Место и роль информационных систем и технологий в удовлетворении информационных потребностей персонала предприятия

В условиях конкуренции какой-нибудь коммерческой структуре нельзя обойтись без современных, передовых технологий в организации управления. Исследования показывают, что экономически эффективно работают те предприятия, которые имеют оперативную информацию о рыночной среде, производство и снабжение, то есть всю необходимую информацию о производственно-хозяйственной деятельности для подготовки и принятия решений. Основой успеха в бизнесе является своевременно полученная, правильно понятная и удачно использованная информация [14]. Бизнес добывает все более информационный характер. Современная информационная сфера по своей природе носит глобальный характер.

Развитие информационных и коммуникационных технологий привело к формированию новой электронной среды для экономической деятельности. Становление, развитие и функционирование предприятия невозможно вне информационного поля, что является предпосылкой этого качественного перехода к новым аспектам функционирования бизнеса. Резкий рост объемов экономической информации ни один руководитель не в состоянии охватить без ее предыдущего анализа и оценки профессионалами. Функция обеспечения руководителей актуальными, специально ориентированными на принятие решений сведениями о конкурентной среде компании теперь играет ключевую роль. Большую популярность добывает ориентация деятельности торговых предприятий на внутренний рынок. В экономической литературе под внутренним рынком имеется в виду такая организация хозяйственной деятельности, когда каждый подраздел выступает как производитель и поставщик определенной продукции или услуг для других подразделов предприятия.

Современные решения в области информационных технологий вынуждают бизнес инвестировать в них очень большие суммы. При этом гарантируется развитие информационной службы предприятия в направлении, согласованном с бизнесом. Это согласование обеспечивается не только на оперативном, но и на стратегическом уровне. Такая концепция позволяет связывать стратегические целые предприятия и операционную деятельность каждого из сотрудников. Устранение разрыва между стратегическим и оперативным уровнями деятельности предприятия всегда является одним из ключевых заданий управления предприятием.

Для сохранения и завоевания новых рынков сбыта торговым предприятиям необходимо совершенствовать систему информационного обеспечения. Функционирование такой системы является актуальной в современных условиях, поскольку она предоставит возможность руководителям оперативно получать необходимую и достоверную информацию, что обеспечит принятие своевременных обґрунтованих управленческих решений, позволит повысить эффективность управления и конкурентоспособность.

Перспективными направлениями развития информационного обеспечения руководителей торговых предприятий являются разработка и внедрение системы информационного сервиса (СИС), которая ґрунтуеться на сервисном подходе к процессам информационного обеспечения.

Такая система позволит дифференцировано обеспечивать руководителей и рабочих необходимой информацией. Система дифференцированного обеспечения предусматривает беспрестанную совместную работу информационного работника и руководителя. Предлагаемая информация должна быть репрезентативной, релевантной, иметь удобную для пользователя форму (иллюстрации, видеозапись и т. др.) [73].

Рассматривая работы ученых [70, 87, 96, 133] можно отметить, что системный подход – это совокупность методологических принципов и положений, которые дают возможность всесторонне рассмотреть систему как одно целое с согласованным функционированием всех ее элементов.

На современном этапе развития экономики коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделы, которые занимаются информационной деятельностью. Эту функцию выполняют отделы: маркетинга, информационно-аналитические, коммерческой разведки, на которые руководство фирмы возлагает также и решение информационно-аналитических заданий. В штате некоторых фирм работают референты, которые могут пересмотреть только часть из потока информации, что поступает, и выделить из него наиболее важные моменты, другая же часть информационного потока остается неиспользованной. Референт ориентирован только на высшее руководство, и при этом совсем не учитывает работу подразделов (отдел стратегического развития, маркетинга, финансовый отдел и другие). Все эти отдельно действующие подразделы не могут удовлетворить потребности руководителей в информации.

Руководителям и рабочим торговых предприятий, заинтересованным в получении новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, необходимо создать полноценную информационную службу, представить себе цель, которую стоит поставить перед этой службой, и структуру, что позволит ее реализовать. Лишь грамотно организованная, хорошо оснащенная, с квалифицированным персоналом информационная служба сможет решить весь комплекс заданий. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и применять критерии эффективности при оценке ее функционирования. Успешная деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и реальные перспективы развития [89].

