Поняття аудиторської перевірки

Аудит якості буває внутрішнім і зовнішнім. Внутрішній аудит проводиться для задоволення внутрішніх потреб організації. Перевірку виконують співробітники, або аудитори, що не є працівниками цієї організації.

Принциповим у ході внутрішнього аудита є те, що аудитори виступають тут як незалежні суб’єкти. При цьому бажано, щоб вони спілкувалися з персоналом ділянки, що перевіряє. Внутрішній аудит якості спрямований не стільки на виявлення самих невідповідностей, скільки на визначення причин невідповідностей, на оцінку необхідності і можливості проведення попереджуючих і коригувальних дій. У цьому укладається значна відмінність аудита від діяльності по нагляду або контролю, які здійснюються для виявлення невідповідностей.

Зовнішній аудит проводиться для задоволення потреб організації при проведенні зовнішньої діяльності. Така перевірка здійснюється незалежними експертами, замовником або іншими особами з метою одержання доказів відповідності системи якості певним вимогам. Перевірка може проводитися перед висновком контракту або перед видачею ліцензії на певний вид діяльності і ін.

Проведення внутрішнього аудита системи якості може бути викликано такими причинами:

плановим аналізом ефективності системи якості;

потребою в удосконалюванні системи якості, необхідністю визначення найбільш ефективних мір;

оцінкою заходів, проведених з метою поліпшення якості;

виникненням проблем з якістю продукції, необхідністю визначення слабких крапок системи.

Аналіз ефективності системи якості проводиться в плановому порядку, найчастіше раз у рік. Аудиторська перевірка стосується всієї системи якості. Результати такого аудита служать підставою для офіційної оцінки вищим керівництвом ефективності системи якості, її відповідності політиці і цілям в області якості. За результатами аудита і офіційної оцінки вищим керівництвом системи якості складається програма заходів, спрямованих на поліпшення якості, і розробляється система коригувальних і попереджуючих дій.

Заходи, що сприяють удосконалюванню системи якості, проводяться регулярно, що відповідає принципу постійного поліпшення якості концепції ТQМ. Аудиторська перевірка може проводитися частіше, ніж щорічний аналіз ефективності системи якості, і охоплювати не всю систему, а її окремі елементи.

Аудит, пов’язаний з оцінкою ефективності капіталовкладень у якість або з виявленням причин невідповідностей якості, носить ініційований характер. Така перевірка може охоплювати як всю систему, так і окремі її елементи, залежно від величини збитку, викликаного невідповідністю якості або капіталовкладень у якість і масштабності вжитих заходів.

У випадку внутрішнього аудита керівником перевірки є керівник системи якості. У ході підготовки аудита керівництво підприємства і керівник аудита намічають для перевірки процеси, організаційні одиниці і елементи системи якості. Тему і обсяг перевірки керівництво підприємства визначає відповідно до інформаційних вимог. Указуються ті стандарти, елементи стандартів, нормативні документи, з якими треба зіставляти перевіряти систему, що, якості.

Необхідність проведення зовнішнього аудита якості може бути обумовлена такими причинами:

підтвердженням відповідності вимогам, установленим законодавством;

вимогою замовника до підтвердження забезпечення якості;

потребою органа, що видав сертифікат на систему якості.

Діяльність, пов’язана з особливими вимогами до надійності продукції, регулюється законодавством. У цьому випадку в компетенцію виконавчої влади входять ініціювання регулярних аудиторських перевірок якості і вимога до надання акту аудиторської перевірки, виданого незалежними авторитетними експертами.

Зовнішній аудит означає, що аудит якості здійснюється замовником продукції, або організацією, який довіряє замовник. Ініціатива при цьому може виходити від обох сторін. Як правило, у контракті обмовляється, якою організацією, коли і за чий рахунок буде проводитися аудит якості.

Аудиторські перевірки є доказом ефективності системи якості і проводяться органом по сертифікації при видачі, продовженні, анулюванні сертифіката на систему якості.

Аудит якості ставиться в основному до системи якості. У той же час об’єктами аудита можуть бути елементи системи якості, такі як процеси або продукція. Аудити відповідно до категорії об’єкта перевірки можна згрупувати в такий спосіб:

аудит якості системи;

аудит якості продукції (послуги);

аудит якості процесу методу.

