Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Офис проекта – специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникативных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.
Основное назначение офиса проекта – обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специального программного обеспечения, средств коммуникаций.
Офис проекта – это оптимальным образом организованная среда, где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры, хранить проектную документацию.
В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:
· головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, коммуникации, компьютерная техника;
· виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.
Такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации.
В многопроектной системе офис проекта, представляет собой многоуровневую систему:
на первом уровне рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;
на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров, стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах; на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.
В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.
Основные требования к организации офиса проекта следующие:
· наличие реального управленческого офиса — помещения;
· обеспечение единых внутрифирменных стандартов подготовки и сопровождения проектов;
· применение информационной технологии управления проектами;
· формирование базы данных и шаблонов типовых решений по проектам;
· наличие компьютерной сети, сообщающейся с Интернет;
· создание виртуального офиса на базе компьютерных сетей, обеспечивающего функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.
Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.
Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами. Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой технологии:
первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных для взаимодействия проекта с менеджерами;
вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.
Основные принципы проектирования офиса проект:
· информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;
· должно быть исключено дублирование бизнес-операций;
· менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами коммуникаций и локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции;
· выбор и внедрение программного обеспечения должны реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной Intranet-среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. Электронный офис проекта создается как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.
Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно-опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.
Объединение ресурсов при создании виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, при которой принятие решений и решение задач по принципу разделения труда происходят независимо от региональных границ. Сотрудничество членов команды проекта носит временный характер или организуется на определенный срок.
Пространство виртуализации включает четыре категории явлений:
· виртуальный рынок, под которым понимаются предлагаемые системой Internet коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения;
· виртуальная реальность, т.е. имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, которое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно представить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и оборудование до того, как они обретут реальное существование. Основные области использования результатов этих исследований - создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуальное планирование труда и производства;
· внутриорганизационные сети, объединяющие в целостную сеть отдельных сотрудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Внутриорганизационные сети включают объемы работ на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей знаний;
· межорганизационные сетевые объединения, или виртуальные инфраструктуры.
Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется САLS. Сегодня САLS по своей сути - глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых и ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла.
Средствами реализации данной стратегии являются САLS - технологии, в основе которых лежит набор интегрированных и формационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, продукта, производственной и эксплуатационной среды.
Стандарты САLS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений.
В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеология интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая представляет собой технологию управления коммуникациями проекта, и в этом ее отличие от Интернет — технологии глобальных коммуникаций.
Порядок проектирования и создания офиса проекта следующий:
1. Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов команды проекта.
2. Выявление требований структуры и процессов к техническим и организационным решениям с точки зрения использования различных ресурсов.
3. Проектирование территориальной структуры бизнес-процессов и их оптимизация.
4. Определение пространственно-планировочных решений.
5. Проектирование информационной системы проекта.
6. Проектирование программного обеспечения проекта.
7. Проектирование аппаратного обеспечения проекта (локальные и распределенные сети проекта).
8. Проектирование средств и каналов связи.
9. Проектирование интерьера и мебели.
10. Определение потребностей в средствах передвижения.
11. Разработка бюджета инвестиций в офис проекта.
12. Разработка бюджета текущих расходов.
Резюме
Организационная структура — важный механизм управления проектом. Она дает возможность реализовывать всю совокупность функций, процессов и операций, необходимых для достижения поставленных перед проектом целей. Организационная структура – основа формирования и осуществления деятельности команды проекта.
Идеология офиса проекта — новая в российской деловой тике, для которой устойчивая организационная структура и офис для сложившейся организационной структуры являются условиями ведения бизнеса.
В практике развитых стран все большее внимание уделяется созданию гибких и адаптивных организационных структур и виртуальных инфраструктур для управления бизнесом и, в частности, для управления проектами. Виртуальная, территориально распределенная структура офиса проекта, базирующаяся на программно-коммуникационных средствах, единой информационной базе, адекватно отвечает идеологии управления проектом.
Контрольные вопросы и задания
1. Какие структурные компоненты организации Вы знаете? Насколько они взаимосвязаны?
2. Что является первичным в системе «бизнес-организация»? а в соотношении «бизнес-процессы—организационная структура»?
3. Каковы требования к структуре управления организацией?
4. Каковы критерии классификации организационных структур управления?
5. Каким образом оптимизация организационной структуры изменяет эффективность предприятия?
6. Какие организационные типы структур наиболее распространены
в рыночной экономике? Опишите их.
7. Назовите особенности формирования матричной структуры управления. Опишите их преимущества и недостатки.
8. Какие задачи решаются в процессе проектирования оргструктур
управления?
9. Опишите требования и принципы, положенные в основу проектирования оргструктур.
10. Проанализируйте различные варианты развития организации для
компаний разных типов. Какой из них наиболее подходит для вновь
созданной компании? Какой — для компании, давно «обосновавшейся» на рынке?
11. Какие внутренние факторы организации влияют на ее структуру?
Они характерны для всех компаний или нет?
12. Какие нетрадиционные составляющие включаются в понятие
«офис проекта»?
13. В чем главные различия понятий «офис проекта»
и «офис компании»?
14. В чем специфика виртуального офиса проекта?
15. В чем главная специфика виртуальности офиса по сравнению
с традиционными офисами?
16. В чем различия виртуального и электронного офиса?
Дата публикования: 2015-01-10; Прочитано: 6047 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!