На основе системного подхода определим, что система информационного сервиса торгового предприятия – это совокупность элементов инфраструктуры предприятия, процессов информационных технологий и входных элементов внешнего информационного пространства, которые находятся в неразрывном взаимодействии относительно формирования спроса руководителей и рабочих предприятия на информационную услугу и удовлетворение этого спроса [118].

Сегодня словосочетанием информационный сервис в системе управления определяют широкий круг деятельности, который связан с информационным обеспечением управленческой деятельности, информационными ресурсами и технологиями управления, управленческими информационными системами, управлением сервисом информационных технологий, информационным менеджментом; организацией научно-информационной деятельности, обработкой управленческой информации [143, 150].

Согласно разработанной концепции информационный сервис рассматривается и определяется во взаимосвязи с управленческими и основными торговыми бизнес-процессами (рис. 1.6).

Рисунок 1.6 – Схема взаимосвязей процессов информационного сервиса с управленческими и торговыми бизнес-процессами предприятия

Концептуальная модель системы информационного сервиса (рис. 1.7) разработана согласно основным принципам и положениям, какие присущие системному подходу: конечная цель – абсолютный приоритет конечной (глобальной) цели; единство – рассмотрение системы как целого, так и совокупность

Рисунок 1.7 – Концептуальная модель системы информационного сервиса в структуре управления предприятием

элементов; связность – рассмотрение какой-нибудь части вместе с ее связками с окружением; модуль построения – полезно выделять модули в системе и рассматривать ее как совокупность модулей; функциональность – общее рассмотрение структуры и функций с приоритетом функции над структурой; развитие – учет изменений системы, ее способность к развитию, расширение, изменения элементов, накопления информации; неопределенность – учет неопределенности и рисков в системе.

Концепция информационного сервиса ґрунтуеться также на системной парадигме, поскольку объект исследования является целостной совокупностью, что находится во взаимосвязи и взаимодействии с другими системами. Каждая экономическая система определяется совокупным взаимодействием политических, экономических, социальных и других факторов [87].

Система информационного сервиса состоит из следующих элементов: потребителей информационной услуги (руководители и рабочие торгового предприятия) и внутреннего производителя информационной услуги (информационная служба управления) и связанная с внешней и внутренней средой предприятия. Архитектура СИС зависимая от бизнес-архитектуры предприятия, которая определяет в целом реализацию основных процессов и функций.

Главная цель системы информационного сервиса – предоставление информационной услуги и удовлетворение информационных потребностей руководителей подразделов предприятия с целью повышения эффективности и качества управления торговым предприятием. Задание системы информационного сервиса – поиск, сбор, обработка и сохранение информации. Объектом исследования являются процессы предоставления информационных услуг и товаров субъектам предпринимательской деятельности; предметом исследования являются процессы информационного сервиса в системе управления торговым предприятием.

Уровни СИС отвечают уровням системы управления [70, 96].

Информационный сервис, как и будь – какой организационный механизм, имеет определенные этапы с помощью которых, раскрывается его сущность. Так на рисунку 1.8 предоставленная графическая модель процесса предоставления информационного сервиса.

Рисунок 1.8 – Модель процесса предоставления информационного сервиса

Рассмотрим каждую из этих моделей детальнее.

Модель формирования запроса и предоставления информационной услуги можно представить следующими формулами:

ІP= FZP + NIP (1.1)

FZP = {Cq, Рn_{, Zz}, Вk} (1.2)

NIP = {Вk, ZIі, Cq}, (1.3)

где ИР – информационная услуга,

FZP – формирование запроса на услугу,

NIP – предоставление информационной услуги,

Cq _{– потребитель информационной услуги,}

Рn _{– потребность,}

Zz _{– запрос,}

Вk – производитель услуги.

