Миссия организации 3 страница

Заключительный контроль. Цель такого контроля — предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена (при текущем — в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, и, во-вторых, способствует мотивации.

Внешний и внутренний контроль.

Контроль делится на внутренний и внешний. Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками — контролерами. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель, или его представитель. Психологи считают, что на это имеется несколько причин.

Наиболее очевидная состоит в том, что по результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижения по службе. Пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает большое значение, и поэтому за нее стоит держаться и проявить хотя бы показное усердие, чтобы выделиться на фоне остальных. Наконец, поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, дополнительное усердие проявляется здесь по причине честолюбия. Поэтому систему контроля необходимо конструировать так, чтобы предотвратить поведение, ориентированное на него.

Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств.

Во-первых, должна быть предусмотрена так называемая «защита от хитреца», то есть от того, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть. Ради такой показухи забрасываются действительно важные и нужные дела, блокируется важная информация, ставящая под сомнения «достижения». Чаще всего это делается с помощью манипулирования показателями, занижения или завышения их истинной величины.

Чем выше степень бюрократизации управления организацией, тем чаще подобное ориентированное на контроль поведение сотрудников имеет место, и они больше времени тратят на обман начальства, чем навыполнение собственных обязанностей. Особенно часто это бывает, если отсутствуют четко определенные нормативы работы и ее результат не проходит рыночную оценку потребителем.

Во-вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, не дающими исполнителям «засыпать на ходу», но не оставляющими лазеек для лентяев. Считается, что в наибольшей степени они стимулируют тогда, когда у исполнителя имеется 50%-я уверенность в их достижении.

В-третьих, до итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а, если необходимо, и наказание.

Чтобы обеспечить выполнение этих условий система внешнего контроля должна быть по сути тотальной, требующей огромных материальных и трудовых затрат. При постоянно усложняющейся деятельности она становится экономически и технически непосильной даже для крупных организаций. Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении, где возможно, практики внутреннего контроля, или самоконтроля.

Главная черта последнего состоит в том, что исполнители сами вовремя обнаружат проблему и ищут пути ее решения. Задача поймать кого-то за руку и наказать, чтобы другим было неповадно, здесь не ставится. В этих условиях исполнители трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и сами контролируют их реализацию.

Поскольку условием внедрения самоконтроля является преобладание групповых форм работы и принятия решений, здоровый морально-психологический климат, демократические формы руководства, что встречается далеко не везде, на прак-

тике внутренний и внешний контроль применяются в определенном соотношении, зависящем от:

— стиля управления организацией (при авторитарном, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично, преобладает внешний контроль; при демократическом — самоконтроль);

— возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело (если такая возможность имеется, предпочтительнее внешний контроль; в противном случае — внутренний);

— характера подчиненных (для недобросовестных, неаккуратных людей больше подходит внешний контроль; для добросовестных и педантичных -- внутренний);

— микроклимата в коллективе (при благоприятном лучше внутренний контроль; при неблагоприятном — внешний, позволяющий волевым путем сглаживать или предотвращать возможные конфликты);

— принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (в условиях преобладания индивидуальных форм на первом месте находится внешний контроль; при коллективных — внутренний).

Прежде чем формировать подходы к системе контроля, необходимо получить точные ответы на поставленные вопросы, иначе результаты могут быть плачевными.

Внутренний контроль и его место в системе эффективного менеджмента

Каждый элемент системы внутреннего контроля подразумевает наличие контрольно-ориентированных методик и процедур, разработанных для защиты своих активов, выдачи надежной финансовой информации, повышения эффективности работы компании для обеспечения гарантий соответствия своим целям.

В западной литературе принято выделять два центральных конструирующих принципа организационного построения внутренней контрольной системы:

1) принцип функционального разделения;

2) принцип «обоснованной уверенности».

«Функциональное разделение означает, что нельзя объединить не объединяемые между собой функции в лице человека, отдела или области. Как частичный аспект функционального разделения рассматривается «принцип четырех глаз» - контролирование всего процесса незаинтересованным лицом. Реализация данного принципа направлена на четкое разделение полномочий, как у субъекта, так и у объекта контроля, а так же призвана исключить конфликт их интересов.

