НЕ начислять

не обязательно к заполнению. Количество буквенно-цифровых символов – 1. Вводится только буква Y, или поле остается пустым. Этот признак является указанием другим службам (и некоторым интерфейсам) не оказывать услуги гостю в кредит.

Примечание

не обязательно к заполнению. Информация для комментария.

Т/А 1

не обязательно к заполнению. Поле содержит ссылку на карточку туристического агентства. Нажав F2, можно просмотреть список Т/А.

Ком

Поле заполняется автоматически в зависимости от статуса записи комиссионного вознаграждения. N – комиссия не выплачивается, Y – комиссия выплачивается, T – комиссия сформирована.

Группа

не обязательно к заполнению. Поле содержит ссылку на карточку групповой брони. Нажав F2, можно просмотреть список групповых броней.

A/R

Поле становится обязательным к заполнению при безналичной оплате. Поле содержит ссылку на карточку счета дебитора. Нажав F2, можно просмотреть список счетов дебиторов.

Если вы заполните все обязательные поля, сохранить данные можно нажимая клавишу F10, или на пиктограмму «Запись».

Мастер Запроса

Нажав на пиктограмму «Запрос» или функциональную клавишу F2, вы попадаете в таблицу Мастер Запроса. Из данного окна можно производить поиск клиентов, которые соответствуют введенным параметрам.

Иногда после завершения процесса создания брони, введенную информацию требуется просмотреть или внести в неё изменения. Любые операции такого плана выполняются из базового модуля – рабочей формы гостей. Для начала необходимо вызвать информацию о госте на экран.

Это можно сделать с помощью функции «Запрос». Верхнее левое окно показывает параметры сортировки. Обычно сортировка производится по имени гостя или названию фирмы, но вы можете построить поиск и по другим параметрам. Одновременно можно выбрать лишь один параметр сортировки.

Нижнее левое окно показывает информацию о статусе клиентов, которых требуется найти. Необходимо выбрать хотя бы один вариант статуса. Поиск можно проводить по нескольким выделенным статусам.

Правое окно содержит поле для выбора фильтра. Фильтры значительно суживают рамки поиска до клиентов с определенной фамилией, датой приезда и т.д.

Таблица запроса состоит из четырех частей.

Сортировка – Порядок, в котором запрашиваемая информация будет отображаться на экране.

Статус – Каждый номер брони в системе находится в одном из семи статусов. Вы должны указать, какие статусы вы запрашиваете.

Фильтр – Вы можете уточнить ваш поиск информации заполнением фильтра. При вводе меньшей информации Вы расширяете поиск и отображаете больше броней.

Архив – Система по умолчанию производит поиск броней с окончанием не старше 15 дней. Вы можете изменить дефолт при поиске более старых броней.

Сортировка по умолчанию – поИмени (фамилия гостя).

Имяищет только по фамилии. Введите несколько первых букв фамилии.

Информация, извлекаемая через Мастер Запроса отображается в виде Общего Списка, как показано ниже:

Список гостей, которые соответствуют всем указанным вами критериям, появится на экране. Названия колонок сориентируют вас относительно указанной информации. Индикаторы гостевого поля следующие:

Индикаторы колонок гостевого поля

	Гость, расплачивающийся наличными (с обязательной предоплатой)
	Статус клиентаРPermanet Постоянный счетIIn house ПроживаетRReservation БроньWWait list Лист ожиданияCCancel Аннулированная броньNNo show НезаездOСhecked Out Выехал
	Разделение счетов (проживание и расчет за место в комнате). Отображается в строках счетов, которые делят оплату комнаты на две и более части.
	Индикатор наличия оставленного для гостя сообщения. Отображается в строках счетов для обозначения ждущего сообщения на карточке гостя.
	Индикатор наличия сообщения по гостю для пользователей из других отделов – Флаг. Отображается в строках счетов для обозначения установленного флага на карточке гостя.

Просмотреть детальную информацию о госте можно двумя способами: дважды нажать левой кнопкой мыши на строку с именем клиента или выделить имя клиента и нажать на пиктограмму «Изменение». Практически любую информацию о госте можно изменять. Система ведет журнал внесенных изменений по каждому пользователю.