ZIі _{– содержание информации, которая отображается в документе.}

Модель результата информационной услуги можно формализировать следующим образом:

RIP = {ZIі, Нк,Тd, _ТZj, PZn}, (1.4)

где RIP – результат информационной услуги,

ZIі _{– содержание информации, которая отображается в документе,}

Нк – носитель информации,

Тd _{– тип документу отображения информационной услуги,}

ТZj _{- средства технических и телекоммуникационных систем передачи и визуализации информации,}

PZn - программное обеспечение передачи и визуализации информации.

Определим модель системы информационного сервиса из позиции структурно-функционального подхода:

SIS= {IP, RIP, ZУv, G, R}, (1.5)

где SIS – система информационного сервиса,

ZУv _{– задание управления,}

G – структура системы информационного сервиса;

R – отношение емерджентности системы информационных услуг.

G = < {Pn, Zz_{, Bk}, IPq},{Gs},{ρls}>, (1.6)

где IPq – информационная услуга;

{Gs} – множественность связей s между элементами системы информационного сервиса;

Z{ρls} – множественность количественных характеристик l связей s элементов системы информационного сервиса.

Отношение емерджентности R задает соответствие между заданием управления СИС и структурой, что его реализует:

R: ZУv > G (1.7)

Современное состояние рынка нуждается в усовершенствовании информационного обеспечения руководителей. Одним из рациональных путей решения данной проблемы является внедрение информационной службы на предприятии. Такое решение должно быть полностью обґрунтованим и взвешенным. При таком подходе необходимая модернизация организационной структуры. Наиболее пригодной для внедрения информационной службы является матричная система управления, которая позволяет создавать отдельные группы из числа имеющегося персонала и не нуждается в привлечении большого количества новых сотрудников.

Экономический эффект от внедрения информационной службы целесообразно рассчитать с помощью модели совокупной стоимости владения (СВВ) в разрезе информационного сервиса. Оценка расходов на изменение параметров информационной услуги позволяет информационной службе модифицировать соглашение об уровне обслуживания согласно новым требованиям заказчика. При этом сопоставление решений, систем, архитектуры с точки зрения их стоимости обеспечивает минимальные расходы на технические решения, которые гарантируют те или другие информационные услуги без вреда для качества последних.

К хозяйственной деятельности торгового предприятия можно отнести следующие функции: купля – продажа товара, управление товароснабжением, управление товарными запасами, управление ассортиментом товара и маркетингом, финансово – экономическое управление и бухгалтерский учет. Поскольку ситуация на рынке изменяется очень быстро, то СИС поможет устранить существующие ошибки при принятии решения, предоставит механизм анализа, позволит руководителям формировать управленческие запросы к системе, согласно с целью и заданием управления и получать нужную информацию.

Для внедрения таких систем необходимо решить несколько заданий:

построить систему производства качественной информации и предоставить конечным потребителям современные инструменты взаимодействия с ней;

обеспечить удовлетворение бизнес-требований как основного назначения данной системы;

обеспечить высокоэффективную информационную поддержку всех операций, связанных с формированием информационного пространства компании.

Для этого необходимо использовать современные технологии.

Разработка СИС должна проводиться с учетом конкретных условий ее реализации. Поэтому возникает потребность в анализе особенностей механизмов выбора показателей информационного сервиса, планирования, контроля и регуляции информации, необходимой для принятия управленческих решений.

К внешним производителям информационной услуги можно отнести провайдеров, фирмы информационного сервиса, отделы библиотек и тому подобное.

Важное место у СИС принадлежит информационной службе торгового предприятия (ИСТП). Она будет предоставлять руководителям подразделов торгового предприятия информацию для принятия решения.

ИСТП должна подчинять себе группу программно-аппаратного обеспечения, группу сбора и обработки информации и группу защиты информации. Цель и задание управления торговым предприятием определяют состав информационных услуг.

Наибольшие фирмы в мире, осознав необходимость эффективной конкурентной стратегии, создают специализированные высококвалифицированные отделы конкурентной разведки [108, 109]. Так поступили уже 82 процента многонациональных корпораций. Стремление быть постоянно информированными о намерениях и неожиданных «ходах» конкурентов на рынке с помощью мониторинга информации из открытых источников; тщательный мониторинг Интернет и средств массовой информации, беседы с потребителями, поставщиками, партнерами, служащими, экспертами в данной отрасли и другими информированными лицами; описание психологических профилей ключевых лиц, которые принимают решение; посещение выставок и конференций, чтобы выяснить, что планируют конкуренты, и использования этой информации для развития бизнеса – все это является методами конкурентной разведки [107].

