Значения пиктограмм фолио гостя

	Выход из фолио.
	Сохранение фолио.
	Просмотр / изменение транзакции. Пиктограмма открыта (работает) только на не сохраненных тразакциях.
	Пиктограмма «Создание». Используется для внесения транзакций на счет гостя.
	Удаление несохраненной транзакции со счета. Пиктограмма активна только на несохраненных транзакциях.
	Автоматическая коррекция транзакции. Транзакция корректируется с противоположным знаком.
	Перенос транзакций со счета одного на счет другого гостя.
	Выбор - выделение одной транзакции (пометка).
	Пометка/снятие пометки сразу нескольких транзакций по определенным параметрам.
	Коррекция налога на кармане A/R, или поиск транзакции.
	Мастер счета. Открывает экран всех карманов фолио.
	Печать счета.

Для начисления услуг и приема платежей используется пиктограмма «Создание».

В Типе необходимо выбрать услугу (или вид оплаты), затем указать плательщика (Гость,

Дополнительный счет, Группа, A/R, Т/А, Фирма) и внести сумму.

Оплата услуг гостем вносится в счет со знаком МИНУС.

Выписка гостя (наличная оплата)

1. Найти гостя в списке Выезд – пиктограмма. Если гость уезжает досрочно, следует использовать для поиска Мастер запроса – пиктограмма

2. На экране Базовый – Рабочая форма гостей нажать кнопку «Выезд».

3. В открывшемся счете просмотреть баланс гостя.

4. Если баланс равен 0, сохранить счет при помощи пиктограммы или клавиши F10, затем сохранить карточку гостя (используя ту же пиктограмму или клавишу).

5. Если баланс больше или меньше 0, найти причину задолженности гостя (положительный баланс) или гостиницы (отрицательный баланс).

6. В случае обнаружения ошибок в начислениях провести коррекцию. Коррекцию можно проводить либо полной отменой неверного начисления и созданием нового правильного начисления, либо начислением с соответствующим знаком корректирующей разности. При этом необходимо заполнять комментарий к начислению.

7. В случае задолженности гостя списать долг: Нажать на кнопку Создание – пиктограмма.

8. В окне Начисления в поле Тип нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2.

9. Выбрать транзакцию Остатки по счетам.

10. В поле Сумма баланс с отрицательным знаком попадает автоматически.

11. Нажать ОК.

12. Распечатать счет: нажать кнопку Печать, в окне печати выбрать плательщика, нажать ОК.

13. Сохранить счет (пиктограмма или клавиша F10).

14. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

15. В случае задолженности гостиницы перед гостем списать задолженность: нажать на кнопку Создание – пиктограмма

16. В окне Начисления в поле Тип нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2 и выбрать в списке транзакций Остатки по счетам.

17. В поле Сумма баланс попадает автоматически (положительная цифра).

18. Нажать ОК в окне Начисления.

19. Распечатать счет (п.12).

20. Сохранить счет (пиктограмма или клавиша F10).

21. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

Выписка гостя (безналичная оплата)

1. Найти гостя в списке Выезд – пиктограмма. В случае досрочного выезда гостя использовать для поиска Мастер Запроса – пиктограмма.

2. Нажать на кнопку Выезд на экране Базовый – Рабочая форма гостей.

3. В открывшемся счете нажать на кнопку Отмена в окне Начисления.

4. Нажать кнопку Печать (для печати счета).

5. В окне Печати счета выбрать плательщика A/R и нажать ОК.

6. В распечатанном счете посмотреть сумму налога с продаж.

7. Нажать кнопку Создание – пиктограмма

8. В поле Тип нажать на правую кнопку мыши или на клавишу F2 и выбрать транзакцию Налог с продаж.

9. В поле Сумма внеси сумму налога с продаж, указанную на счете, с отрицательным знаком.

10. В комментарии указать «Освобождение от налога с продаж».

11. Нажать ОК на окне Начисления.

