Мовні засоби офіційно-ділового стилю. Вимоги до тексту документа

З огляду на підстилі та жанри офіційно-ділового стилю най­головнішими його мовними засобами є такі.

Лексика. В основі ділової української мови лежить загаль­нозрозуміла, нейтральна, нормована, міжстильова, так зва­на книжна лексика. Відтінок книжності мають слова з аб­страктним значенням (виконання, дозволяється, розробля­ється), дієслова (здійснювати, надсилати, призначити), вмотивовані слова, що відповідають змістові документа: си­ноніми (замісник — заступник); іншомовні слова (за доціль­ністю вживання).

Книжна лексика характерна для стилів, які здебільшого мають писемний вираження (науковий, діловий, художній і публіцистичний). Значне місце в ній посідають слова із суфік­сами -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво: функціонування, прими­рення, покоління, товариство, співробітництво. Незначний рівень книжності мають дієслова на -увати, -ювати: торгува­ти, утримувати, уповільнювати, заповнювати, віддієслівні іменники на -ння, -ття: спостереження, прийняття, посвід­чення, прибуття.

Для ділового мовлення важливе значення має синонімія, адже вона покликана якнайточніше відтворювати найтонші елементи людської думки. Незнання синонімічних можливос­тей слова часто призводить до помилок, а уміле їх використан­ня робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи сло­ва з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок значення, стильову належність певного слова. Прикладами синонімів є: документи — ділові папери, джерела, першоджерела; думка — твердження, ідея, задум; реалізація — виконання, втілен­ня, здійснення, впровадження; період — етап (епоха, ера), час, пора, вік, проміжок часу; рішення — вирішення, розв'язання, розв'язок, ухвала, постанова, присуд, вирок, вердикт.

Для багатозначних слів і омонімів основним джерелом точ­ної передачі значення є контекст — змістове оточення слова, вжитого в тексті. Зважати на лексеми, які стоять поряд із пев­ним словом, слід також і при перекладі (" заместитель дирек­тора" и "временный заместитель" — не одне й те саме).

Особливої точності у вживанні однозначності вимагають терміни. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються мовці в різних стилях: аргумент, досліджен­ня, теорія, чинник, справа, стимул. Але найчастіше терміни належать до певної сфери мовлення. Наприклад, у науковій: експеримент, гіпотеза, дедукція, індукція, лексикологія, син­таксис, в адміністративно-діловій: циркуляр, акт, бюджет, протокол, формуляр.

Під час укладання ділової документації певні труднощі створюють пароніми (спільнокореневі слова, схожі за будовою й вимовою, але різні за значенням, про них ітиметься в части­ні, присвяченій лексичним нормам професійної мови). Незна­чна різниця у вимові слів ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання. Тому, щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Наприклад: поживний — споживчий — споживаць­кий: поживний — придатний для споживання, їстівний: по­живні речовини, споживчий — той, що слугує для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; споживацький — влас­тивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: спожи­вацькі інтереси.

Морфологія. На рівні словоформ правильне вживання пе­редбачає вибір найточнішої граматичної форми слова (відмін­ків прізвищ, слів при звертанні; вживання конкретних форм роду — назви посад, професій — і числа; написання числівни­ків, вживання відповідних займенників (ми, Ви) та форм діє­слів — інфінітива, першої та третьої особи теперішнього часу, наказового способу).

Наприклад, у сучасній українській мові обмежено вжива­ються активні дієприкметники теперішнього часу; з інших мов, зокрема з російської, такі форми перекладаються заміню­ються прикметниками або іменниками:

Українські відповідники	Російські форми
Вирішальний Наступний Попередній Бездіяльний Вступник (до ВНЗ) Завідувач (чого? відділу) Службовець Керівний	Решающий Следующий Предыдущий Бездействующий Поступающий (в вуз) Заведующий (чем? отделом) Служащий Руководящий

Синтаксис. Документ, в основному, має бути розповідним, а отже, повинен містити розповідні поширені речення, найчасті­ше прості з прямим порядком слів, у деяких документах — складні з умовними, причиновими підрядними частинами. Можливе вживання інфінітивних конструкцій та розщеплено­го присудка (зробити огляд, провести операцію, давати вка­зівки). Вставні слова та словосполучення вживають на початку речення. Широко використовують віддієслівні іменники.