Главным приоритетом группы сбора и обработки информации является удовлетворение оперативных запросов руководителей предприятия и торговых представителей, они должны получить данные, что помогли бы им заключить соглашение. Группа будет получать информацию о состоянии и тенденциях изменений внешнего окружения торгового предприятия. Также она должна выполнять оперативные запросы руководителей других подразделов. К технологиям, которые используются для сбора и передачи разведывательной информации, относятся: телефон, электронная почта, внутренняя локальная сеть, Интернет, голосовая почта, аудиоконференции, видеоконференции и периодические совещания, на которых участники лично присутствуют, базы данных, до которых есть непосредственный доступ в режиме on-line, разные средства, которые способствуют продажам, поддержка торговых предложений в режиме реального времени. Группа сбора и обработки информации должна поддерживать бизнес – процессы (рис. 1.9) и их функции (рис.1.10).

Рисунок 1.9 – Поддержка бизнес – процессов группой сбора и обработки информации

Задание построения такой группы, ответственной за принятие решений в предметных областях, является достаточно сложной. Современная инфраструктура объектов управления создает необходимость постоянно анализировать в процессе подготовки, обґрунтування и принятие решений большое количество параметров. Аналитический обзор создается с целью не только ориентировать специалистов в информационном потоке по данному направлению, но и дать оценку состояния проблемы, выявить тенденции в ее развитии, то есть его цель – интерпретированная ориентация в информационном потоке. Поэтому он является результатом не только фактографического анализа первичных документов, но также и концептографичного анализа выложенных у них положений – фактов и концепций [23].

Группу сбора и обработки информации можно разделить на две составляющие. Одна из них ориентирована на решение стратегических заданий (выявление тенденций, прогнозирование, стратегическое планирование), вторая – мониторинг текущих событий и решения тактических заданий.

Рисунок 1.10 – Функции группы сбора и обработки информации

Группа программно-аппаратного обеспечения занимает важное место в ИСТП. Объем создаваемой в мире электронной информации растет гигантскими темпами. Информация, как правило, не структурированная и содержится во многих разнородных источниках. При этом даже данные, какие хранятся в компьютерной форме, представленные в виде файлов, которые имеют разный формат, и, чтобы получить к ним доступ, нужно использовать те прикладные программы, с помощью которых они были созданы. Управиться с ее подготовкой, изданием, хранением и распространением удается только с помощью мощной вычислительной техники и средств телекоммуникации. Автоматизированные базы и банки данных и является неотъемлемой частью рыночной экономики, самым активным образом принимая участие в регуляции товарно-производственных отношений.

Важнейшим элементом построения СИС является обеспечение границь доступа к информации, за что отвечает группа защиты информации (ГЗИ). На практике граници доступа обеспечиваются защитой информации в режиме коммерческой тайны – реализация мероприятий по ее секретному использованию. По общим правилам коммерческая тайна вводится к тем сводкам, которые представляют интерес для коммерции. Режим коммерческой тайны определяется законодательством. Основным принцип работы группы защиты информации есть установление равновесия между обеспечением экономической выгоды и поддержкой экономической безопасности. Часть коммерческой информации должна оставаться открытой. В основном это информация рекламного характера, что касается произведенной продукции и услуг, товарных знаков и тому подобное. Укрытие такой информации может привести к потере рынков, потребителей, а главное – прибылей.

Таким образом, отражаются основные задания, которые стоят перед СИС: сбор, обработка и анализ внешней информации; сбор, обработка и анализ внутренней информации; выработка соответствующих рекомендаций и предложений на основе проведенного анализа; оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, которые отвечают заданиям управления; долгосрочное хранение всей собранной информации для следующего ее использования в работе; решение нестандартных заданий анализа деятельности фирмы; обеспечение экономической выгоды; поддержка экономической безопасности; предоставление информационной услуги руководителям торговых предприятий.

Контрольные вопросы