Практическая часть. 2. 1 Характеристика предприятия «терпсихора»

2.1 Характеристика предприятия «Терпсихора»

Данное предприятие расположено по адресу Россия, 712005, Алтайский край, г. Барнаул, ул. Литейная 45. Телефон / факс: (5648) 745 – 96 – 34.

Учредителем данной организации является Денщиков Аверьян Васильевич, он же исполняет обязанности директора данной организации. «Терпсихора» образовалась недавно – 01. 03. 2008 г. Получена лицензия на осуществление предпринимательской деятельности НК № 358 – 0001.

Предприятие небольшое по размерам (56 человек). Организация осуществляет производство, изготовление на заказ и сбыт кондитерских изделий: торты, пирожное, булочки, кексы и т. д. При производстве продукции используются современные технологии и именно поэтому продукция должна стать востребованной среди потребителей.

Для того чтобы наиболее полно охарактеризовать данную организацию, нужно дать характеристику её внешней и внутренней среде (таблица 6).

Характеристика окружающей среды организации «Терпсихора» Таблица 6

Элемент	Организации	Характеристика
Поставщики	«Алтай Батюшка», «РосПромСахар», «Рябушка», Молокозавод № 12, «Приправыч», ООО «Хаян» и т. д.	При подборе данных поставщиков исследовался рынок ресурсов и продукции данных предприятий. Были выдвинуты критерии, предъявляемые к продукции и объявлен конкурс на заключение контракта. В ходе проведения конкурса были выявлены победители, с которыми впоследствии и были заключены контракты на поставку продукции. Данные предприятия обладают качественной продукцией, необходимой для производства кондитерских изделий. Все они располагаются вблизи нашей организации и осуществляют поставки «точно в срок». Так же они имеют дополнительные возможности бесперебойных поставок, то есть дают гарантии, что наш производственный процесс не остановится при сбое в поставках. Оговорена система выплаты неустоек за сбой в поставках.
Месторасположение	Производственная деятельность организации осуществляется по указанному выше адресу, а головной офис находится: г. Барнаул, ул. Разина 4, офис 312, тел / факс: (5648) 109-77-32	Производство продукции осуществляется в промышленном районе города, а головной офис находится в его центре. Данное месторасположение обусловлено тем, что осуществляется меньше затрат на фильтрационное оборудование. А головной офис позволяет наиболее быстро реагировать на изменения, происходящие на данном рынке, так удобнее производить переговоры на заключение контрактов на поставку и т. д.
Конкуренты	«Мир сладостей», Кондитерская фабрика № 2, «Вкусняшка», «Алтай-торг»	Каждый из данных конкурентов придерживается своей ценовой и поведенческой политики. Для привлечения потребителей Кондитерская фабрика № 2 устанавливает на свою продукцию низкие цены, но продукция слишком долго идёт до потребителя в виду плохо отлаженной системы доставки. «Мир сладостей» тоже устанавливает низкие цены, но качество продукции низкое. «Вкусняшка» выпускает качественную и вкусную продукцию, но цены достаточно высоки. «Алтай-торг» использует дешёвое и некачественное сырьё, расположен за чертой города.
Заинтересованные лица	Возможные партнёры, государственные органы по развитию предпринимательства	Возможные партнёры заинтересованы в развитии предприятия, так как при их сотрудничестве из прибыли будут извлекаться дивиденды в их пользу. Чем успешнее функционирует предприятие, тем больше прибыль. Государственные органы заинтересованы в развитии предпринимательства, так как пойдут налоги в бюджет государства, район будет развиваться, у потребителей будет больше выбора, будет конкуренция, которая обеспечит отсев недобросовестных производителей.
Контролирующие органы	Налоговая, пожарная и санитарно-эпидемиологическая инспекции	При создании предприятия образовано юридическое лицо, получившее лицензию на осуществление предпринимательской деятельности (зарегистрировано в Федеральной Налоговой Службе). При запуске производства проводилась санитарно-эпидемиологическая проверка, в ходе которой не было выявлено нарушений. Деятельность «Терпсихоры» не противоречит налоговому законодательству. Все требования соблюдены, разработаны необходимые документы, регламентирующие поведение персонала в аварийных ситуациях. Предприятие имеет пожарную сигнализацию.

Немаловажным показателем деятельности предприятия является его персонал. Как выше было изложено, численность «Терпсихоры» составляет 56 человек. Для анализа деятельности организации следует охарактеризовать её персонал.

Специфика деятельности предприятия накладывает определённые требования (отпечатки) на личность работников и их деятельность. Так на тяжёлом производстве преимущественно будут работать мужчины. Здесь же мы наблюдаем, что количество мужчин, работающих в данной организации равно количеству женщин, осуществляющих свою профессиональную деятельность (28 человек), что в процентном соотношении составляет 50 %.

