Оформлювання сторінки

Головним елементом документа є текст. Це сукупність ре­чень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правила­ми певної мовної системи. Він є засобом відтворення змісту, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою.

Членування тексту на складники, графічне відокремлення однієї частини тексту від іншої, а також використання нумерації, заголовків, підзаголовків тощо називається рубрикацією.

При оформленні тексту слід дотримуватися основних правил його складання, за якими передбачається правильне написання й розташування його елементів. Він має бути об’єктивним та достовірним.

Кожний текст документа має заголовок, який розміщується посередині рядка аркуша або на його початку біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо не має місця для тексту; краще перенести його на наступну сторінку.

Тексти організаційно-розпорядчих документів оформляють на папері формату А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). З обох сторін боків сторінки для зручності залишають вільні поля: праве – не менше 8 мм, ліве – 35 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

Перша сторінка тексту друкується на бланку, а наступні на чистих аркушах паперу. Треба пам’ятати, що не можна переносити на іншу сторінку тільки підпис, на наступній сторінці, де ставиться підпис, повинно бути хоча б два рядки.

Нумерація сторінок на документі, якщо текст розміщено на двох і більше аркушах, розпочинається з другої сторінки (ставиться цифра 2).

Коли текст друкується лише з одного боку аркуша, то нумерація проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться й біля цифр не ставляться жодні позначки. Якщо ж текст друкується на обох боках аркуша, то непарні номери сторінок ставляться в правому верхньому кутку аркуша, а парні – в лівому верхньому кутку.

Текст доцільно чітко поділити на абзаци, кожен з абзаців має містити відносно закінчену думку.

Коли ж документи складні (статути, правила, доповіді, звіти), то тексти ділять на розділи, підрозділи, параграфи, пункти і навіть підпункти. Розділам дають заголовки, які розташовують у лівій частини сторінки й відокремлюють від тексту двома чи трьома міжрядковими інтервалами.

Розділи, підрозділі, пункти й підпункти нумеруються арабськими цифрами й розділяються крапками, як, наприклад, позначення 14.10.8 означає: розділ 14, підрозділ 10, пункт 8.