Вместе с тем, представляется целесообразным отметить возвратный фактор формирования эффективной структуры внутреннего контроля, основанный на исполнении второго принципа, суть которого раскрыта в международных аудиторских стандартах: издержки на структуру внутреннего контроля не должны превышать прибыли, которую необходимо получить от реализации контрольных функций. При этом, поскольку точное определение соотношения прибыли и издержек невозможно, управленческому звену следует руководствоваться субъективными (качественными и количественными) оценками.

Таким образом, структура внутреннего контроля может давать обоснованную, но не абсолютную уверенность в том, что цели компании будут достигнуты.

37. Что такое «фирма»? Характеристики коммерческих фирм.

Предприятие (фирма) - эта экономическая единица вырабатывает товары или услуги для продажи, принимает самостоятельные решения, стремится к получению наибольшего дохода (прибыли) путем наилучшего использования привлеченных и собственных факторов производства. За свою деятельность этот многочисленный субъект рыночной экономики несет полную ответственность.

Получаемая прибыль идет в личный доход и на совершенствование и расширение производства, на выплату налогов.

Организация, производящая иди вродающая свою продукцию и услуга на рынке называется фирмой. Фирмы по своей экономической сути могут быть коммерческими иди некоммерческими. Цель первый состоят в получении прибыли; цель вторых— в возмездием удовлетворении потребностей членов общества в социально значимых услугах.

Не являются фирмами органы государственного управления, армейские подразделения, правоохранительные структуры и т.п. предоставляющие свои услуги всем нуждающимся в них на безвозмездной основе. Необходимые для их деятельности средства поступают из государственного или местного бюджетов, а не зарабатываются самостоятельно. Естественно, что и многие принципы менеджмента здесь в полном объеме уже не действуют,

Рассмотрим основные принципы коммерческой деятельности фирмы. Прежде всего к ним нужно отнести ее суверенность, предполагающая, что фирма, исходя из существующего рыночного спроса, самостоятельно принимает хозяйственные решения.

Другим принципом коммерческой деятельности фирмы является ее экономическая обособленность, проявляющаяся через

обособление движения принадлежащих ей средств. Затраты последних должны в полном объеме возмещаться из выручки от реализации товаров и услуг (дохода), иначе фирма гажросту не сможет функционировать. Сам доход также обосабливается я служит помимо возмецегага затрат песочником развпяя орта-низации и материального вознаграждения ее чаевав.

38.Понятие управленческой структуры и факторы определяющие ее.Горизонтальные и вертикальные структуры.

Под управленческой структурой можно понимать упорядоченную совокупность звеньев управления организацией (должностей, подразделений и служб), обладающих необходимой материально-технической базой, выполняющих специфические административные функции и находящихся в определенной взаимной связи и соподчинении. Все звенья управленческой структуры объединяются коммуникационными каналами. Таким образом, в основе структуры управления организацией лежат его функции и информационные потоки.

. Факторы, определяющие управленческую структуру

Управленческую структуру определяют, прежде всего, масштабы организации и разнообразие осуществляемых ею видов деятельности. Чем они значительнее, тем, при прочих равных условиях, больше в ней подразделений, многочисленнее и разнообразнее связи между ними, которые необходимо контролировать, а поэтому сложнее управленческая структура.

Другим моментом, влияющим на управленческую структуру, является норма управляемости (диапазон контроля), определяющая некое предельное число подчиненных, которыми можно эффективно руководить. Ее средняя величина составляет 7—10, в том числе на высших этажах организации — 4—5, а на нижних, при выполнении простых работ, может достигать 20—30 и даже значительно больше. Если же к понятию нормы управляемости подходить расширительно, например с точки зрения знания руководителем подчиненных по именам или в лицо, ее величина может быть от 100—150 до 900—1000 человек соответственно. (Это обстоятельство, помимо всех прочих, обусловливает предельные размеры современных предприятий).