Одним из факторов, влияющих на поведение работника, его работоспособность является возраст. Возрастная структура организации представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Возрастная структура организации «Терпсихора»

Как видно из рисунка 6, в организации преобладают работники в возрастных рамках от 26 до 30 лет, что составляет 35,7 % (20 человек). Это говорит о том, что у работников активная жизненная позиции, они хорошо обучаемы и при правильном руководстве будут показывать высокую производительность труда. А если их ещё и мотивировать, то производство продукции будет качественным и бесперебойным. Работников от 20 до 25 в организации имеется 14 человек, что составляет 25 % от общей массы. Чуть меньше работников в возрасте от 31 до 35 лет (10 человек – 17,9 %) и от 36 до 40 (8 человек – 14,3 %). В меньшинстве находятся работники в возрасте от 41 до 46 лет, их количество равняется 4 человекам (7,1 %). Это плохо, так как в организации мало людей, которые могут поделиться своим профессиональным опытом.

От уровня образования персонала организации тоже очень многое зависит (рисунок 7).

Рисунок 7 – Образовательная структура организации

Данная гистограмма (рисунок 7) показывает нам, что наибольшее число человек в фирме (28 человек, 5 ряд) имеет среднеспециальное образование, что составляет 51,8 %. Как правило это рабочие цехов. Высшее экономическое образование имеют 19 человек (это аппарат управления, 33,5 %) из них 1 человек имеет незаконченное высшее – 1,8 %. 2 специалиста, которые осуществляют ремонт оборудования имеют высшее техническое образование (3,6 %). Трое грузчиков и водителей имеют среднеспециальное техническое образование (9,3 %), данное обстоятельство говорит нам о том, что им понадобятся навыки и знания, полученные в процессе обучения для управления автопогрузчиками. Работники цехов замеса и выпечки (28 человек – 51,8 %) имеют среднеспециальное образование.

А теперь рассмотрим организационную структуру организации. Организационная структура – графическое отображение строения организации и всех взаимосвязей, существующих между её работниками и структурными элементами (рисунок 8).

2.2 Анализ направлений PR – деятельности в организации

При осуществлении своей непосредственной производственной деятельности, организация так же параллельно осуществляет деятельность, направленную на поддержание производственного процесса и успешного функционирования всей оргструктуры фирмы. Одним из этих видов деятельности является PR – деятельность (таблица 7).

Направления PR – деятельности Таблица 7

№ п/п	Наименование	Исполнитель
	Основные вопросы PR: 1) Определение аудитории; 2) Определение информации, которая будет интересна общественности; 3) Требования общественности к предприятию и его продукции; 4) Определение средств коммуникации с общественностью и партнёрами	PR - менеджер
	Работа с основными группами общественности: 1) Потенциальные работники организации (предоставление необходимой информации); 2) СМИ (сотрудничество и налаживание тесных контактов); 3) Возможные партнёры (предоставление информации в виде первичной отчётности, о финансовом состоянии); 4) Государство (предоставление информации для государственных органов статистики, информации о возможных PR – проектах и т. д.); 5) Потребители (ознакомление с продукцией, информирование о технологиях производства и целях организации)	PR – менеджер и HR - менеджер
	Средства внутриорганизационных коммуникаций: 1) Интернет (подготовка персонала для лучшего восприятия приказов и распоряжений руководства, развивающая гибкость и адаптивность культуры организации; разъяснительная работа при новых назначениях и увольнениях); 2) Доска объявлений (информирование персонала о наличии вакансий о системе поощрений, раннее информирование коллектива о предстоящих нововведениях, пресечение распространения слухов и дезинформации, демотивирующих коллектив); 3) Горячая линия (информирование потребителей и персонала о деятельности предприятия);	Начальник PR – отдела и HR - менеджер
	4) Листовки (оказание помощи коллективу в знании и понимании целей организации, разъяснение общей политики руководства и принципов его работы с персоналом); 5) Многотиражная газета (удовлетворение потребности работников в информации, ознакомление с финансовой документацией и отчётностью).
	Комплексные направления: 1) Отношения с потребителями (ознакомление потребителей с продукцией предприятия, организация мероприятий, снабжение информацией общественности о деятельности предприятия); 2) Отношения с партнёрами (предоставление полной и достоверной информации о финансовом состоянии организации, переговоры и контракты, улучшающие взаимодействие организации и партнёров); 3) Отношения с государством (соблюдение норм, установленных государством, предоставление информации для статистических государственных органов); 4) Отношения с СМИ (взаимодействие с СМИ, сообщение необходимой информации, освещение презентаций и т. д.); 5) Управление кризисом (планирование кризиса, выявление возможных проблем, разработка алгоритма действий, коммуникативная реакция, мониторинг кризиса и т. д.)	Начальник PR – отдела, PR – менеджер и HR - менеджер
	Специальные события: 1) Конференция (представляют возможность продвижения свей продукции, выступают с докладами специалисты, дополнения видеоматериалом); 2) День открытых дверей (внутренняя экспозиция организации, что предполагает подготовку стендов, указателей, проведение экскурсии по помещениям организации); 3) Презентация (представление организации, демонстрация достигнутых результатов, привлечение партнёров)	Начальник PR – отдела, PR – менеджер и HR - менеджер
	Предложения: 1) Расширить штат отдела по PR; 2) Увеличение бюджета PR – мероприятий; 3) Постоянное обучение специалистов по PR (повышение квалификации имеющихся)	Начальник PR - отдела