Аудит якості системи означає перевірку всієї системи якості і укладається в оцінці відповідності документів системи якості певним вимогам і в аналізі діяльності відповідно до приписань. Програма аудита якості системи містить у собі два етапи

Рис. 1 Аудит якості системи.

На першому етапі провадиться перевірка відповідності документів системи якості нормативним вимогам. Аудит системи якості може проходити не на вимогу повного нормативного документа, а по обраних елементах. Залежно від цілей аудита системи якості зіставлення документації може здійснюватися по різних напрямках:

відповідність документації системи якості конкретним, у тому числі специфічним вимогам замовника – під час аудита другою стороною перед висновком контракту;

відповідність документації системи якості екологічним вимогам, вимогам по техніці безпеки і ін. – під час аудита, проведеного службами нагляду;

відповідність документації системи якості стандартам системи якості – під час аудита, проведеного органами по сертифікації, внутрішніх аудитів і ін. Залежно від спрямованості аудита системи якості на першому етапі аудита перевірці можуть підлягати такі документи, як посібник з якості, обрані методики системи якості і т.д.

На другому етапі провадиться вибіркова перевірка відповідності приписань документації системи якості і діяльності, здійснюваної на підприємстві. Другий етап проводиться також по декількох обраних приписаннях, які спрямовані на виконання вимог, що відповідають цілям аудиторської перевірки.

Аудит якості продукції має дві основні форми: аудит продукції, готової до поставки споживачеві, і аудит продукції в процесі виробництва. Розглянемо особливості кожної із цих форм.

Існує два способи одержання інформації про якість готової продукції:

Аналіз скарг і рекламацій споживачів.

Вибіркова перевірка готової продукції незалежними експертами (аудит готової продукції).

Перший спосіб дає найбільш повну і комплексну інформацію про невідповідності якості, але ця інформація приходить із більшим запізненням. Інформація, отримана другим способом, не дає повної картини про якість готової продукції, на підставі цієї інформації можуть бути прийняті коригувальні і попереджуючі міри, які завдяки своїй своєчасності приносять значний економічний ефект.

Аудит якості готової продукції проводиться, як показано на рис. 2, після того, як зроблена продукція випробувана, упакована, маркірована і готова до поставки. Завдання такого аудита – оцінити продукцію з позиції споживача. Метою аудита готової продукції, на відміну від Цілі вихідного контролю, є виявлення невідповідності процесів виробництва і контролю продукції.

Рис. 2. Аудит якості готової продукції.

Під час аудита якості готової продукції перевірці підлягають наступні елементи:

Характеристики якості продукції (функціональні характеристики, вимоги до безпеки, зовнішній вигляд).

Якість упакування і маркування продукції.

Відповідність документації, що супроводжує продукцію, установленим вимогам (бланки по якості, результати перевірок і ін.).

Аудит якості послуг являє собою перевірку послуг на їхню відповідність установленим вимогам на різних ділянках. Наприклад, у мережі торговельних крапок, де методом випадкової вибірки перевіряється якість обслуговування, відповідність документації і інші спеціальні критерії.

Аудит якості продукції в процесі виробництва здійснюється регулярно на найбільш відповідальних ділянках робіт або після виниклих проблем з якістю до виявлення причин невідповідностей. Проблеми з якістю можуть бути виявлені під час попередніх аудитів або на підставі рекламацій споживачів. По характеру і категорії дефектів можна визначити ті ділянки, на яких виникли невідповідності. Проведення цілеспрямованих аудитів якості продукції на цих ділянках дозволяє визначити причини невідповідностей і оцінити ефективність прийнятих коригувальних і дій, що попереджали.

Аудит якості продукції реалізує наступні виробничі потреби:

інформаційне забезпечення керівництва всіх рівнів і персоналу, відповідального за забезпечення якості про зміну якості продукції;

достовірне, документально оформлене обґрунтування прийняття управлінських рішень в області якості; оцінка ефективності системи якості;

оперативна оцінка, результатів діяльності підприємства в області якості;

оперативне виявлення невідповідностей якості у виробничому процесі і системі якості в цілому;

оцінка впливу результатів змін у проектуванні, виробництві, контролі продукції на якість кінцевого результату;

кількісна оцінка співвідношення між витратами на забезпечення якості і витратами, викликаними невідповідностями, з метою визначення оптимального рівня витрат на забезпечення якості;

створення додаткових механізмів мотивації діяльності в області якості;

відстеження динаміки зміни якості продукції.