Статусы номеров счетов и их изменения представлены следующими сокращениями:

Помимо универсального запроса существуют также специализированные запросы, которые используются для только для текущей даты. В строке инструментов Рабочей Форме Гостей базового модуля расположены следующие иконы:

§ Список заезда (Shift+F1) – Ожидаемый заезд на текущую дату (R).

§ Список проживания (Shift+F2) – Текущее проживание (I).

§ Список выезда (Shift+F3) – Ожидаемый выезд на текущую дату (I).

§ Общий список (Shift+F4) – Комбинация заезда на текущую дату (R), текущего проживания (I), фактического выезда на текущую дату (O), и аннуляций за текущую дату (C).

Блокирование (закрепление) комнат

Иногда требуется зарезервировать комнату для какого-либо гостя. Блокирование комнаты подразумевает закрепление определенной комнаты за клиентом, которую больше никто не может использовать для бронирования. Такое требуется в случае размещения групп, поселения в комнаты люкс, совмещенные комнаты или выполнение специальных пожеланий клиента.

Находясь в карточке гостя, выведете на экран список свободных комнат.

Специальные пожелания клиента (если они есть) появляются в нижнем левом углу экрана в качестве помощи в поиске нужной комнаты.

Описания конкретной комнаты будут видны в нижней средней части экрана.

Небольшая электронная фотография комнаты появится в правой нижней части экрана.

Выберите нужный номер комнаты и дважды нажмите левой кнопкой мыши на выделенную строчку.

Отмена брони

Как и любая операция по бронированию, отмена брони производится из экрана Гостевого поля. Нажмите на пиктограмму Отмена, находящуюся на нижней панели инструментов. Появившееся окно высвечивает возможные коды причин отмены брони.

Такая бронь будет иметь статус C - «Cancelled».

Далее курсор автоматически попадает в поле «Принято от», и вам необходимо ввести фамилию отменяющего бронь лица. После выполнения этой операции сохраните изменения.

Система предусматривает возможность восстановления отмененной брони в случае, если клиент меняет свое решение или отмена была сделана по ошибке. Для восстановления отмененной брони сделайте запрос на все отмененные брони. Появляется список всех отмененных броней. Пиктограмма «Откат» выделяется темно-серым цветом, сигнализируя, что данная функция доступна к выполнению. Вы можете восстановить любую бронь с заездом на сегодняшний день или на будущую дату. Восстановление броней с прошедшей датой заезда система не выполняет.

Дублирование броней

Функция дублирования существующей брони удобна, если у нескольких гостей условия проживания одинаковые, например, при оформлении броней для членов группы. Для дублирования брони сначала выведете на экран информацию о клиенте.

Пиктограмма «Дублирование» становится темно-серой, сигнализируя, что данная функция может быть выполнена.

Верхняя часть экрана выдает сообщение, что вы выполняете функцию дублирования для гостя, для которого есть бронирование.

Поле Принято от не копируется, и для завершения операции необходимо заполнить данное поле именем человека, сделавшего запрос на данное бронирование.

Дополнительные имена («Паспорт»)

Данная функция дает возможность добавлять имена других гостей (Дополнительное имя) к информации по определенному клиенту, не создавая при этом отдельной гостевой карты, т.е. без разделения счетов. Любое добавленное имя будет занесено в информационный лист для телефонных операторов. В то же время в счете будет указана только одна фамилия – клиента, на которого заведена гостевая карта, т.е. дополнительные гости не смогут получить отдельного счета за проживание на свое имя. Это удобно для проживающих в одной комнате гостей с разной фамилией, которые расплачиваются по одному счету.

Пиктограмма «Паспорт» в карточке гостя, для которого указаны дополнительные имена, будет выделена.

Пиктограмма «Добавить» в нижней части экрана дает возможность добавлять неограниченное количество дополнительных имен на одну гостевую карту.

Рядом с каждым именем видно небольшое окно. Галочка в одном из них указывает, на какое имя будет выписываться счет. Такое имя считается основным по отношению к другим именам. Если вы поставите галочку

рядом с другим именем, оно становится основным и перемещается на первую строчку.

