Контроль виконання документів

7.1. Завідувач контори, архіву, приватний нотаріус особисто контролюють виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції, управління юстиції, та зобов'язані своєчасно надавати відомості про їх виконання.

Завідувачем контори, архіву, приватним нотаріусом можуть бути поставлені на контроль й інші документи.

7.2. Для документів, що перебувають на контролі, номенклатурою справ передбачається спеціальна контрольна папка.

7.3. При розгляді документів, звернень тощо завідувач контори, архіву, приватний нотаріус зобов'язані дотримуватись установлених чинним законодавством строків виконання таких документів.

8. Складання номенклатури та формування справ (нарядів)

8.1. Номенклатура справ контори, приватного нотаріуса - це систематизований перелік назв справ, що формуються в процесі діяльності контори, приватного нотаріуса із зазначенням строків їх зберігання, складений за встановленою формою. Номенклатура справ призначена для групування документів у справи, їх систематизації та обліку, індексації справ та визначення строків їх зберігання.

8.2. Номенклатура справ складається на підставі Типової номенклатури справ з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.

8.2.1. Типова номенклатура встановлює типовий склад документів, що створюються в процесі діяльності контори та приватних нотаріусів (додаток 15).

Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів та має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів до знищення.

8.2.2. На підставі Типової номенклатури складається індивідуальна номенклатура справ (далі - номенклатура) кожної контори чи приватного нотаріуса (додаток 16).

8.2.3. При складанні номенклатури слід мати на увазі таке:

номенклатура справ складається у двох примірниках щорічно строком на один діловодний рік, затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом та запроваджується в дію з 1 січня.

Перший примірник номенклатури контори залишається у відповідній справі (наряді) контори, а другий примірник передається до державного нотаріального архіву.

Перший примірник номенклатури приватного нотаріуса залишається в справах приватного нотаріуса, а другий - передається на зберігання до архіву приватного нотаріуса.

8.2.4. Примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання.

8.2.5. Нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність в поточному році, складають номенклатуру з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.

8.2.6. З типової номенклатури справ в номенклатуру справ переносяться справи (наряди), реєстри, книги, журнали тощо.

Не допускається включення до номенклатури тих справ, що не передбачені типовою номенклатурою.

8.2.7. При складанні номенклатури строки зберігання справ, передбачених типовою номенклатурою, переносяться до номенклатури і не можуть бути скорочені.

8.2.8. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.

Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія), це означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу Національного архівного фонду України.

8.2.9. При складанні номенклатури справ ураховуються всі відмітки, зазначені в графі "Примітка" номенклатури.

Форма номенклатури справ контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі типової номенклатури.

8.2.10. При заповненні граф номенклатури справ контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

Наприклад: 02-08, де 02 - найменування напряму діяльності, 08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

8.2.11. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документа і розкривати його зміст.

Основною частиною заголовку є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.

8.2.12. Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу із заголовком "Для службового користування".

8.2.13. Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), уносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

8.2.14. Третя графа (кількість справ) заводиться із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню у підсумковому записі, який оформляється після закінчення діловодного року.

8.2.15. У графі четвертій вказуються строки зберігання кожної справи.

8.2.16. У графі п'ятій номенклатури робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи.

8.2.17. У кінці діловодного року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 17). Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача контори, приватного нотаріуса та їх печаткою.

8.3. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до номенклатури справ контори, архіву, приватного нотаріуса.

Формування справ контори, архіву здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

Формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

8.4. Справи формуються у такому порядку:

8.4.1. У справи вміщуються тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій.

8.4.2. До справ включаються документи лише одного діловодного року.

8.4.3. Групувати у справи одночасно документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється.

8.4.4. Не дозволяється підшивати у справи невиконані документи.

8.4.5. Не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів.

8.4.6. Під час формування справ перевіряються правильність оформлення документа, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, на підставі яких вчинялась нотаріальна дія, підписи, реквізити документа, печатки тощо. У разі виявлення недоліків в оформленні документи повертаються виконавцю для доопрацювання.

8.4.7. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого документа у конторі складається акт, який затверджується завідувачем контори.

8.4.8. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого документа у приватного нотаріуса складається довідка, яка підписується особисто нотаріусом і особою, яка відповідальна за ведення діловодства (якщо є така особа).

8.4.9. Після підписання акт або довідка підшивається до відповідної справи замість відсутнього документа.

8.5. Документи систематизуються в хронологічному порядку з січня до грудня (за датами їх надходження, виконання, підписання, затвердження, посвідчення, видачі тощо), причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.

8.6. Заяви про прийняття спадщини; про відмову від спадщини; заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або заяви про відмову від спадщини; заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину; заяви про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя; заяви спадкоємця про одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі); претензії кредиторів, а також заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, за яким були вжиті ці заходи; заяви про відкриття спадщини та укладання договору на управління спадщиною; заява виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень; заява відказоодержувача про відмову від заповідального відказування реєструються в книзі обліку і реєстрації спадкових справ (додаток 18) і формуються у спадкові справи.