2.3 Организационная структура PR в организации «Терпсихора»

Организационная структура данного предприятия находится в ПРИЛОЖЕНИИ А.

2.4 Положение отдела по связям с общественностью организации «Терпсихора»

Данное положение отдела по связям с общественностью представлено в ПРИЛОЖЕНИИ Б.

2.5 Должностная инструкция для работника отдела по связям с общественностью PR – отдела организации «Терпсихора»

Должностная инструкция PR – менеджера PR – отдела организации «Терпсихора» представлена в ПРИЛОЖЕНИИ В.

2.6 Анализ целесообразности PR – отдела в организации «Терпсихора»

Каждый руководитель задаётся вопросом: целесообразно ли иметь собственную службу по связям с общественностью или лучше было бы воспользоваться услугами данного направления сторонней организации?

Мы проанализируем все преимущества и недостатки собственной службы и сторонней организации (таблица 8).

Преимущества и недостатки использования собственной и сторонней служб по связям с общественностью Таблица 8

Структурное подразделение по связям с общественностью в организации	Сторонняя консультационная фирма по связям с общественностью
Преимущества	Недостатки	Преимущества	Недостатки
1) Конфиденциальность информации	1) Дорогое обучение сотрудников	1) Относительно дешёвое средство при малом масштабе деятельности п/п	1) Недостоверная информация об исследовании (фальсификация данных)
2) Маленькие затраты при большом масштабе деятельности	2) большое количество времени на проведение исследований	2) Быстрые сроки исполнения	2) Информация может перейти к конкурентам, которые узнают о проблемах
3) Проанализированная информация может использоваться другими пользователями	3) Слишком большие затраты при небольшом масштабе деятельности	3)объективный взгляд на проблемы	3) Несоблюдение сроков
4) В организации будут свои специалисты, которые смогут передать свой опыт другим специалистам	4) Субъективный взгляд на цели и задачи, проблемы организации.	4) Профессионализм	4) дорогостоящие услуги
5) Внутренние специалисты лучше знают цели и задачи организации
6) Оперативность выработки и реализации конкретных решений и программ
7) Детальное знание программ и перспектив деятельности организации
8) Доверительность отношений и возможность формирования команды единомышленников

Таким образом, проанализировав данную таблицу, применительно к нашему предприятию, можно сделать вывод, что здесь необходим свой PR – отдел, так как предприятие имеет средние масштабы деятельности и собирается далее исправно функционировать и расширяться. Всё таки каждый руководитель должен для себя решить нужен ли этот отдел. В нашем случае определяющими преимуществами в пользу создания PR – отдела стали конфиденциальность информации, затраты на создание отдела позднее окупят себя в десятикратном объёме, возможность контроля над проведением исследований, вторичное использование полученной информации. Именно по этим и другим преимуществам создан отдел в данной организации.

2.7 Правила написания пресс – релиза и пресс-релиз организации «Терпсихора»

Пресс – релиз – сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории.

Пресс – релиз создаётся по правилам журналистики новостей. Всегда содержит новость, ценную для редакций СМИ. Он должен отвечать на вопросы кто, что когда, где, почему и каким образом. Можно предложить следующий алгоритм составления пресс – релиза (рисунок 9).

Рисунок 9 – Этапы написания пресс – релиза

Помимо данного алгоритма написания пресс – релиза соблюдаются ещё некоторые требования (таблица 9).

Требования, предъявляемые к пресс – релизу Таблица 9

Элемент пресс - релиза	Требование	Комментарий
	Необходимо учесть интересы и уровень информированности аудитории по данному вопросу.	Пресс – релиз должен ориентироваться на аудиторию СМИ, куда вы отправляете пресс - релиз
	Важно учитывать масштаб новости и её актуальность, не должен быть большим. Оптимальный объём 200 – 500 слов. Предложения не должны быть слишком длинными: 12 – 13 слов.	То, что является значительным событием для специализированной или региональной прессы, может оказаться слишком мелким для деловых изданий
Заголовок	Важно правильно выбрать заголовок. Он должен отражать суть сообщения, подчёркивать его важность для аудитории.	Главная задача заголовка – привлечение внимания редактора
Подзаголовок	Сверху направо должна быть справочная информация о контактных лицах. Слева сверху – логотип компании.	Цель: прокомментировать заявленную тему
Вступительный абзац или лид	Должен содержать ответ на вопрос «кто?» или «что?», состоит из 2 предложений	Несёт в себе основную идею текста и должен иметь самостоятельный законченный смысл
Описательный абзац	Даёт развёрнутую информацию и добавляет интересные детали	Необходимо подчеркнуть ценность новости для аудитории
Заключительный абзац	Описывает состояние дел по данному вопросу
	В конце документа подпись, число, ответственное лицо.

