Підготовка нотаріальних документів приватного нотаріуса для архівного зберігання

10.1. Підготовка й оформлення нотаріальних документів та групування їх у справи (наряди) для архівного зберігання приватного нотаріуса включають перевірку правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у передбачених законодавством випадках - копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність печаток, підписів, номерів тощо, а також оформлення справ (нарядів) та відповідність їх номенклатурі.

10.2. З моменту оформлення у справу (наряд) документи зберігаються в архіві приватного нотаріуса.

10.3. На зберігання до архіву приватного нотаріуса переходять справи (наряди) нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання в упорядкованому стані, а також закінчені діловодством документи довідкового та облікового характеру відповідно до затверджених номенклатурою справ.

10.4. При підготовці документів для архівного зберігання приватний нотаріус проводить звірку наявності нотаріальних документів згідно з реєстром для реєстрації нотаріальних дій та відповідної номенклатури справ.

Відмітка щодо проведеної нотаріусом звірки вказується наприкінці внутрішнього опису справ та ним підписується (наприклад: "Наявність документів звірено з реєстром для реєстрації нотаріальних дій", дата, підпис).

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ (нарядів) приватний нотаріус зобов'язаний їх усунути.

10.5. Відповідно до затверджених описів приватний нотаріус зобов'язаний провести звірку наявності кожної справи (наряду).

У кожному примірнику опису справ (нарядів) робляться відмітки про наявність тієї або іншої справи (наряду). Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ (нарядів), що надійшли до архіву нотаріуса, проставляються номери справ (нарядів), що відсутні, дата надходження до архіву нотаріуса та підпис приватного нотаріуса.

10.6 У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен негайно доповісти начальнику управління юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

До приватного нотаріуса, з вини якого втрачено документи нотаріального діловодства або знищено архів нотаріуса, застосовуються заходи, передбачені чинним законодавством.

10.7. Особа, нотаріальна діяльність якої припинена (у тому числі в зв'язку з анулюванням свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю), зобов'язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений за рішенням управління юстиції, але не більше одного разу і лише на один місяць.

10.8. У разі неможливості або відмови приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов'язок покладається на управління юстиції, яке, у разі необхідності, залучає до цього представників органів внутрішніх справ.

10.9. Справи (наряди) повинні бути сформовані відповідно до цих Правил і передаються приватним нотаріусом до державного нотаріального архіву відповідно до затверджених описів.

10.10. У кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до державного нотаріального архіву, проставляються номери справ, що відсутні, дати приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

10.10.1. Підготовлені до передачі документи доставляються до архіву вантажним чи легковим автотранспортом з критим кузовом у супроводі відповідальної особи.

10.10.2. Надходження документів до державного нотаріального архіву оформляється актом приймання-передавання (додаток 25), що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до державного нотаріального архіву, а другий примірник - долучається до реєстраційної справи приватного нотаріуса.

10.10.3. Якщо за станом здоров'я або з інших причин, а також у зв'язку зі смертю приватного нотаріуса здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ (додатки 26, 27, 28) та акта про вилучення справ (документів) приватного нотаріуса (додаток 29) провадить комісія відповідного Головного управління юстиції.

Директор Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань

Н.В.Ященко

Додаток 1

до Правил ведення

нотаріального діловодства

ЗАТВЕРДЖУЮ

Завідувач державної

нотаріальної контори

________ ___________________

(підпис) (розшифрування

підпису)

Дата (печатка)

АКТ