12. Нажать на кнопку Создание – пиктограмма

13. В поле Тип выбрать транзакцию БН (безналичная оплата).

14. В поле Сумма баланс безналичный попадает автоматически (при условии, что все начисления безналичные лежат в кармане A/R).

15. Нажать ОК на окне Начисления.

16. Распечатать счет: нажать кнопку Печать, в окне печати выбрать плательщика, нажать ОК.

17. Сохранить счет (пиктограмма или клавиша F10).

18. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

Выписка гостей с раздельными счетами

1. В списке Выезда (пиктограмма) найти выписываемых гостей.

2. Открыть карточку гостя.

3. В окне Разделения счетов выбрать гостя и нажать кнопку Выезд

4. На вопросе «Check out account #…?» (Выписать гостя №…, Ф.И.О.) нажать Да.

5. Если у гостя не нулевой баланс, появляется предупреждения о балансе на счете. Нажать ОК.

6. Произвести нужные операции на счете гостя для сведения баланса к нулю.

19. Распечатать счет: нажать кнопку Печать, в окне печати выбрать плательщика, нажать ОК.

7. Сохранить счет (клавиша F10 или пиктограмма).

8. Выписать второго гостя, если он уехал, таким же способом.

9. Сохранить карточку раздельных счетов (F10 или пиктограмма).

10. Если второй гость продолжает жить один в данной комнате, необходимо обновить тариф для одного проживающего.

11. После сохранения карточки выписанного гостя, на экране Разделения проживания нажать на кнопку Мастер – пиктограмма

12. В Мастере выбрать текущий день.

13. В колонке План (тарифный план) на коде тарифа нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2.

14. В появившемся окне Тарифов нажать ОК.

15. Повторить эту операцию на всех остальных днях проживания гостя.

16. Сохранить карточку раздельного проживания (пиктограмма или клавиша F10).

Сетка комнат

Функция просмотра Сетка комнат используется, при поселении гостей, при назначении комнат для ожидаемой группы, при необходимости сделать выборку комнат. Нажав на пиктограмму, вы имеете возможность отобразить список комнат, в котором отмечен статус каждой комнаты на текущую дату.

Комнаты, выделенные Серым цветом, являются СВОБОДНЫМИ. В ячейке также присутствует стилизованный Ключ.

Комнаты, выделенные Красным цветом, находятся НА РЕМОНТЕ. В ячейке также присутствует стилизованный Экскаватор.

Комнаты, выделенные Голубым цветом, являются ЗАНЯТЫМИ. Ниже указано имя гостя, кто проживает в комнате.

Комнаты, выделенные Белым цветом, ОСВОБОЖДАЮТСЯ СЕГОДНЯ. Ниже указано имя гостя, выезд которого планируется в текущую дату.

Комнаты, выделенные Зеленым цветом, ЗАБРОНИРОВАНЫ НА СЕГОДНЯ. Ниже указано имя гостя, для кого забронирована комната.

Комнаты, выделенные Желтым цветом, находятся в состоянии ПРЕРЕГИСТРАЦИЯ. Статус гостя при этом остается «R» -бронь. Это означает, что ключ гостю еще не может быть предоставлен. Ниже указано имя гостя, для кого забронирована комната.

Галочка, стоящая рядом с ключом, означает, что данная комната еще не убрана.

Чтобы посмотреть список всех гостей, связанных с конкретной комнатой, следует дважды нажать на правую кнопку мыши при указании на комнату.

Чтобы посмотреть фотографию комнаты, следует дважды нажать на левую кнопку мыши при указании на комнату.

Пиктограмма «Запрос» на панели инструментов используется при необходимости сузить критерии поиска. Используя данную функцию, вы можете, например, просмотреть все чистые и свободные комнаты. Увидев их на экране, вы сможете определить, какие из них забронированы, а какие нет для приезжающих гостей.

