Проект (досвід) впровадження автоматизації обліку власного капіталу

Великий обсяг економічної інформації, який постійно збільшується, потребує подальшого вдосконалення облікової і контрольно-аналітичної роботи. В умовах ручної обробки знижується якість інформації, подовжуються строки її опрацювання, а зростання затрат праці призводить до різкого збільшення управлінського персоналу.

Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, які забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку. Автоматизовані інформаційні технології в обліку утворюють для обліковця інтерактивне інформаційне середовище, що синтезується з компонентів, наведених на рис. 3.3.

Нормативно-довідкову інформацію створює господарство на дату впровадження АРМ бухгалтера. Потім її постійно корегують для автоматизації розрахунків і здійснення автоматичних операцій, щоб мати вихідні документи.

Введення нормативно-довідкової інформації, підтримання її в робочому стані в умовах автоматизації обліку є важливим обов'язком працівників бухгалтерії, несвоєчасне або неповне подання змін для корегування довідників призводить для невикористання автоматичних розрахунків і пов'язане з додатковими затратами часу працівників бухгалтерії на дооформлення документів і перерахування даних.

Рис. 3.3. Інтерактивне середовище обліковця

Створення та використання комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку здатне не тільки прискорити процес обробки інформації, але й суттєво покращити його організацію. Така можливість зумовлена тим, що комп’ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує порядок виконання обов’язків працівниками обліку.

СТОВ «Удай – Агро» має в своєму офісі п’ять робочих місць, обладнаних комп’ютерами. Це електронна мережа, яка складається з групи принтерів, інших технічних пристроїв, об’єднаних засобами зв’язку. Апаратне забезпечення локальних мереж складають мережеві адаптери, роз'єми, кабелі.

Із початком використання комп’ютерної програми «ІС: Бухгалтерія 7.7. Типова конфігурація для України» співробітники отримали можливість виконувати роботу, не витрачаючи часу на пошуки інформації та необхідного інструментарію; виконувати мало знайому роботу без допомоги колег,користуючись лише інструкціями, які надаються системою; знизити імовірність виникнення виробничих помилок.

Керівник підприємства отримав можливість аналізувати ділові процеси в своїй організації і приймати рішення про їх оптимізацію; контролювати завантаження співробітників і оперативно перерозподіляти завдання у випадку перезавантаження окремих співробітників; контролювати хід виконаних завдань.

СТОВ «Удай – Агро» облік надходження та використання власного капіталу здійснює автоматизовано.

В програмі 1С: «Бухгалтерія» реалізована специфіка діяльності агроформувань, а саме:

- облік формування статутного капіталу в розрізі засновників, видів внесків;

- облік формування резервного капіталу, резервів майбутніх витрат і платежів;

- облік вилученого та неоплаченого капіталу тощо.

Введена проводка активна - якщо цей параметр встановлений, то після вводу нової проводки в журнал операцій ця проводка робиться текучою.

Якщо ні - курсор залишається на тій самій проводці, на якій він був перед вводом нової проводки.

Автоматичний перерахунок підсумків - якщо цей параметр встановлений, то після вводу, ліквідації і коректування проводок в робочому періоді автоматично коректуються відповідні підсумки по рахунках і субконто. Це дозволяє в любий момент виводити звіти без перерахунку підсумків.

Контроль проводок - якщо цей параметр встановлений, то при вводі проводок в журнал операцій програма перевіряє коректність кореспонденції рахунків. При некоректності видається повідомлення.

Не розраховувати суму по курсу - при заданні цього параметру сума проводки не обчислюється множенням суми у валюті на текучий курс.

Рахувати ціну у валюті - при заданні цього параметру введена ціна (при веденні по рахунку кількісного і валютного обліку) рахується вираженою у валюті, в іншому випадку - в гривнях.

Кількість тільки ціла - при заданні цього параметру в журналі операцій і в стандартних звітах кількість (тобто кількісний вираз проводки) виводиться як ціле число, а при запиті кількості програма не дозволить ввести дробову частину.

Місяць нарахування бухгалтерського зносу та квартал податкової амортизації визначається програмою за датою введення документа. Наприклад, якщо дата документа – в інтервалі від 1 червня до 30 червня 2011р. і розраховується бухгалтерський знос, то це знос за червень 2011 р. А якщо розраховується податковий знос, то це знос за 2 квартал 2011 р.

При проведенні документа в табло коментарів (у нижній частині екрана) виводяться повідомлення про інформацію, якої не вистачає для розрахунку зносу щодо конкретних необоротних активів. Наприклад, при отриманні таких повідомлень потрібно внести дані, яких не вистачає, в довідник Закладка перепровести документ.

Документ у бухгалтерському обліку формує проводки по кредиту рахунка 13 на суму місячної норми амортизації, що розраховується автоматично згідно з методом, зазначеним у довіднику в полі.

В останніх релізах «1C: Бухгалтерії» (починаючи з 07 липня 2011 р.) передбачено можливість вибору способу обліку балансової (залишкової) вартості в податковому обліку – по групі або пооб’єктно. Для цього в довіднику у групі у податкових параметрах елементів є індифікатор.

Отже, вибір способу обробки облікової інформації є ключовим в організації бухгалтерського обліку, яка повинна відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, його потребам та критеріям а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства.

Застосування комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку значно раціоналізує час та підвищує продуктивність праці бухгалтерів.