Низкая норма управляемости позволяет руководителю поддерживать постоянные контакты с подчиненными, обмениваться с ними необходимой информацией, более качественно выполнять свои функции; в то же время здесь есть опасность того, что он будет излишне вмешиваться в дела сотрудников и ограничивать свободу их поведения. При высокой норме управляемости руководитель может оказаться перегруженным координацией текущей работы и потерять из виду стратегические задачи.

На практике величина нормы управляемости зависит ос очень многих обстоятельств.

Во-первых, от характера деятельности. Чем она сложнее, труднее, важнее; чем разнообразнее задачи, методы их решений, серьезнее последствия для организации, тем норма управляемости ниже, и наоборот.

Во-вторых, от уровня знаний руководителя, наличия у него времени, присущей ему оперативности, с одной стороны, и от способностей и квалификации подчиненных, их заинтересованности в своей работе, с другой. Чем лучше здесь положение дел, тем более высокой может быть норма управляемости.

В-третьих, от новизны проблематики, количества неожиданных и неопределенных ситуаций; высокие показатели в этой области требуют узкой нормы диапазона управляемости.

В-четвертых, от стабильности структуры управления, степени стандартизованное™ процедур, размеренности темпа работы, наличия вспомогательного персонала, технической оснащенности управленческой деятельности, самостоятельности исполнителей. Благоприятное состояние этих характеристик допускает возможность высокой нормы управляемости.

В-пятых, от надежности коммуникаций, детальности и конкретности постановки задач, совершенства методов принятия решений. Чем они лучше, тем норма управляемости может быть выше.

В-шестых, от уровня организационной культуры и культуры межличностных отношений, состояния морально-психологического климата; чем они благоприятнее, тем норма управляемости может быть также выше.

В-седьмых, от территориальной разбросанности исполнителей, оторванности их от руководства; если они значительны, норма управляемости должна быть сравнительно низкой.

В-восьмых, от величины полномочий, которыми наделены исполнители. Чем они больше, тем выше может быть численность подчиненных под началом одного руководителя. Однако, если она чрезмерна, в организации ослабевают внутренние контакты, а руководители оказываются не в состоянии вникать в особенности работы подчиненных. В результате чего многие вопросы остаются не до конца, или совсем не решенными, или решаются вовсе без их участия. В то же время, если численность подчиненных мала, руководители не могут реализовать полностью свои потенциальные возможности.

В-девятых, от физических и психологических возможностей участников управленческого процесса, например, памяти, объема

внимания, быстроты реакции и пр. Чем они больше, тем выше может быть норма управляемости.

Все эти факторы взаимодействуют между собой и либо взаимно компенсируют, либо усиливают друг друга.

Таким образом, существуют границы управляемости, преодоление которых либо невозможно, либо неэффективно, ибо приводит к снижению качества управленческой деятельности, ее формализации и бюрократизации, игнорированию важной информации, росту конфликтное™, обострению внутренней борьбы.

Еще один фактор, от которого зависит структура управления — технологический. В условиях всеобщей автоматизации производственных процессов, преобладания их аппаратной формы, при которой не нужно постоянное присутствие человека, структура бывает гораздо более простой, чем там, где производственный персонал занят выполнением сложных ручных операций.

На структуру управления немалое влияние оказывает экономический фактор. Например, сгруппировав сходные виды деятельности в единое подразделение, руководимое единым органом управления вместо нескольких прежних, можно значительно снизить соответствующие затраты.

Структура управления не может не находиться под влиянием человеческого фактора — социальной структуры и взаимоотношений между людьми. Так, если в организации не достает лиц с необходимым уровнем образования и квалификации, попытка создать то или иное управленческое подразделение или должность вряд ли увенчается успехом, даже если потребность в них несомненна. И наоборот, они могут быть и не нужными, но, тем не менее, создаются, поскольку кого-то нужно пристроить на хорошее место.

В ряде случаев структура управления может находиться под воздействием естественных факторов — географических или природно-климатических, например территориальной разбросанности подразделений оторванности от центрального руководства, экстремального характера условий их деятельности.

Наконец, структура управления во многом определяется характером деятельности входящих в организацию подразделений. Для производственных она будет, понятно, совсем не такой, как для научных.

