Технология работы. Відкрийте папку Контакты

Відкрийте папку Контакты. Виділить контактну особу, якої треба подзвонити.

2. На панелі інструментів розкрийте список, клацнувши на кнопці Автонабор або виберіть у меню Действия команду Позвонить контакту. У списку виберіть один з контактних телефонів. Відкриється вікно Новый звонок (рис.7).

Рис. 7. Вікно Новый звонок.

3. Установіть прапорець “ При каждом звонке создавать запись в дневнике ”.

4. Клацніть на кнопці Позвонить. При наявності модему відразу почнеться набір телефонного номера й одночасно відкриється вікно Телефонный звонок (Рис. 8). Коли модем зробить з'єднання, можна зняти слухавку й закрити вікно Новый звонок.

5. У вікні Телефонный звонок зробіть запис про тему розмови й опишіть більш докладно зміст розмови. При достатній кваліфікації секретар уміє одночасно й говорити і фіксувати розмову.

6. Закрийте вікно після запису в ньому інформації про дзвінок. На питання програми Сохранить сделанные изменения? - відповідайте ствердно. Після цієї відомості про телефонний дзвінок збережуться в картці контакту й у Дневник.

Примітка. При відсиланні листів вам доводиться надписувати адреси одержувачів на конвертах, а також зворотну адресу. Цю роботу можна виконати автоматично, використовуючи відомості з папки Контакты. Для цього використається режим Слияние у програмі Word.

5.2.4. Папка, що відкривається при запуску Оutlook

При запуску середовища Оutlook автоматично відкривається одна з папок, наприклад, Входящие, яка містить інформацію про електронну пошту, що прийшла. Однак користувач може самостійно вказати папку, що буде відкриватися при запуску програми, наприклад, Оutlook сегодня. Навчиться задавати папку, що відкриває при запуску програми.

Технологія роботи

1. Запустите програму Оutlook.

2. У меню Сервис виберіть пункт Параметры.

3. Перейдіть на вкладку Дополнительно й натисніть кнопку Дополнительные параметры.

4. У вікні, що відкрилося, розкрийте список Открыть папку й виберіть папку Outlook сегодня, що буде відкриватися при запуску Оutlook.

5. Завершите роботу із програмою.

6. Знову відкрийте програму й переконайтеся, що при запуску відкривається задана вами папка.

Робота 3. ПЛАНУВАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ

Діяльність ділової людини досить різноманітна. Це й підготовка документів, і телефонні дзвінки, і організація прийому клієнтів, відвідувачів і багато чого іншого. Ця діяльність, пов'язана з рішенням поточних питань, непомітна непосвяченій людині. Однак від того, наскільки успішно й оперативно вона здійснюється, залежить ефективність роботи підприємства.

У середовищі Оutlook всі заходи підрозділяються на наступні групи, про які ви вже знаєте: Встречи, Собрания, События, Задачи, а также телефонные звонки.

Встречи (Зустрічі)

Встреча (зустріч) — це захід, що стосується однієї-двох осіб. Час зустрічі погоджується між ними й резервується в календарі. Встреча не вимагає залучення ресурсів: спеціального приміщення, часу на підготовку, матеріальних витрат.

Встречей можна називати щоденну доповідь керівникові, і телефонний дзвінок, і прийом відвідувачів. Важливо те, що, як правило, це - невелика справа, з погляду витрат часу на підготовку; вона планується на певний час і є однобічною (виконується особисто секретарем) або двосторонньою (бесіда двох чоловік). Хоча Встреча і планується на певний час, її завжди можна перенести, якщо на даний момент виникне інший, більш важливий захід.

Собрания (ЗБОРИ)

Собрания (Збори), на відміну від зустрічі, вимагають запрошення декількох осіб і залучення додаткових ресурсів. Проведення зборів повинне погоджуватися з усіма учасниками. Збори мають конкретну дату проведення, а також час початку й закінчення. Збори вимагають підготовки, пов'язаної зі складанням плану проведення, вибором місця й, звичайно ж, узгодженням з усіма учасниками.

События (ПОДІЇ)

Событие (Подія) - це сукупність заходів, пов'язаних з єдиним змістом, що протікають протягом тривалого часу. Подія припускає складання плану заходів і окремої підготовки кожного з них. Приклади подій: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними, тобто відбуватися раз у році в певний день (наприклад, день народження або річниця якої-небудь події), і звичайними, тобто проходити один раз і тривати протягом одного або декількох днів. Розсилання запрошень на подію обумовлюється його змістом. Наприклад, проведення семінару пов'язане із запрошенням учасників, а в день народження треба бути готовим до того, що протягом усього дня будуть дзвонити й приходити відвідувачі, що бажають поздоровити вашого співробітника. Якщо це день народження партнера, то, можливо, вам доведеться не раз протягом дня подзвонити йому, щоб поздоровити.

задачи (ЗАДАЧІ)

Задача - це справа, зв'язана зі значними тимчасовими витратами, яке треба виконати на певний термін.

Поточні задачі співробітник виконує тоді, коли він не проводить зустрічі, збори, тобто умовно можна сказати “вільний”. Задачі, які виконує секретар, - це складання й обробка документів, складання плану заходу, організаційні роботи й інші. Для успішної роботи необхідно навчитися планувати свій робочий час. Для цього раніше використалися спеціальні блокноти-щоденники. У середовищі Оutlook для планування робочого часу призначена папка Календарь.

Рис. 11. Папка "Календарь"