Разделение счетов

Для клиентов с поселением на место заводятся отдельные лицевые счета (фолио), и при выписке такие клиенты расплачиваются независимо друг от друга. Система дает возможность ведения раздельной оплаты за место в комнате, причем тариф на комнату может быть разделен поровну или любым другим способом.

На панели инструментов находится пиктограмма «Разделение счетов». Нажав на эту пиктограмму, вы можете добавить к существующей брони еще одну бронь. С помощью этой команды создается новый счет, и гость может независимо от соседей по комнате заселяться и выписываться.

Для поселения клиента на место вам необходимо добавить имя второго гостя (не путать с Дополнительными именами) в существующую карточку. Дата заезда и отъезда для второго гостя автоматически устанавливаются как для первого, но это можно изменить. Система далее по умолчанию устанавливает команду «Разделить поровну», и тариф на комнату разделяется между двумя гостями поровну.

Гибкие тарифы («Мастер»)

Некоторые тарифы могут изменяться в зависимости от дней недели. Система проставит тариф в зависимости от дня недели заезда клиента. С помощью функции «Гибкие тарифы» вы можете изменять тарифную ставку в течение всего срока проживания клиента. Эта функция также дает возможность предоставлять установленный тариф с понедельника по пятницу и предоставлять корпоративные скидки тому же гостю в выходные. Таким образом, с помощью «Гибких тарифов» можно начислять различные суммы за сутки в период проживания клиента. Указав Системе различные тарифные планы, пользователь может далее не беспокоиться о выборе тарифа из них на ежедневной основе.

Если вы захотите вручную изменить тариф за ночь проживания, это можно сделать, подведя курсор в начало строки «Тариф» и ввести нужную сумму. Для сохранения информации нажмите OK.

На этом же экране меняется тип и номер комнаты. Следует иметь ввиду, что изменение типа и номера комнаты не в текущую дату означает только напоминание о переселении. Автоматически переселения не произойдет, поскольку это зависит от наличия нового типа комнат и от состояния новой комнаты.

Привязка к туристическим агентствам (Т/А)

Система имеет специальное поле, в которое вносится информация по бронированию от туристических агентов (T/A), отслеживаются суммы комиссионного вознаграждения и контролируется их оплата.

Туристическое агентство может значиться в системе под своим номером IATA, тогда при заполнении поля «Туристический агент» можно будет вписывать только номер IATA. Можно ввести первые буквы названия агентства и система подберет нужную информацию из базы данных. Из найденной информации вы можете выбрать нужного туристического агента или создать новую карту с информацией.

Если с указанной категории тарифа платится комиссионное вознаграждение, в поле «Комиссионные» появится буква Y. В зависимости от политики гостиницы всех туристических агентов можно будет разделить на группы TA1 и ТA2. Группа туристических агентов TA2 может получать дополнительные бонусы, более высокий процент комиссионных или же без получения комиссионных.

Карточку ТА можно создать прямо из базового модуля. Для этого в поле ТА необходимо сначала нажать F2, затем отменить окно запроса и нажать клавишу «Новый ТА». Подробнее о работе с карточками ТА можно прочитать в соответствующем разделе.

Привязка к счетам-дебиторам (А/R)

При безналичном виде оплаты Система требует заполнения поля счета-дебитора (A/R) в обязательном порядке. Для ведения счетов-дебиторов в системе создается специальная форма с указанием кода счета-дебитора и адресной информации.

Для поиска соответствующего счета-дебитора можно либо набрать несколько знаков в поле счета-дебитора, либо нажать функциональную клавишу F2. В отличие от заполнения поля ТА, если соответствующего кода счета-дебитора не существует, его нельзя создать «налету». Эти данные вводятся и контролируются в бухгалтерии.

Подробнее о работе с карточками A/R можно прочитать в соответствующем разделе.

Дополнительные услуги

С помощью специальных кодов в гостевую карту можно заносить пожелания клиентов или дополнительные услуги. В зависимости от конфигурации системы такие коды распечатываются или не распечатываются на информационных материалах для

клиента. Если клиент должен оплачивать дополнительные услуги, начисления могут производиться один раз во время процедуры ночного аудита. Гостиница имеет возможность выбирать, взимать ли плату с клиентов за дополнительные услуги или нет.

