Документообіг в умовах створення інформаційних систем, його вдосконалення і використання електронного документообігу

Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий — багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:

· Документообіг вхідних документів;

· Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;

· Інформаційно-довідкова робота;

· Документообіг вихідних документів;

· Документообіг внутрішніх документів.

Розглянемо ці складові більш детально.

Створення інтегрованої системи електронного документообігу передбачає самперед

забезпечення швідшого та зручнішого руху документів (указів, постанов, Законів, розпоряджені,

аналітичних довідок, Повідомлень, звітів ТОЩО), что забезпечен Підвищення ефектівності

управлінськіх процесів Завдяк значному скороченню терміну підготовкі та Прийняття РІШЕНЬ

через автоматізацію процесів колективного создания та Використання документів у установах.

До системи електронного документообігу ставлять Такі основні вимоги: масштабоємність,

розподіленість, модульність та відкрітість. Масштабоємність потрібна для того, щоб система могла

підтрімуваті будь-яку кількість Користувачів (здатність системи нарощуваті Потужність

візначалася потужністю відповідного програмного забезпечення). Архітектура систем

документообігу винна підтрімуваті взаємодію розподіленіх майданчиків для роботи з

документами в територіально розподіленіх організаціях. Такоже система має складатіся з окремим,

інтегрованіх между собою, модулів. Модульність потрібна на тій випадок, ЯКЩО корістувачеві48

Система не нужно відразу впроваджуваті УСІ компонентів системи документообігу, або спектр

Завдання встанови вужчий, чем весь спектр Завдання документообігу. І, Нарешті, система винна

маті Відкритий інтерфейс для можливіть Подальшого опрацювання та інтеграції з іншімі

розподіленімі системами.

Основною проблемою, яка істотно зніжує ефективність автоматізації обліковіх робіт, є

проблема узгодженням форматів Подання даніх. Тому поиск на Прийнятних формату є принципова

при побудові об'ємніх ІНФОРМАЦІЙНИХ систем.

Документообіг в установі є системою, що матеріалізує процеси збирання, перетворення,

зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх

виконанням. А впровадження інтегрованої системи електронного документообігу значно

покращить всі ці процедури, тому її мета та роль як елемента електронного урядування вже у

сьогоденні є надзвичайно важливими і повинні займати належне місце.