Аудит якості процесу – це перевірка відповідності характеристик процесу або методу встановленим вимогам.

Процес аудита може охоплювати всі етапи діяльності: укладання договору, вибір постачальників і процеси проектування, виробництва, збуту і т.д. Аудит методу стосується калібрування, маркування, ідентифікації і ін.

Найчастіше аудит якості процесу здійснюється регулярно на найбільш відповідальних ділянках. Аудит якості процесу проводиться у випадку, коли надходить інформація про невідповідності продукції, які мають однотипний характер (рис. 3).

Така інформація свідчить про невідповідності в процесі виробництва. Інформація може бути отримана в результаті аудита якості продукції або аналізу рекламацій споживачів. Після одержання і аналізу інформації про невідповідності проводиться аудит якості продукції в процесі виробництва ділянках, на яких, імовірно, пройшла продукція з невідповідностями. У результаті такого аудита визначають процес або процеси, слідством яких стала продукція з невідповідностями. На наступному етапі проводиться аудит того процесу, що приводив до появи продукції з невідповідностями.

Рис. 3 Проведення аудита якості процесу після одержання інформації про виявлені невідповідності.

Аудит якості процесу аналогічний аудитові якості системи. Це означає визначення відповідності документації вимогам системи сертифікації. Під час аудита можуть бути перевірені наступні елементи:

відповідність процесу технологічної документації;

протоколи виконання методичних і робочих вказівок;

протоколи реалізації методик системи якості;

стан устаткування і інструментів;

протоколи метрологічної атестації встаткування і калібрування інструментів;

відповідність використовуваних матеріалів установленим вимогам і ін.

Для проведення аудита якості процесу використається контрольний аркуш, у якому зазначені етапи перевірки, об’єкти перевірки, вимоги, методи перевірки, критерії оцінки, форма надання результатів. Такий контрольний аркуш повинен бути складений на підприємстві для кожного процесу і методу.

Міжнародні стандарти ISO серії 10011:1990 містять провідні вказівки по аудиті систем якості. Серія складається з наступних трьох частин:

Провідні вказівки по перевірці систем якості. Перевірка.

Провідні вказівки по перевірці систем якості. Кваліфікаційні вимоги до аудиторів по перевірці систем якості.

Провідні вказівки по перевірці систем якості. Управління програмами перевірок.

Окремі частини стандартів можуть однаковою мірою застосовуватися як для зовнішнього і внутрішнього аудита, так і для аудита постачальника і аудита свідкування.

Стандарт підкреслює значення аудита системи якості як важливого елемента управління, що служить досягненню цілей, певних політикою в області якості. Стандарт варто вибирати, коли організуються, плануються, проводяться і документально оформляються перевірки систем якості. Стандарт містить основні принципи для перевірки системи якості підприємств, провідні вказівки по перевірці існуючих і впроваджуваних елементів системи якості, а також по перевірці здатності системи досягти поставлених цілей в області якості.

Стандарт визначає основні вимоги, умови і методи, основні принципи по введенню, виконанню і документальному оформленню аудита системи. Застосуванням основних принципів, установлених у стандарті, можна засвідчити існування окремих елементів системи якості і їхня ефективність. Стандарт докладно описує методики виконання аудита і складання документації, що ставиться до перевірок.

Частина стандарту кваліфікаційні вимоги до аудиторів по перевірці систем якості описує основні критерії, застосовувані для вибору аудиторів у випадку, якщо аудит здійснюється на підставі ISO 10011-1.

До аудиторів пред’являються наступні вимоги:

утворення;

аудиторська підготовка;

практика;

особисті якості;

здатність до керівної діяльності;

якщо необхідно, знання іноземної мови.

В стандарті надається письмова оцінка, що перевіряють, на підставі якої можна визначити, анітрошки даний аудитор задовольняє висунутим до нього вимогам.

Також стандарт містить основні принципи виконання міжнародної програми атестації аудиторів. Пропозиція носить інформаційний характер.

Частина стандарту – управління програмами перевірок містить; пропозиції і провідні вказівки для регулювання процесу на підприємствах, яким необхідний постійний аудит системи якості. У стандарті дані наступні, спеціальні рекомендації:

методи атестації персоналу;

визначення складу груп аудиторів;

спостереження за ефективністю роботи аудиторів і підтримка її на відповідному рівні;

оперативні фактори;

спільні перевірки;

етичні правила.