На практике может иметь место отставание структуры управления от реальных потребностей, которое имеет свойствонакапливаться, порождать дисбаланс, напряженность и, в конце концов, упадок организации. Поэтому ее необходимо постоянно совершенствовать, поддерживать на должном уровне эффективности.

Горизонтальные и вертикальные структуры.

Организационная структура управления-это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов находящихся между собой в устойчивых отношениях которое обеспечивает функционирование предприятии как единого целого.

Любая ОСУ состоит из звеньев управления-подразделения и уровни управления.

Вертикальные связи формируют подчинения и определяют иерархию управления.

В ГОРИЗОНТАЛЬНОМ ВСЕ ИМЕЮТ ОДИНАКОВЫЕ ПРАВА.

Осу турфирм зависит от 1

Организационно –правовой формы

2 функциональной направленности деятельности предприятия

3технологической формы продвижения и реализации турпродукта

Управлять туристской структурой — значит оптимально распределить цели и задачи между структурными подразделениями и работниками организации1. Составляющими организационной структуры управления являются состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено прежде всего на распределение между отдельными подразделениями организации прав и ответственности.

В структуре управления организацией выделяются звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи — горизонтальные и вертикальные.

Задачи и функции управления распределены между участниками управленческого процесса, который осуществляется в рамках структуры управления. Под структурой управления туристской организации понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Элементами структуры управления являются отдельные работники, службы, звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые делятся на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи являются одноуровневыми и носят характер согласования. Вертикальные связи – это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления. Связи в структуре управления могут быть линейными и функциональными.

Горизонтальное разделение труда. Горизонтальные отношения имеют согласовательный характер и являются, как правило, одноуровневыми. Горизонтальное разделение труда — это качественная и количественная дифференциация трудовой деятельности. По существу, это разделение всей работы на составляющие компоненты, т.е. расчленение общего трудового процесса на различные частные, непрерывные, обособленные виды деятельности со специализацией производства и исполнителей. Такое разделение труда производится, как правило, по функциональному, отраслевому и квалификационному признакам.

Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Вертикальные связи — это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких его уровней. В этом случае на первый план выступает обособление функции управления, суть которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности всех элементов организации. Необходимо определить круг обязанностей подчиненных, планировать, организовывать и контролировать все ее структуры и звенья. В такой работе всегда присутствуют два момента: интеллектуальный (подготовка и принятие решений) и волевой (их воплощение).

\

В укрупненном плане вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направлениям:

общее руководство — выработка и воплощение главных, перспективных направлений деятельности организации;

технологическое руководство — разработка и внедрение прогрессивных технологий. Это рационализация производственных процессов на основе внедрения современных методов управления, комплексной механизации и автоматизации производства;

экономическое руководство — стратегическое и тактическое планирование, анализ экономической деятельности, внедрение хозрасчета и обеспечение рентабельной работы организации;

оперативное управление — составление и доведение до микроколлективов и отдельных исполнителей оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, их инструктирование, организация систематического контроля за ходом производственного процесса;

управление персоналом — подбор, расстановка и развитие трудовых ресурсов организации.

39. Типы жестких организационных структур.

Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по

управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для

выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения

функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на

распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за

ним функций.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение

подразделений и должностей и характер связи между ними.

Различают связи:

- линейные (административное подчинение);

- функциональные (по сфере деятельности без прямого административного

подчинения);

- межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного

и того же уровня).

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов

организационных структур управления:

- линейная;

- функциональная;

- линейно-функциональная;

- матричная;

- дивизиональная;

- множественная.

В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает

руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности.

Она основывается на принципе единства распределения поручений, согласно

которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция.

Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Такая

организационная структура образуется в результате построения аппарата

управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, т.е.

каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько

подчинённых. Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с

другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию. Такую

структуру часто называют однолинейной.

Преимуществами такой структуры можно назвать:

- Простое построение

- Однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности

- Жесткое руководство органами управления

- Оперативность и точность управленческих решений

Недостатки:

- Затруднительные связи между инстанциями

- Концентрация власти в управляющей верхушке

- Сильная загрузка средних уровней управления

Линейная структура управления используется мелкими и средними фирмами,

осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных

связей между предприятиями.