Чтобы просмотреть или отредактировать пожелания того или иного клиента, нажмите на эту пиктограмму.

Информация по заезду / выезду

Система дает возможность зафиксировать время приезда и выезда гостя из гостиницы, а также необходимую информацию по виду транспорта и другим деталям. Это имеет особое значение для гостиниц, которые встречают своих клиентов в аэропортах, а также в некоторых других случаях.

Для введения информации по виду транспорта предлагаются следующие опции: самолет, автомобиль, автобус, поезд и прочее. В поле Инфо может быть введен номер рейса или другая полезная информация по прибытию. Поле Время позволяет ввести в произвольном формате время приезда, но лучше использовать европейский формат времени, так как соответствующий отчет сортируется по времени. Следующее поле Примечание не имеет ограничений по длине. В него может быть внесена дополнительная информация по заезду, например, где встречать гостей.

Для ввода информации по заезду/выезду необходимо найти гостя по запросу с соответствующим статусом, открыть карточку гостя при помощи двойного щелчка мыши или клавиши F2, нажать кнопку Информация по заезду/выезду – пиктограмма . В соответствующем поле указать время заезда/выезда, нажать ОК, сохранить карточку гостя.

Сообщения / Флаги / Примечания

Система позволяет закреплять Сообщения, Флаги и Голосовую почту в карточке гостя.

Сообщения – информация, которая должна быть доставлена гостю.

Флаг – сообщение для другого отдела или отделов по данному гостю.

Примечания – информация общего характера о госте.

Соответствующая пиктограмма находится в верхней панели экрана, служит для работы одновременно с тремя режимами и выглядит как .

Поле Тема и поле Сообщение являются единственными для обязательного ввода на этом экране. Другие поля заполняются по необходимости, но предпочтительнее использовать их наиболее полно.

Сразу же при дополнении к лицевому счету Сообщения или Флага соответствующая пиктограмма углубляется.

Авансовые Депозиты

В зависимости от политики и технологии, гостиница может принимать или не принимать авансовые депозиты. Их не следует путать с гарантией по кредитной карте, когда запоминается номер кредитной карты на случай неприбытия. Авансовый депозит является реальным платежом для брони либо наличностью, либо кредитной картой и кредитует лицевой счет клиента за услуги, еще не предоставленные гостиницей (до заселения).

Пиктограммой Счета является кошелек в верхней панели инструментов. Нажатием этой пиктограммы оформляется транзакция авансового депозита и кредитуется лицевой счет. Пиктограмма в верхней части экрана с входящей стрелкой служит для ввода транзакции.

Курсор по умолчанию находится на поле Код транзакции. Необходимо выбрать, какой из видов платежа необходимо начислить. В большинстве случаев авансовый депозит вносится наличными или соответствующей кредитной картой.

Кредитные операции (прием оплаты от гостя) вносятся СО ЗНАКОМ МИНУС.

Введенная бронь должна быть сохранена, в противном случае транзакция не сохранится.

Лист ожидания

Ведение листа ожидания необходимо для оформления броней в высокий сезон. Бронирования с занесением в лист ожидания не влияют на цифры по уровню загрузки до тех пор, пока их не переведут в реальные брони. Создание броней с занесением в лист ожидания производится через меню операций.

Брони из листа ожидания переводятся в реальные, как только появляются свободные комнаты. Перевод такой брони производится вручную, поскольку сотруднику гостиницы необходимо получить подтверждение клиента о его намерении забронировать комнату.

Для перевода брони с листа ожидания в реальную необходимо нажать пиктограмму «Запрос» и вызвать карту брони с пометкой сортировочного параметра “Лист ожидания”. Данный запрос выведет на экран все брони, находящиеся в листе ожидания на данный период (статус W – Wait list).

Далее выбираем из листа нужную бронь. Нажмите на пиктограмму «Действия» вверху экрана, и появится опция “Перевести в бронь»”. При нажатии этой кнопки статус записи изменяется с W – “Wait List Лист Ожидания” на R – “Reserved Бронь”. При этом необходимо дополнительно заполнить некоторые поля, которые подскажет система.