Поселение без брони

Вход в функцию «Поселение без брони» для нового клиента.

Изменение
Выход в гостевое фолио выделенного клиента с возможностью просмотра и/или редактирования введенной информации.

Поселение гостя без брони .

1. Находясь на Рабочей форме гостей, нажать на пиктограмму . Процесс поселения гостя без брони аналогичен процессу создания новой брони.

2. Заполнить обязательные поля в карточке гостя, проходя по форме с помощью клавиши Tab. В случае необходимости используйте клавишу расшифровки кодификаторов F2.

3. Нажать на пиктограмму «Паспорт». Заполнить необходимые поля паспортных данных гостя. При поселении в комнату нескольких человек без разделения счетов, добавлять строчки в левой части экрана с заполнением паспортных данных - в правой. Нажать OK и вернуться на карточку гостя.

4. При необходимости использовать пиктограмму «Дополнительные услуги» (дополнительная кровать, доплата за комнату наличными, доплата за второе место, питание, поздний выезд), если это применимо к данному гостю. Нажать OK и вернуться на карточку гостя.

5. При позднем выезде или раннем заезде использовать пиктограмму «Информация заезда/выезда». Установить время выезда из гостиницы. Нажать OK и вернуться на карточку гостя.

6. Выбрать опцию «Печать регистрационной карты». При наличии специальных бланков проконтролировать наличие бумаги в принтере. Напечатать регистрационную карту.

7. При оплате при регистрации наличными или кредитной картой нажать пиктограмму «Счет». Пиктограмма в верхней части экрана с входящей стрелкой служит для ввода транзакции. При необходимости напечатать гостю счет по оплате, обязательно предъявить кассовый чек.

8. Сохранить счет гостя, нажав на клавишу F10 или на пиктограмму

Поселение гостя по брони

1. Найти нужную запись брони по списку Заезд.

2. Нажать кнопку Check In.

3. Если при поселении возникает необходимость сделать изменения в карточке гостя (например, изменить тип комнаты, кол-во взрослых, детей, номер комнаты и т.д.), произвести изменения.

4. Далее смотреть пункты 3-9 поселения без брони.

Изменение типа комнаты

Возможно, при заселении гостя потребуется изменить указанный в карточке гостя тип комнаты либо заданный ранее номер комнаты. Для нахождения необходимой комнаты в экране выбора комнат вы можете воспользоваться пиктограммой «Запрос» и указать необходимые параметры поиска другой комнаты. В полученном списке комнат, соответствующих указанным параметрам, выберете необходимую комнату и запомните карточку гостя.

Иногда комнату необходимо поменять уже проживающему гостю. Сделать это можно из гостевой формы, нажав правой кнопкой мыши на поле комнаты, и выбрав из списка другую, либо воспользовавшись режимом «Запрос», ввести параметры поиска нужной комнаты.

В случае, когда тариф новой комнаты отличается от первоначального тарифа, система даст соответствующее предупреждение. Система также выдаст сообщение, что выбранная вами комната относится к типу, отличному от типа, указанного ранее.

Если гость при поселении меняет заранее зарезервированную для него комнату, статус этой комнаты переходит в разряд «Свободный» и «Неубранный» несмотря на то, что фактического поселения в эту комнату не происходило. Необходимо сделать соответствующие изменения в Модуле Горничных, чтобы в данную комнату можно было производить заселение других гостей. При заселении гостя статус комнаты автоматически меняется на «Неубранный».

Разделение счетов (проживание на месте)

В случае, если бронь на комнату сделана на нескольких человек при разделении счетов (поселение по местам), то гости могут проходить процедуру поселения как одновременно, так и поодиночке в разное время.

В начале процедуры поселения одного из гостей, для которого зарезервировано место в комнате, появляется окно с запросом: хотите ли вы заселить и других гостей, для которых сделана бронь, в эту же комнату. Выберете один из предложенных вариантов ответа и переходите к выбору комнаты, в который будет произведено поселение. Номер комнаты необходимо указать в функции определения раздельного проживания.

В этой же функции определяются и условия разделения оплаты стоимости комнаты для каждого из гостей. Введите требуемый номер комнаты, либо выберете номер комнаты из списка, нажатием правой клавиши мыши.

Стоимость проживания гостя начисляется, исходя из условий, указанных в списке раздельного проживания, независимо от того, произошла ли регистрация других гостей в эту же комнату или нет. Необходимо, чтобы ночной аудитор проводил проверку комнат с раздельным проживанием и проверял правильность начисления стоимости за проживание каждого из гостей.

1. Поселить гостя без брони. Заполнить карточку для одного гостя (для двух, при условии совместной оплаты части комнаты двумя гостями и оплаты другой части комнаты третьим гостем).

2. Нажать на пиктограмму разделение счетов

3. В экране Разделение счетов нажать на кнопку

4. Внести фамилию гостя в появившейся строке.

