Методические указания по теме. Организация аналитической работы

Организация аналитической работы

Успешное проведение аналитической работы зависит от продуманной ее организации. В аналитической работе различают несколько этапов (составление плана аналитической работы; подготовка материалов для анализа; предварительные оценки; анализ причин динамических изменений и отклонений от плана; итоговая оценка и сводный подсчет резервов), содержание которых должно быть заранее определено, а выполнение обеспечено путем соответствующей подготовки и оперативного руководства (рис. 9. 1).

Организационное руководство каждым этапом по-разному осуществляется на объектах, при наличии АСУ или же ее отсутствии. Если АСУ имеется, то организация анализа зависит от структуры АСУ – выделен ли анализ в отдельную подсистему или же задачи анализа осуществляются во многих функциональных подсистемах.

Создание в АСУП отдельной подсистемы анализа является наиболее прогрессивной формой организации аналитической работы. Задача этой подсистемы – получать своевременно всю необходимую для управления предприятиями информацию, оперативно ее обрабатывать в нужных размерах и служить связующим звеном для достижения общей цели.

При наличии АСУП значительно повышается аналитичность информации, выходные данные разрабатываются в виде аналитических таблиц, графиков.

В условиях функционирования АСУП решающее значение имеет разработка стандартных программ оперативного, итогового и перспективного анализа с учетом постоянных потребностей функциональных служб в аналитической информации.

На некоторых предприятиях создаются специальные аналитические службы. Работники этих служб должны планировать, направлять, консультировать и контролировать аналитическую работу, а затем обобщать её результаты и разрабатывать план мероприятий по выявлению резервов.

Организация экономического анализа в автоматизированной системе управления

Экономический анализ в условиях АСУ является функцией автоматизированного процесса управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия. Эта функция имеет тот же объект и метод исследования, что и неавтоматизированный экономический анализ. Вместе с тем есть и определенные отличия, обусловленные спецификой функционирования АСУ:

– тотальный, всеобщий характер аналитических работ;

– непрерывность в осуществлении экономического анализа;

– возросшее число задач, направленных на обеспечение регулирования производственным процессом;

– повышение оперативности аналитических работ.

Большое значение сейчас имеют вопросы, связанные с совершенствованием аналитической работы в условиях АСУП. Эти вопросы содержат ряд аспектов: методологический, информационный, математический и организационный.

Методологический аспект предполагает «привязку» действующих методик осуществления экономического анализа к условиям управления с помощью АСУ.

Информационный аспект подразумевает представление аналитику ряда данных.

Математический аспект предполагает выбор для автоматизации аналитических задач наиболее эффективных средств программирования, алгоритмов существующих задач экономического анализа.

Организационный аспект подразумевает создание самостоятельного подразделения по проведению экономического анализа, регламентацию его функций.

– децентрализованный;

– комбинированный;

– централизованный.

Децентрализованный способ основывается на том, что аналитическая задача решается по месту возникновения информации.

Комбинированный способ автоматизации соответствует существующей практике проведения экономического анализа службами бухгалтерии или плановым отделом, нашел свое применение при проектировании ряда подсистем бухгалтерского учета, планирования и создания пакетных прикладных программ.

Централизованный способ автоматизации рассматривается как процесс создания в АСУ подсистемы комплексного экономического анализа, состоящей из двух этапов:

а) автоматизации задач комплексного экономического анализа;

б) создания информационного обеспечения, необходимого для функционирования подсистемы экономического анализа.

Классификация информации для анализа хозяйственной деятельности

Информация – это главный элемент любой из функций управления. Владение полной, достоверной и оперативной информацией дает возможность получения рыночных преимуществ, снижает финансовый риск, эффективно поддерживает принятие решений.

Информацию для экономического анализа разделяют на несколько типов. Это факты, оценки, обобщенные связи, конфиденциальная информация, слухи.

В проектировании информационной базы экономического анализа учитывают основные характеристики экономической информации, которые влияют на выбор информационных технологий решения задач.

По стадиям управления различают прогнозную, плановую, учетную, нормативную информацию, информацию для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления.

По месту образования информация для экономического анализа делится на внутреннюю и внешнюю.

По стабильности аналитическую информацию разделяют на постоянную, условно-постоянную и переменную. Постоянная информация не изменяет своих значений (например, отчетные данные); условно-постоянная сохраняет их на протяжении некоторого периода времени (например, нормативы); переменная информация характеризуется частым изменением своих значений (например, сведения о начислении заработной платы).

По стадиям создания экономическая информация делится на входящую и исходящую.

По насыщенности реквизитами аналитическая информация может быть достаточной, недостаточной, избыточной.

По способу фиксации различают устную и документальную информации.

Информационное обеспечение различается по видам анализа: финансово-экономический; оперативный; технико-экономический; функционально-стоимостный.

Финансово-экономический анализ охватывает все стороны работы объекта в их взаимодействии, базируется на данных финансовой и статистической отчетности, ориентируется на обобщенные стоимостные показатели.

Оперативный анализ не может использовать отчетность. Он опирается на планово-диспетчерские данные, первичные документы, регистры текущего и оперативного учета предприятия.

Технико-экономический анализ опирается на технико-производственные показатели, характеризующие потребляемые материалы, топливо, состояние оборудования и т. д.

Функционально-стоимостный анализ в основном использует техническую документацию, подетальные нормы трудоемкости и расходы материалов, технические условия, показатели долговечности и надежности и т. д.

Информационное обеспечение экономического анализа и его структура. Это понятие возникло в связи с развитием автоматизированных систем управления (АСУ). Это динамическая система получения, оценки, сохранения и обработки данных, созданная с целью подготовки управленческих решений. Информационное обеспечение можно рассматривать и как процесс обеспечения информацией, и как совокупность документов, которые используются при проведении анализа. Процесс обеспечения информацией состоит из следующих операций: сбор данных, передача данных на обработку, получение результата; сохранение или передача информации пользователю.

Данные для анализа фиксируются в подразделениях предприятия. Создавая информационное обеспечение, придерживаются таких принципов: целостность, достоверность, контроль, защита от несанкционированного доступа, единство, стандартизация и унификация, адаптивность, минимизация ввода и вывода информации.

Проверка достоверности информации и ее аналитическая обработка. Прежде чем пользоваться информацией, необходимо убедиться в ее правдивости. Существует следующая классификация проверки достоверности информации:

– плановых показателей с точки зрения их увязки и взаимной согласованности в различных формах плана;

– соблюдения правил сопоставления отчетности, что включает в себя рассмотрение правильности заполнения форм отчета в соответствии с их утвержденными формами, правильности арифметических расчетов;

– согласованности показателей разных форм отчетности в основном путем их сопоставления;

– преемственности показателей отчетности за смежные периоды времени;

– встречная проверка, т.е. сверка показателей анализируемого предприятия с данными учета контрагентов.

После того как материалы проверены на достоверность, начинается их аналитическая обработка. Она включает группировку показателей, их расчленение и обобщение, составление расчетных формул, определение средних, относительных величин и использование других способов обработки.

Аналитическая обработка данных о деятельности предприятия может проводиться как вручную, так и с помощью ПЭВМ.

Аналитический процесс с использованием ПЭВМ можно изобразить в такой последовательности: постановка задачи, накопление информации, обработка информации, анализ, использование результативной информации.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов, аналитиков и других специалистов.

Окончательное оформление аналитических расчетов и результатов анализа оформляется в виде аналитических записок. Заключительная часть записки содержит главные выводы из проведенного анализа, подсчет выявленных резервов, предложений по их использованию, варианты их внедрения в производство.