Етапи аналізу інформаційних потоків

Перед початком проектування інформаційної системи менеджменту потрібно сформулювати етапи формування інформаційного процесу, який полягає в проведенні наступних заходів:

1. Встановлення потреби в інформації. Потреби в інформації випливають з необхідності вирішення проблем прийняття рішення.

2. Отримання та ввід інформації. Отримання інформації може опиратися на внутрішньоорганізаційні джерела інформації (наприклад, облік звітності, інформація отримана від співробітників), або ж на позаорганізаційні джерела інформації (наприклад, офіційна статистика, консультанти організації). Вибір між внутрішніми та зовнішніми джерелами інформації є не тільки питаннями витрат, так, як певні дані можна отримати лише з певних джерел.

3. Нагромадження інформації. У випадку мінімізації витрат на інформацію рано чи пізно приходять до проблеми нагромадження інформації. Все це пояснюється громіздкістю початкових даних, які поступають від першоджерел.

4. Обробка інформації. Дуже часто інформація потрібна не в тій формі, в якій вона була зібрана. У цьому випадку потрібно обробити цілий ряд окремих відомостей для того щоб сформувати її у зручному для використання вигляді.

5. Передача інформації. Отримання і обробка інформації коштують дорого. В процесі передачі інформації необхідно вжити організаційні заходи для оптимізації внутрішніх потоків інформації., як правило, інформація поступає не в ті відділи, яким вона вимагається для обгрунтування прийняття рішення.

6. Представлення інформації зацікавленим службам. Певна важлива інформація повинна бути надана особам, що відповідальні за прийняття рішення.