Складання і оформлення документів

5.1. Складання і оформлення документів передбачає обов'язкове дотримання таких вимог: найменування установи, автора, адреси установи, автора, якому адресується документ, найменування виду документа, складання заголовка документа, дати документа, відмітки про погодження тексту документа, посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки), проставлення відміток про проходження та виконання документа.

5.2. Складання й оформлення документів залежно від їх виду (службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи у зв'язку із наданням правової допомоги тощо) здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

Якщо цими Правилами не передбачено інше, розміщення реквізитів документа здійснюється відповідно до вимог, установлених Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (зі змінами).

5.3. Для складання документів використовується папір форматів А4 (210х297) та А5 (148х210).

Складання документів на папері довільного формату не допускається.

5.3.1. Службові документи оформлюються на бланках контори, архіву, приватного нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації. Не допускається розміщення на бланках контори, архіву, приватного нотаріуса інформаційного матеріалу (рекламний логотип, символи, розпорядок роботи тощо), що є рекламою і не має відношення до документа.

5.3.2. Видані завідувачем контори, завідувачем архіву, приватним нотаріусом у межах своєї компетенції накази складаються і оформлюються на аркуші-бланку формату А4, повинні бути зареєстровані в книзі наказів і відповідати встановленим вимогам.

5.3.3. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформлюються на підставі записів, зроблених під час засідань. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.

5.3.4. Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку.

5.3.5. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення складається заголовок, який повинен бути максимально стислим і ємним, точно відображати зміст документа та відповідати на питання "Про що документ?".

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

5.3.6. Текст документа виготовляється за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman, текст повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень та закреслень.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин, у першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, розпорядження або прохання.

5.3.7. Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу, найменування установи, її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку, наприклад:

"Філія ВАТ КБ "Надра"

Донецьке регіональне

управління".

5.3.8. При адресуванні документа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата, наприклад:

"Голові правління

ВАТ "Позитрон"

Труфанову О.С."

5.3.9. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

"Міністерство охорони

здоров'я України

Головне лікувальне

управління".

5.3.10. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

"Міністерство культури

і туризму України

Управління справами

Головному спеціалісту"

(Прізвище, ініціали).

5.3.11. У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

"Міністру юстиції України

(Прізвище, ініціали)".

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

5.3.12. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

"Головне управління

геодезії, картографії

та кадастру

вул. Попудренка, 54,

Київ-94, 25094".

5.3.13. У разі надсилання документа громадянину зазначають адресу одержувача в називному відмінку, у такій послідовності: прізвище, ім'я та по батькові, найменування вулиці, номер будинку, квартири, найменування населеного пункту, району, області, поштовий індекс, наприклад:

"Петренко Василь Степанович

Київське шосе,

буд. 2, кв. 14,

м. Миколаїв, 54044".

5.3.14. У разі адресування документа до організації вказують її назву, потім поштову адресу, наприклад:

"Закрите акціонерне

товариство "Нептун"

вул. Курнатовського, буд.4,

м. Київ, 02218".

5.3.15. Датою документа є дата його підписання або затвердження.

5.3.16. Дата на документі проставляється арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками. Наприклад, 15 листопада 2008 року слід писати: 15.11.2008.

Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль.

Приклад: 3 жовтня 2008 р. слід писати: 03.10.2008.

5.3.17. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: "24 вересня 2008 року".

5.3.18. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється вище підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:

"Приватний нотаріус

Київського міського

нотаріального округу

(підпис)

В.П.Кривенко;

Завідувач державної

нотаріальної контори

(підпис)

З.П.Крилова".

5.3.19. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а їх статус у складі комісії, наприклад:

"Голова комісії підпис С.К.Лебедєва

Члени комісії підпис Г.Х.Савченко

підпис Н.Л.Блінова".

5.3.20. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: "Додаток: на 5 арк. у 2 прим.".

5.3.21. Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад:

"Додаток: 1. Пояснювальна записка до проекту наказу на 3 арк. в 1 прим.".

5.3.22. При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.

5.4. Складання й оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

5.4.1. Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії конторою, приватним нотаріусом заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою справ.

5.4.2. Порядок ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та їх форма встановлюються Мін'юстом.

Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів (додаток 6), а також інші книги і журнали, передбачаються типовою номенклатурою і ведуться відповідно до форм, установлених цими Правилами.

5.4.3. Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами і реєстрації зняття таких заборон та арештів, книги та журнали, передбачені типовою номенклатурою, повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумеровано та скріплено підписом і печаткою завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса.

5.4.4. Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишення вільних місць між записами. Запис у реєстрах, книгах і журналах олівцем не допускається.

5.4.5. На документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі зазначається номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Дата запису в реєстрі повинна відповідати даті вчинення нотаріальної дії і даті складання документа.

5.4.6. Оформлення документа включає його підписання.

Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

5.4.7. Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, передбаченої чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитка печатки є обов'язковим.

5.4.8. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а найменування юридичних осіб - без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження та ідентифікаційного коду за даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах).

5.4.9. Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, їх місце проживання, а у випадках, передбачених законодавством, дата і місце їх народження, місце роботи, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням ідентифікаційного номера за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів.

5.4.10. При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян зазначаються також їх громадянство, адреса постійного місця проживання за межами України, а при посвідченні правочинів за участю іноземних юридичних осіб - місцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу.

5.4.11. На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.

5.4.12. Дописки і виправлення можуть бути зроблені тільки під час вчинення нотаріальної дії, застережені нотаріусом перед підписом сторін правочину та інших осіб, які підписали правочин (договір, заповіт, довіреність тощо), і повторені в кінці посвідчувального напису.

Дописки та виправлення повинні бути скріплені підписом та печаткою нотаріуса, а також підписами осіб, щодо яких вчинялася нотаріальна дія, із зазначенням дати внесених виправлень чи дописок.

5.4.13. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (свідоцтво, видане нотаріусом, копія документа, дублікат тощо), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису з проставлянням підпису нотаріуса і печатки на такому застереженні.

5.4.14. Усі виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

5.4.15. При засвідченні справжності підпису на документах дописки і виправлення можуть бути зроблені лише особою, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, із зазначенням дати і проставленням особистого підпису під дописками чи виправленнями.

5.5. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва і вчиняють виконавчі написи, акти про морські протести та протести векселів за формами, установленими цими Правилами (додаток 7).

5.5.1. Посвідчувальні написи, свідоцтва, видані нотаріусом, виконавчі написи, акти про морські протести та протести векселів, підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.

5.5.2. Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.

5.5.3. Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток. Дописки та інші виправлення мають бути застережені підписом та скріплені печаткою нотаріуса.

5.5.4. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа.

У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з продовженням посвідчувального напису прошиваються міцною ниткою білого або червоного кольору, аркуші повинні бути пронумеровані, скріплені підписом нотаріуса і його печаткою.

5.5.5. Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.

Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами "фотокопія", "копія", "копія з копії", "дублікат, що має силу оригіналу", "згідно з оригіналом " тощо.

5.6. Складання, оформлення і виконання конторою, приватним нотаріусом документів у зв'язку з наданням правової допомоги здійснюються відповідно до вимог чинного законодавства.

5.7. Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті в спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності.

5.7.1. Кількість прошитих аркушів скріплюється підписом і печаткою особи, яка видала документ, із зазначенням посади.

На прошитому (прошнурованому) документі здійснюється напис: "Всього прошито (або прошнуровано), пронумеровано і скріплено печаткою _____ аркушів".

5.7.2. Дописки і виправлення, які є в документах, що подаються для нотаріального оформлення, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою юридичної особи чи фізичної особи, яка видала документ.

При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

5.8. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної або ділову репутацію юридичної особи.

5.8.1. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також, які написані олівцем.

5.8.2. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні як, наприклад, документи, залиті чорнилом, водою, потерті тощо.

5.8.3. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошито, не пронумеровано і кількість прошитих аркушів не скріплена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.

5.9. Усі службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань контори, архіву підписуються завідувачем або особою, яка виконує його обов'язки, із зазначенням посади, прізвища, імені та по батькові.

5.10. Усі службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань діяльності приватного нотаріуса підписуються ним особисто із зазначенням прізвища, імені та по батькові.