Функциональная организационная структура реализует тесную связь

административного управления с осуществлением функционального управления

(Приложение, рис. 1)

Основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на

всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство,

сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть

соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими

звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется

в зависимости от вида поставленной задачи.

Такую организационную структуру называют многолинейной.

Функциональная структура управления производством нацелена на выполнение

постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия

решений. Функциональные службы обычно имеют в своём составе специалистов

высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач

конкретные виды деятельности.

К преимуществам такой структуры можно отнести:

- Сокращение звеньев согласования

- Уменьшение дублирования работ

- Укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью

нижестоящих уровней

- Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение

конкретных функций

К недостаткам:

- Неоднозначное распределение ответственности

- Затруднённая коммуникация

- Длительная процедура принятия решений

- Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как

каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.

В этой структуре нарушен принцип единоначалия и затруднена кооперация.

Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая

(Приложение, рис. 2). При ней линейные руководители являются единоначальниками,

а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших

ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших

ступеней управления.

Основу линейно-функциональной структуры составляет "шахтный" принцип

построения и специализация управленческого персонала по функциональным

подсистемам организации.

По каждой подсистеме формируются "иерархия" служб ("шахта"), пронизывающая

всю организацию сверху донизу. Результаты работы любой службы аппарата

управления оцениваются показателями, характеризующими реализацию ими своих

целей и задач.

Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления

показал, что они наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится

выполнять множество рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при

сравнительной стабильности управленческих задач и функций: посредством

жесткой системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и

организации в целом. В то же время выявились и существенные недостатки, среди

которых в первую очередь отмечают следующие: невосприимчивость к изменениям,

особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса;

закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата

управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам; медленную

передачу и переработку информации из-за множества согласований (как по

вертикали, так и по горизонтали); замедление прогресса управленческих

решений.

Иногда такую систему называют штабной, так как функциональные руководители

соответствующего уровня составляют штаб линейного руководителя.

Дивизиональная (филиальная структура) (Приложение, рис.3.).

Дивизионы (филиалы) выделяются или по области деятельности или географически.

Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой

становятся не руководители функциональных подсистем, а управляющие

производственными отделениями. Структурирование организации по отделениям

производится, как правило, по одному из трех критериев: по видам выпускаемой

продукции или предоставляемых услуг (продуктовая специализация), по

ориентации на те или иные группы потребителей (потребительская

специализация), по обслуживаемым территориям (территориальная или

региональная специализация). Такой подход обеспечивает более тесную связь с

потребителями и рынком, существенно ускоряя реакцию организации на изменения,

происходящие во внешней среде.

Мировая практика показала: с введением дивизиональных принципов структура

управления организацией (и входящими в нее отделениями) в основе своей

остается линейно-функциональной, но одновременно усиливается ее

иерархичность, то есть управленческая вертикаль. В результате существенно

уменьшается нагрузка на верхний эшелон управления, который сосредоточивается

на стратегическом менеджменте организации в целом. В то же время отделения,

обретающие оперативно-хозяйственную самостоятельность, начинают работать как

"центры прибыли", активно использующие предоставленную им свободу для

повышения эффективности своей деятельности.

И все же в целом структура управления оказывается усложненной, прежде всего

за счет промежуточных (средних) уровней менеджмента, созданных для

координации работы различных отделений. Дублирование функций управления на

разных уровнях в конечном счете вело к росту затрат на содержание

управленческого аппарата.

40. Адаптивные структуры.

Адаптация- приспособление.

Адаптивные т.е гибкие структуры.

Функциональные структуры относятся к категорий жестких структур потому что четко прослеживаются границы управленческих сфер.

Распределение четких полномочий и закрепление связи.

Структуры делятся на адаптивные и жесткие.

К адаптивным структурам относятся:

1проектная структура

2.матричная

3.программно-целевая

Категорией внутриорганизационных структур являются гибкие или адаптивные структуры, которые могут легко видоизменяться и приспосабливаться к новым задачам и условиям. Выделяются несколько адаптивных структур: матричные, проектные, программно-целевые и др.