Важливим є вибір прийменника у синтаксичних конструк­ціях (окремим аспектом нашого курсу є питання правильного вживання при перекладі та оформленні документів — і діло­вих, і наукових — прийменника по). Стійкі вислови є засобом називання предметів, явищ, процесів, виникли шляхом пере­осмислення вільних словосполучень і становлять семантичну цілісність. Вони якнайкраще характеризують стандартизова­ний стиль ділової мови, наприклад знижувати якість, взяти до уваги, довести до відома, укласти угоду, іноді такі слово­сполучення є термінами: рекомендований лист, цінні папери, статутний фонд, фондова біржа тощо.

Наслідком неправильного добору слів у діловому мовленні є тавтологія (невмотивоване повторення спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих або тотожних за значенням слів), використані без певної стилістичної мети. Надмірне за­хоплення зайвими словами не створює враження чогось зна­чного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний зміст: вільна вакансія, прейскурант цін, моя автобіографія,передовий авангард, свій автопортрет, форсувати прискореними темпами тощо.

Щоб запобігти цим недоечностям, слід запам'ятати, що причинами помилок у застосуванні логічних принципів ви­кладу найчастіше бувають:

1. Поєднання логічно несумісних слів (катахреза): жахливо добра людина, страшенно чудова доповідь.

2. Використання зайвих слів, часто іншомовних (тавтоло­гія): моя автобіографія, адреса місця проживання, моя власна думка.

3. Заміна особової форми дієслова активного стану зворот­ним дієсловом: вибачаюся замість "вибачте мені".

4. Неправильне чергування низки однорідних членів речен­ня: діти, жінки, матері-годувальниці (матері-годувальниці — також жінки); фахівець з китайської та східної медицини (Китай — також Схід).

5. Неправильна координація присудка зі складеним підме­том: Ніхто з нас не підтримали доповідача.

6. Порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Се­кретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили.

7. Вживання дієприслівникового звороту на місці підрядно­го речення: Завершивши підготовку дисертації, доцентові за­пропонували захищати її в Національному університеті іме­ні Тараса Шевченка.

8. Порушення смислового зв'язку між окремими висловлю­ваннями у тексті: Інші речовини з подібними властивостями відсутні (незрозуміло, чи відсутні речовини, чи інші власти­вості); Чотири подібних автомати обслуговують кілька ти­сяч людей (невідомо, хто є суб'єктом дії — люди чи автомати).

9. Невміння поділити текст на абзаци.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких: вірогідність та об'єктивність змісту, нейтральність вислову, повнота інформації та максимальна стислість викладу.

Узагальнюючи сказане вище, розглянемо мовні засоби діло­вого стилю з прикладами правильного слововживання та по­будови:

1. Слід правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила...; інститут просить...;ректорат клопочеться...

Від першої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарв­лених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: від­повідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в по­рядку.

5. Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Під­тверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги... У зв'язку з вказівкою... Відповідно до попередньої до­мовленості... Відповідно до Вашого прохання...

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи... Беручи до уваги... Розглянувши... Вважаю­чи...

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літера­турної мови й зрозумілі для широкого кола читачів.

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет пере­дує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після керівного слова, вставні слова — на початку речення).

9. Щоб не образити партнера, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит (неправильно);

Вами ще не дано відповідь на лист-запит (правильно).

Якщо ж важливо зазначити конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: університет не га­рантує...; комісія підтверджує...; телевізійне агентство пові­домляє...

10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію...; затвердити пропозицію...; попередити правління...

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні кон­струкції у формі наказового способу: наказую...; пропоную...

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загаль­ними правилами:

Р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний... Високошановний... Вельмишановний... Високо­поважний...