После выбора комнаты, необходимо выйти из Сетки комнат и ввести выбранный номер комнаты в соответствующем поле фолио гостя. Если выбранная комната относится к типу комнаты, отличному от забронированного, система выдаст сообщение, что изменен тип комнаты и запросит подтверждение. Также будет высвечиваться требование подтверждения в случае, если изменение типа комнаты влечет за собой изменение тарифа.

Вы также можете найти нужную комнату, дважды нажав на правую кнопку мыши в строке номера комнаты гостевого фолио. Такая команда выведет на экран список комнат и покажет, какую из свободных вы можете предложить гостю.

1. Сетка комнат доступна из экрана Базовый – Рабочая форма гостей и из карточки гостя.

2. В Рабочей форме гостей или в карточке гостя нажать на кнопку Сетка комнат – пиктограмма

3. Для быстрого перехода к нужной комнате в правом нижнем углу в поле Введите комнату ввести номер комнаты и нажать Enter (на клавиатуре).

Диаграмма комнат

1. Диаграмма комнат – пиктограмма доступна из экрана Базовый – Рабочая форма гостей, а также из карточки гостя.

2. Находясь в экране Рабочая форма гостей или в карточке одного гостя, нажать на кнопку Диаграмма комнат.

3. Для быстрого поиска комнаты или даты ввести в правом нижнем углу в поле Введите дату/комнату нужную дату и/или комнату, нажать Enter (на клавиатуре)

4. Для того, чтобы увидеть на экране информацию по разделенным счетам (местовое поселение), нажмите на пиктограмму.

Наличие комнат

1. Таблица Наличие комнат – пиктограмма доступна из каждого экрана системы.

2. Нажать на кнопку Наличие комнат.

3. На экране в правом нижнем углу в поле ‘Введите дату’ ввести дату для перехода на нужный день в году, затем на клавиатуре нажать Enter.

Наличие комнат – это количество комнат для продажи на данную дату. В это количество входят:

- Занятые комнаты, из которых пройдет выезд в данную дату, которые не задействованы в бронях по количеству на данную дату

- Свободные комнаты (чистые или грязные), которые не задействованы в бронях по количеству на данную дату

Свободные комнаты – это список конкретных комнат, которые в данный момент свободны, но они могут быть задействованы в бронях по количеству на данную дату.

Не следует сравнивать список свободных комнат и количество комнат в наличии, поскольку в зависимости от времени, в котором идет сравнение, различие может идти сначала в одну, а потом в другую стороны. Например, утром в 9:00, когда выезд еще не проведен, комнат в наличии, куда входят выездные комнаты, может быть больше, чем в списке свободных комнат (тут еще надо конкретизировать чистых или грязных). Вечером, когда закончилась уборка, и при большом количестве не заехавших гостей (комнаты держатся в бронях), комнат в наличии может быть значительно меньше, чем список свободных комнат. При отсутствии комнат на выезде в данную дату и отсутствии броней на данную дату количество комнат в наличии и в списке свободных комнат (чистых и грязных) совпадает. Эти цифры можно отследить по сводке гостиницы на экране F3.

1. Учтено – базовое количество комнат, из которого вычитаются проданные комнаты
2. Ремонт – вычитается из наличия комнат
3. На выезде – входит в наличие комнат
4. Занято – вычитается из наличия комнат
5. Свободно – входит в наличие комнат
6. Ожидаемый заезд – вычитается из наличия комнат

1. К продаже – наличие комнат (пункт 1 – пункт 2 – пункт 4 – пункт 6)
2. Продано (пункт 4 + пункт 6)

Некоторые частные случаи работы портье

Поселение нескольких гостей в одну комнату при комбинации видов оплат: безналичная и наличная. Один гость будет проживать за безналичный расчет, другой гость в этой же комнате за наличный расчет.

1. Поселить по брони гостя по безналичной оплате.

2. Поставить количество взрослых 2 (если заявка была только на одного гостя).

