Призначення та класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформа­ції до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:

1. За найменуванням — заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.

2. За походженням — службові (офіційні) та особисті доку­менти. Службові документи створюються організаціями, під­приємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосують­ся сфери їхньої службової діяльності.

3. За призначенням — щодо особового складу {заява, автобіо­графія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службо­ва записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпоря­дження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

4. За формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нети­пові). Стандартні документи мають однакову форму й заповню­ються в певній послідовності й за однаковими правилами. Ін­дивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх дру­кують або пишуть від руки.

5. За терміном виконання — звичайні безстрокові, термі­нові, дуже термінові.

6. За ступенем гласності — для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

7. За стадіями створення — оригінали й копії. Оригінал — основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія — це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії є підпуск, витяг, дублікат. Відпуск — повна копія відправлено­го:і установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його час тину, роблять витяг. Дублікат — це другий примірник доку­мента, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Юридично ори­гінал і дублікат рівноцінні.

8. За терміном зберігання — тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

9. За місцем виникнення – внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які мають чинність лише в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони укладені. До зовнішніх належать ті документи, які надходять установи, організації чи підприємства, де вони укладені.