8.6.1. Кожна спадкова справа являє собою окремий наряд (справу), має внутрішній опис, нумерується, оформлюється титульним аркушем та прошивається.

8.6.2. Спадковій справі присвоюється номер, який складається з порядкового номера, за яким вона зареєстрована в книзі обліку та реєстрації спадкових справ, та зазначається через дріб (дефіс) рік, у якому вона заведена.

8.6.3. При формуванні спадкових справ після їх закінчення на обкладинці справи проставляється індекс, передбачений номенклатурою справ.

8.6.4. У спадкову справу в хронологічному порядку підшиваються всі документи, пов'язані з оформленням спадкових прав.

Якщо справа не закінчена провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік за тим самим номером і перереєстрації не підлягає.

8.7. Нотаріальні документи (за винятком документів, пов'язаних з оформленням спадкових прав) підшиваються у справи в такому порядку: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса, за ним - документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений.

8.8. Квартальні плани та звіти зберігаються в справах (нарядах) того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

Протоколи за справами розташовуються в хронологічному порядку за номерами і групуються, як правило, разом із документами, на підставі яких протокол готувався (порядок денний, доповіді, проекти рішень, інші документи).

8.9. Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопіювання тощо), групуються у справи на загальних підставах.

8.10. Справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи.

8.11. З метою закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, повинні бути пронумеровані. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Засвідчувальний напис справи та чисті аркуші не нумеруються.

8.11.1. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому куті нумератором або графітним м'яким олівцем, не зачіпаючи тексту. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.

8.11.2. Аркуші кожного тому справи (наряду) нумеруються окремо, починаючи з першого номера.

8.11.3. Аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

8.11.4. Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

8.11.5. Якщо при нумерації були допущені помилки, то аркуші нумеруються знову, при цьому старі номери не стираються, а закреслюються однією скісною рискою, і поряд ставиться новий номер аркуша. У цих випадках у внутрішньому описі вносяться виправлення або описи складаються заново.

8.11.6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (4а, 9б тощо).

8.11.7. У разі долучення (вилучення) документів справа розшивається і після здійснення долучення (вилучення) повторно прошивається перед документом. Долучений документ нумерується. При цьому до номера сторінки додається літера згідно з чинним українським алфавітом. Відомості про дату долучення (вилучення) документа вказуються у внутрішньому описі в графі "Примітки".

8.12. Внутрішній опис складається до всіх справ (нарядів) нотаріальних документів, передбачених номенклатурою, крім документів довідкового, облікового характеру та документів тимчасового (до 10 років) зберігання, які віднесені до розділу 1 номенклатури справ.

8.12.1. Внутрішній опис (додаток 19) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери нотаріально посвідчених документів справ, прізвища, імена, по батькові осіб, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, дати документів, їх заголовки, номери за реєстром та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. У відповідному внутрішньому описі справи (наряду) вказується також кількість відсутніх документів та відповідних актів (довідок).

8.12.2. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводиться цифрами та літерами кількість нотаріально посвідчених документів, що включені до опису, кількість аркушів справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується завідувачем контори, архіву чи приватним нотаріусом.

8.12.3. Якщо справу оправлено в наряд (том), то внутрішній опис прошивається на початку наряду (тому), а засвідчувальний напис справи прошивається в кінці наряду (тому).

8.12.4. Зміни в складі документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями та ін.) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні виправдні документи (угода про розірвання договору, ухвала суду, постанова слідчого органу тощо).

8.13. З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації в кінці кожної справи на спеціально вшитому чистому аркуші, а в книгах і журналах на зворотному боці останнього чистого аркуша робиться засвідчувальний напис (додаток 20). Доклеювання засвідчувального напису не допускається.

8.13.1. У засвідчувальному написі зазначається цифрами і літерами кількість аркушів у справі (наряді) та окремо через знак "+" (плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису.

8.13.2. У цьому записі вказуються всі неусувані дефекти (пошкоджені, зруйновані аркуші, залиті чорнилом), довідки-замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність актів, довідок, літерних та пропущених номерів аркушів.

8.13.3. У засвідчувальному написі робиться відмітка: у графі 1 (словами) - назва документа, у графі 2 - присвоєні сторінкам номери.

8.13.4. Засвідчувальний напис підписується завідувачем контори, архіву, приватним нотаріусом. Усі наступні зміни в складі справи зазначаються у засвідчувальному написі.

8.13.5. У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.

8.14. Підшивання документів у справи (наряд) здійснюється міцними, туго натягнутими нитками. При підшиванні документа в справу (наряд) робляться 4 проколи, відстань від верхнього і нижнього країв документа не повинна бути більше 2 см.

8.14.1. Підшивання здійснюється так, щоб збереглася повна можливість читання тексту, який не повинен підходити до лінії підшиття ближче, ніж на 2 см, а аркуші не повинні виступати за край обкладинки. Якщо текст документа розташований близько до краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. У такому самому порядку підшиваються документи великого формату, які зберігаються в складеному вигляді.

8.14.2. Металеві скріплення (скріпки, булавки тощо) зі справи видаляються.

8.14.3. Підшивання справ повинно виконуватися періодично, але не пізніше ніж через 3 місяці після закінчення справ у діловодстві.