3. На появившемся окне-предупреждении об изменении тарифа для 2-х взрослых нажать Отмена (при поселении в двухместные комнаты).

4. Написать вторую фамилию в Паспорте – пиктограмма

5. В примечаниях указать: доплата за второе место – за наличный расчет (в одноместных комнататх и в случае трехместного проживания – доп кровать за наличный расчет).

6. Сохранить карточку гостей.

7. Распечатать визитки.

Подселение к уже живущему гостю с раздельной оплатой комнаты. Гость проживает несколько суток, к нему подселяется другой гость. Оплата проживания производится каждым гостем отдельно.

1. Найти гостя в списке проживающих – пиктограмма

2. В карточке гостя нажать на кнопку разделения счетов – пиктограмма

3. В экране Раздельных счетов нажать на кнопку

4. Внести фамилию подселяемого гостя в поле фамилии на появившейся строке.

5. Заполнить поле Принято от.

6. Для обновления одноместного тарифа на двухместный тариф, открыть окно Мастер, нажав на пиктограмму

7. В Мастере выделить текущий день.

8. В графе План (тарифный план) на коде тарифа на строке текущего дня нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2.

9. В появившемся окне тарифов нажать на кнопку ОК.

10. Повторить эту операцию на каждом дне проживания.

11. Сохранить карточку раздельного проживания.

12. Распечатать визитку второму гостю.

Продление проживания с изменением вида оплаты.

Гость жил по безналичному расчету, продлевает проживание за наличный расчет.

1. Открыть карточку гостя.

2. Изменить дату выезда на карточке гостя.

3. В поле Гарантия оплаты изменить Безналичная оплата на Наличная оплата.

4. Изменить тариф – выбрать тариф, по которому гость продляется.

5. Аннулировать инструкцию трансфера на плательщика A/R.

6. Сохранить карточку гостя.

Заезд гостя по безналичной оплате до указанной даты в брони, оплата дополнительных суток за наличный расчет.

1. Найти бронь при помощи Мастера запроса – пиктограмма

2. Нажать кнопку Сheck In.

3. В Мастере (пиктограмма) изменить тариф на текущий день и другие дни, за которые гость платит наличными.

4. На текущем дне нажать в графе Тариф на коде тарифа на правую кнопку мыши или клавишу F2.

5. Выбрать в окне тарифов соответствующий код и нажать кнопку ОК.

6. При появлении вопроса, применять ли изменение тарифа к остальным дням, нажать кнопку Отмена.

7. Повторить операцию на других днях, за которые гость платит наличными.

Изменение типа комнаты при безналичной оплате.

Гость живет по безналичной оплате в комнате *** и хочет переселиться в более комфортный тип комнаты, разницу оплачивает наличными рублями.

1. Открыть карточку гостя.

2. В поле Тип комнаты нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2 и выбрать другой тип комнаты.

3. При появлении предупреждения об изменении тарифа нажать кнопку Отмена.

4. В примечаниях написать: доплата за проживание за наличный расчет, и указать, из какого типа комнаты гость переселился.

5. Сохранить карточку гостя.

6. В случае если данное изменение проводится не на текущий день, а на один или несколько дней в будущем, следует использовать Мастер – пиктограмма. После изменения типа комнаты появляется предупреждение об изменении тарифа

для нового типа комнаты. В окне предупреждения нажать Отмена. Тариф остается таким же, какой был для предыдущего типа комнаты.

После поселения гость возвращается в службу приема и аннулирует поселение.

1. Найти гостя по списку Проживание – пиктограмма

2. На экране Базовый – Рабочая форма гостей нажать кнопку Выезд

3. На открывшемся счете нажать кнопку Выход – пиктограмма

4. Сохранить карточку гостя, нажав на пиктограмму или клавишу F10.

В данном случае кассир должен вернуть гостю оплаченную сумму. Это можно сделать как до выписки, так и после. В поле комментария транзакции возврата пишется «Отказ от поселения».