Проектування документації та технологія її отримання в інформаційних системах

Документи є основним носієм інформації в АІС, включає логічно пов'язані реквізити і володіє юридичною силою. Документи можуть бути: 1) первинні і 2) похідні (результативні). У первинних документах міститься первинна інформація, що відображає стан економічного об'єкта та його системи управління, а в результативних документах є зведено-групувальні відомості, що є результатом обробки раніше отриманої інформації. За способом заповнення і ті й інші документи виходять вручну або за допомогою технічних засобів. Документи можуть бути скановані, отримані по електронній пошті, підготовлені на ПЕОМ за допомогою різних текстових редакторів.

Проектування форм документів, що виписуються вручну зводиться до зручному розташуванню реквізитів на бланках. У типовій формі документа містяться заголовочная, змістовна і оформляє частини. У заголовочнойчасті поміщаються постійні реквізити, що визначають форму і окремий екземпляр документа (найменування підприємства, назва документа, його номер, код фірми, код документа і пр.).

У змістовній частині представлені довідково-групувальні і кількісно-сумові реквізити. Тут використовується зональна, анкетна, таблична або комбінована форми подання.

У оформляющей частини форми документа наводяться дати складання документа і підписи осіб, що засвідчують правомірність виконуваних господарських операцій. Реквізити, що підлягають введенню в ПЕОМ шляхом набору на клавіатурі, обводятся потовщеними лініями.

Введення інформації з первинних документів на клавіатурі ПЕОМ ведеться по макетах, відбиваним на екрані дисплея. Вони можуть в точності повторювати первинний документ, або відображати різні документи, що мають однаковий склад реквізитів. По уніфікованому макету переноситься інформація з відвантаження в такі документи, як наказ на відвантаження, накладна, рахунок-фактура і пр. У будь-якому випадку здійснюється візуальний і машинний контроль введеної інформації на повноту заповнення реквізитів, їх відповідність допустимим величинам і пр. Бухгалтер може швидко і без проблем підготувати платіжне доручення, рахунок, накладну і ін первинні документи, створюючи базу даних для обліку первинних документів і документообігу на підприємстві.

Під електронними формами документів розуміється не зображення паперового документа, а спочатку електронна (безпаперова) технологія роботи; вона передбачає появу паперової форми тільки в якості твердої електронної копії.

Електронна форма документа (ЕД) - це сторінка з порожніми полями, залишеними для заповнення користувачем. Форми можуть допускати різний тип вхідної інформації і містити командні кнопки, перемикачі, що випадають меню або списки для вибору. Після заповнення форми її можна відправити електронною поштою, факсом або на робочий стіл іншого співробітника. Зазвичай для цього потрібно лише натиснути кнопку, оскільки електронну адресу одержувача заздалегідь визначений.

Електронна (безпаперова) технологія має на увазі не заповнення паперових форм і їх послідовну обробку, а роботу з електронними формами відразу з етапу заповнення до етапу вилучення даних та їх збору в певній базі даних (або експорт цих даних в яке-небудь спеціалізований додаток).