Для погодження з державним нотаріальним архівом надаються описи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, підсумковий запис номенклатури справ за кожен рік.

8.15. Обкладинки справ (нарядів) оформляються за встановленою формою (додаток 21).

8.15.1. Обкладинки справ (нарядів) з документами, які підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, повинні бути виготовлені з твердого картону завтовшки 2-3 мм.

8.15.2. Написи на обкладинках справ (нарядів), книг, журналів повинні бути виконані без скорочень і виготовлені за допомогою технічних засобів або світлостійким чорним чорнилом.

8.16. На обкладинках справ, книг, журналів обов'язково вказуються:

найменування контори, прізвище, ім'я по батькові нотаріуса, нотаріальний округ, найменування справи (наряду), строк її зберігання;

якщо справа (наряд) складається з декількох томів, то - порядковий номер чергового тому;

рік початку і закінчення справи (наряду) вказується арабськими цифрами, число, місяць - літерами. Дати початку і закінчення справи (наряду) повинні відповідати крайнім датам документів, які в ній підшиті;

номер справи (наряду) за описом за погодженням з державним нотаріальним архівом;

номер опису та номер архівного фонду - простим олівцем.

8.17. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх у державний нотаріальний архів або на зберігання до архіву нотаріуса, або на знищення повинні зберігатися у шафах (кімнатах), що замикаються і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

Зберігання документів, виготовлених із застосуванням обчислювальної техніки (таблиці, викопіювання, розрахунки тощо), провадиться за загальними правилами.

8.18. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяються.

8.18.1. У виняткових випадках за наявності передбаченого та належним чином оформленого процесуального документа суду, органу прокуратури чи досудового слідства таке вилучення провадиться з відома завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа, який вилучено, і процесуального документа, на підставі якого здійснено вилучення.

8.18.2. Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом у випадках, передбачених чинним законодавством.

9. Складання описів справ (нарядів)

9.1. Справи (наряди) контори, приватного нотаріуса підлягають оформленню при їх заведенні та по закінченні року.

9.1.1. По закінченні року особи, які відповідають за загальне та нотаріальне діловодство в конторі, приватний нотаріус проводять підготовку справ до архівного зберігання і уточнюють систематизацію документів у справах (нарядах), проводять оформлення справ (нарядів). Справи (наряди) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання вміщуються у тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.

9.1.2. Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ (нарядів).

Повному оформленню підлягають справи (наряди) постійного та тривалого (понад 10 років) терміну зберігання.

9.1.3. На справи постійного і тривалого (понад 10 років) строку зберігання складаються окремі описи.

Описи справ складаються за встановленою формою (додатки 22, 23).

9.1.4. Опис справ (нарядів) складається особою, відповідальною за діловодство контори, чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:

описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;

заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого (понад 10 років) строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком або за типовою номенклатурою справ";

графа опису "Примітка" використовується для позначок про передачу справ, знищення справ тощо;

кожна справа (наряд) вноситься до опису за самостійним порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису справ (наряд) підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю;

у кінці опису справ робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.

9.2. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

9.3. У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ____", а графи 4, 5 опису не заповнюються.

9.4. Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного зберігання після останньої описової статті складається засвідчувальний напис.

9.5. Опис справ постійного строку зберігання, тобто тих справ, що надалі передаватимуться до державного нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках, підписується завідувачем контори чи приватним нотаріусом.

9.6. Описи справ постійного зберігання підлягають обов'язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню експертною комісією, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві.

Експертна комісія (далі - ЕК) організовує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.

Для узгодження до державного нотаріального архіву надсилаються всі чотири примірники опису.

9.7. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках, погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК.

9.8. Документи із строком зберігання до 10 років включно в справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.

9.9. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років включно до державного нотаріального архіву не здаються.

9.10. Справи (наряди) тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню.

Допускається зберігання справ (нарядів) тимчасового (до 10 років включно) зберігання у швидкозшивачах, аркуші справ не нумеруються, засвідчувальні написи і внутрішні описи не складаються.

9.11. Під час підготовки справ (нарядів) до наступного архівного зберігання обов'язково проводиться експертиза цінності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для наступного зберігання або знищення.

9.12. Організація роботи з експертизи цінності документів здійснюється постійно діючою комісією, що створюється у складі не менше трьох осіб управлінням юстиції.

9.13. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акти про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню (додаток 24).

9.14. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, здійснюються після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання за цей самий період.

9.15. Підготовлені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про вилучення справ (документів) для знищення, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються ЕК.

Схвалений ЕК акт про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягає зберіганню, затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом тільки після затвердження та погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання, після чого фондоутворювач має право знищувати документи.

9.16. Справи (документи) включаються до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 року, з урахуванням приміток, зазначених у Типовій номенклатурі справ.

9.17. Акт про вилучення для знищення справ (документів), не внесених до Національного архівного фонду, складається в трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Акти про вилучення для знищення справ (документів), не внесених до Національного архівного фонду, мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

9.18. Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, архіві, приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що в акті робиться позначка.