Данное сообщение пишется на формате А 4, должно быть понятным, без использования специальной или жаргонной лексики. Следует избегать восхвалений организации. Так же не рекомендуется растягивать абзацы больше чем на 6 строк.

Справочная информация об организации, направлениях её деятельности, финансовых показателях даётся в конце пресс – релиза.

Пресс – релиз организации «Терпсихора» представлен в приложении Г.

2.8 Анализ PR – документов организации «Терпсихора»

Для наиболее наглядного анализа PR – документов заполним таблицу 10.

Анализ PR – документов организации Таблица 10

Вид издания	Наименование	Основные цели	Типовая структура	Периодичность
Корпоративные издания	1. Журнал «Медовый звон»	1) Публикация аналитических материалов 2) Описание планов организации 3) Описание конкурентов 4) Информация о партнёрах и работниках организации 5) Информация о товарах и услугах организации	1) Деятельность организации 2) Наши успехи 3) Наши конкуренты 4) Наш товар	1 раз в полгода
2. Газета «Буревестник»	1) Ведение переговоров с сотрудниками организации 2) Быстрое реагирование руководства 3) Новости об отрасли 4) Инновационная деятельность 5) Изменения в функционировании организации	1) Новинки 2) Сотрудники организации 3) Вопрос - ответ	1 раз в 3 месяца
Базовые PR - документы в отношениях со СМИ	3. Пресс-релиз	1) Привлечение внимания СМИ 2) Информирование общественности 3) Установление взаимовыгодных отношений между организацией и её общественностью	1) Заголовок 2) Подзаголовок 3) Вступительный абзац 4) Описательный абзац 5) Заключительный абзац	1 раз в неделю
4. Бэкграундер	1) Сообщение информации 2) Поддержание контактов с СМИ 3) Сопровождение пресс-релиза	1) Вступление 2) Дополнение к пресс-релизу (описание новости) 3) Заключение	1 раз в неделю
5. Заявление для прессы	1) Объяснение сложившейся ситуации в организации 2) Привлечение интереса к организации 3) Контакты с СМИ	1) Информация о событии 2) Мнение руководства и работников 3) Заключение	По происшествию какого-либо явления
	6. Пресс-кит	1) Информирование о мероприятии 2) Краткий алгоритм проведения мероприятия	1) Список почётных гостей 2) Вырезки из газет 3) Занимательная часть 4) Интервью	Перед проведением мероприятия

2.9 Обоснование причин создания PR – отдела в организации «Терпсихора»

Для создания в организации отдела по связям с общественностью руководитель должен проанализировать сложившуюся ситуацию, «взвесить все за и против», сопоставить ближайшее будущее и сделать вывод. В нашем случае для анализа мы будем использовать таблицу 11.

Анализ причин создания PR – отдела в организации Таблица 11

Причина создания	Обоснование
Экономия средств	Организация не маленькая, но и не большая. А в будущем её ждёт расширение и затраченные средства с лихвой окупят себя
Конфиденциальность информации	Если пользоваться услугами собственного PR – отдела, то легче контролировать циркуляцию информации и место её нахождения
Организация будет иметь своих специалистов, которые лучше знают деятельность	Свои специалисты более оперативно выработают и реализуют конкретные программы. Далее они смогут передать свой опыт вновь пребывшим специалистам, таким образом, подготавливая квалифицированных специалистов
Доверительность отношений	Своим сотрудникам мы доверяем больше, чем сторонней компании, по вине которой может произойти утечка информации к конкурентам. А в процессе выработки программы в организации произойдёт сплочение коллектива
Создание имиджа организации	Так как организация является только что созданной и у неё нет своего имиджа (она ещё никому неизвестна), то придётся проводить различные мероприятия для установления контактов с общественностью организации
Расширение масштаба деятельности	Произойдёт увеличение значимости организации, произойдёт увеличение внимания общественности к её деятельности. Придётся проводить различные исследования. А также расширение функций внутреннего и внешнего PR.

Таким образом, анализируя причины создания PR – отдела в данной организации, мы видим, что все они говорят в пользу создания такого отдела. Представленная таблица, на наш взгляд, является наиболее веским доказательством необходимости такого отдела.

2.10 Методические рекомендации для проведения презентации в организации «Терпсихора»