5. Заполнить поле Принято от.

6. Сохранить карточку раздельного поселения.

Поселение групп

1. На экране Рабочая форма гостей нажать кнопку Мастер групп – пиктограмма

2. В Мастере запроса ввести подходящие критерии для поиска заехавшей группы.

3. Открыть карточку группы – двойной щелчок мыши или кнопка ОК.

4. В случае, если заехала вся группа, войти в меню Опции и выбрать Авторегистрация.

5. В случае, если заехали только некоторые члены группы, пометить заехавшие номера галочкой слева от фамилии, войти в меню Опции, выбрать Авторегистрация.

6. После регистрации внести фамилии гостей в карточки. В одноместных комнатах нажать на фамилии на правую кнопку мыши и написать фамилию в появившемся окне. В двухместных комнатах – открыть карточку и в окне Паспорт (пиктограмма) внести фамилии всех гостей.

7. После внесения фамилий в карточки гостей сохранять каждую карточку.

Сообщения для гостя

1. Найти гостя по нужному статусу (Проживание, бронь).

2. Открыть карточку гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. В карточке гостя нажать кнопку Сообщения – пиктограмма

4. В окне Сообщения нажать кнопку Добавить.

5. На появившейся строке написать тему сообщения (кратко).

6. В правой части в окне Сообщение от заполнить поля Из и Телефон.

7. Выбрать действие, соответствующее данному сообщению.

8. Написать текст самого сообщения в белом поле под действиями.

9. Нажать кнопку ОК.

10. Сохранить карточку гостя.

Флаги по гостю

1. Найти гостя по нужному статусу (Проживание, бронь).

2. Открыть карточку гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. В карточке гостя нажать кнопку Сообщения – пиктограмма

4. В окне Сообщения нажать кнопку Добавить.

5. Выбрать Тип – Флаг.

6. В появившейся строке написать тему Флага.

7. В окне Сообщение от в поле Отдел выбрать отдел, для которого оставляется Флаг.

8. В белом поле написать текст Флага.

9. Нажать кнопку ОК.

10. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

Удаление сообщений, флагов

1. Выбрать гостя, у которого необходимо удалить флаг или сообщение.

2. Открыть карточку гостя (двойной щелчок мыши или кнопка Изменения).

3. В карточке нажать кнопку Сообщения – пиктограмма

4. Выбрать сообщение или флаг, который надо аннулировать.

5. Нажать кнопку Отмена

6. Нажать ОК.

7. Сохранить карточку гостя (пиктограмма или клавиша F10).

Дублирование карточки не заехавшего гостя

1. Найти гостя, выбрав статус в Мастере Запроса Незаезд, и указать требуемые параметры для поиска.

2. На экране Базовый - Рабочая форма гостей нажать кнопку Дублирование

3. На окне с вопросом «Регистрировать гостя?» нажать Да.

4. В открывшейся карточке гостя заполнить поля Ночей, Выезд, Тип комнаты, Комната.

5. Если гостей несколько, указать все фамилии в кнопке Паспорт – пиктограмма

6. Сохранить карточку гостя.

Дополнительные функции при поселении

Система позволяет поселить гостя по брони, в которой ошибочно было указано поселение на будущую дату. Система сохранит прежнее количество ночей проживания, изменив лишь дату отъезда.

При необходимости можно дублировать бронь и производить изменения в полученной таким образом копии брони.

Если вы откроете бронирование датой ранее указанной в ней даты заселения, система предупредит вас сообщением, что данная бронь не планировалась к заселению сегодня. Такое сообщение носит информационный характер, и дата заезда в брони может быть изменена. Как только вы производите такое изменение, дата отъезда изменяется автоматически в соответствии с проставленным количеством ночей проживания, а дата заезда устанавливается сегодняшним числом.

Бывают случаи, что требуется заселить уже выписавшегося гостя. Такие случаи происходят, если гостя выписали по ошибке или гость узнает, что его рейс отменили, или же гость случайно выписал себя сам по системе интерактивного телевидения (если таковая установлена).

Делается запрос на всех выписавшихся гостей. Затем выделяется имя гостя или гостей, выписавшихся требуемой датой. Пиктограмма «Откат» (UNDO) используется для клиентов, выписавшихся сегодня, но не для тех, кто выписывался датами раньше. Нажмите на пиктограмму «Откат», войдите в Гостевую карточку, внесите изменения в графу «Дата отъезда» и сохраните вновь введенные данные.

1. Откат возможен только в течении текущего дня.

2. Найти гостя по списку Проживание – пиктограмма

3. На экране Базовый – Рабочая форма гостей нажать кнопку Откат.

4. В открывшейся карточке гостя заполнить поле Принято от.

5. Сохранить карточку гостя.

Расчет и выписка гостей

Все расчеты с гостями производятся в Счете (фолио) , который доступен из карточки гостя.