектах. Путем качественного преобразования системы возрастает ее общий потен­циал, связанный с улучшением параметров функционирования и рос­том масштаба деятельности системы. В зависимости от характера образования новой модели или преобразования действующей это может быть осуществлено путем интеграции самостоятельных систем или дезинтеграции крупных. систем или путем реинжиниринга действующей системы в другую измененную.

На основе концептуального моделирования разрабатывается общая процедура собственно организационного проектирования путем последовательного перехода от предпроектной стадии к проектированию объекта и процесса до разработки рабочей документации.

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