Процедура контроля продаж подарочных карт

а. Директор концептуального магазина обязан обеспечивать хранение подарочных карт только в кассе и/или сейфе магазина, а также проведение ежедневного пересчета количества карт до открытия кассовой смены, и после закрытия. По итогам пересчета информация о количестве карт заносится в Журнал учета карт (Приложение 7), что подтверждается подписями двух сторон (Директора/Заместителя директора/Администратора торгового зала и Кассира/Иного сотрудника, уполномоченного осуществлять кассовые операции).

б. Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала концептуального магазина до момента открытия кассовой смены обязан выдавать каждому из Кассиров необходимое для рабочего дня количество подарочных карт. Факт передачи и получения определенного количества карт подтверждается личными подписями двух сторон в Журнале учета карт.

в. После закрытия кассовой смены каждый Кассир/Иной сотрудник уполномоченный осуществлять кассовые операции обязан сдать оставшиеся карты Директору/Заместителю директора/Администратору торгового зала, что также подтверждается подписями двух сторон в Журнале учета карт.

г. До момента закрытия кассовой смены магазина следующего рабочего дня Директор/ Заместитель директора/Администратор торгового зала магазина обязан сверить количество реализованных подарочных карт и суммы начисленных денежных средств с Отчетом о реализации и Инкассацией с терминала (при отсутствии ASDUO) или модуля ASDUO за соответствующий день. В случае выявления расхождений в начисленных суммах и в количестве карт, обязан получать письменные объяснения от Работника ответственного за хранение и продажу подарочных карт за указанную дату. Совместно с Отделом по Персоналу обеспечивает наложение взыскания.

Общие положения кассовой дисциплины

а. Директор магазина и Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязаны зарегистрировать ККТ в налоговых органах не позднее, чем за 7 дней до даты открытия магазина.

б. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью и Директор магазина несут ответственность за соответствие адреса фактического расположения ККМ с адресом регистрации ККМ.

в. Старший кассир/Кассир обязан заполнять кассовый журнал до открытия кассовой смены магазина следующего операционного дня, сформировать отчетную документацию в течение дня, следующего за отчетным.

г. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью и Директор магазина несут ответственность за порядок ведения кассовых документов в подотчетных магазинах.

д. Директор магазина обязан обеспечить замену электронной защищенной контрольной ленты, далее ЭКЛЗ, в следующих случаях:

- при заполнении ЭКЛЗ в течение 14 дней с момента первого появления предупреждающей записи на кассовом чеке или Z-отчете (например, "ЭКЛЗ близка к заполнению").

- при истечении установленного срока эксплуатации ЭКЛЗ;

- при перерегистрации ККТ;

- при неисправности ЭКЛЗ.

е. Заполненные ЭКЛЗ подлежат хранению в сейфе магазина в течение 5 лет с даты извлечения из ККТ.

ж. В кассе и сейфе магазина допускается хранить только наличные денежные средства ООО «Адидас», сумма которых должна полностью соответствовать сумме по данным бухгалтерского учета в программе 1С магазина.

з. Работники, имеющие в соответствии с их должностными обязанностями доступ к ККТ (Директор магазина, Заместитель директора, Администратор торгового зала, Кассир, Старший кассир и т.д.) обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты, отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. Работник, осуществивший пробитие кассового чека обязан проставлять на каждом кассовом чеке свою подпись и только после этого передавать чек и товар покупателю.

и. С целью предотвращения мошенничества, работникам магазина запрещено разменивать покупателям деньги.

к. Старший кассир/Кассир несут ответственность за сохранность кассовых документов (кассовые книги, Z-отчеты, слипы терминала, чеки возвратов, чеки изъятий/внесений, 3-й экземпляр сопроводительной ведомости инкассации и др.). По факту утери кассового документа ответственное должностное лицо составляет служебную записку на имя Директора магазина с указанием причин отсутствия соответствующего документа. Служебная записка визируется Директором магазина и прикладывается вместо первичного документа.

л. В целях безопасности в течение рабочей смены с каждого кассового аппарата производится не менее трех изъятий денежных средств, которые после изъятия подлежат хранению в сейфе. Директор магазина обязан выставить ограничение на хранение наличности в ККТ в системе «1С» которое должно быть:

- не более чем 60 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом более 90 000 000 рублей.

- не более чем 40 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом от 30 000 000 руб. до 90 000 000 рублей.

- не более чем 20 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом до 30 000 000 рублей.

м. Запрещено хранить ключи от сейфа или кассы в местах общего доступа. Сейф всегда должен быть закрыт, если он непосредственно не используется.

н. Каждый оригинал чека внесения/изъятия, Z-отчет должен быть подписан Администратором торгового зала/Старшим кассиром/Кассиром, осуществившим транзакцию. На чеках изъятий дополнительно должна присутствовать роспись кассира, ответственного за изъятия со всех касс магазина в данный день.

о. Запрещается изымать деньги из кассы магазина без формирования и учета в системе расходного кассового ордера, подписываемого Старшим кассиром/Кассиром и Директором/Заместителем директора/Администратором торгового зала магазина.

п. Выдавать денежные средства из кассы/сейфа магазина имеет право только Старший кассир/кассир, факт выдачи денежных средств подтверждается подписью Старшего кассира/кассира в графе «Выдал кассир» на расходном кассовом ордере, сформированном в 1С.

р. Приходные/Расходные кассовые ордера имеют право создавать и учитывать в системе 1С магазина только Директор магазина/Заместитель директора/Администратор торгового зала/Старший кассир/Кассир.

с. Каждый учтенный кассовый ордер должен содержать фамилию лица создавшего его в информационной системе «1С»; в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции (назначение платежа), фамилию и инициалы подотчетного сотрудника компании.

т. Каждое утро перед началом работы магазина и каждый вечер по окончании работы магазина, а также каждый раз при передаче кассы от одного сотрудника к другому Старший кассир/Кассир обязан произвести инвентаризацию наличных денежных средств в кассе магазина в присутствии Администратора торгового зала /Заместителя директора/Директора магазина.

у. Старший кассир/Кассир заносит информацию об имеющихся в наличии денежных средствах в кассовый журнал (остаток на начало дня) и ставит свою подпись. В случае выявления недостачи наличных денежных средств, составляется Акт инвентаризации денежных средств (по форме Приложения 4), подписываемый 3-мя сотрудниками магазина, включая Директора/Заместителя директора/Администратора торгового зала магазина и Старшего Кассира/Кассира. Акт инвентаризации необходимо предоставить по электронной почте на имя Ведущего бухгалтера-экономиста.

ф. Директор магазина обязан ежедневно сверять равенство суммы реализации наличных и безналичных (по платежным и подарочным картам) денежных средств за день по данным Z-отчета и инкассации с терминала, с отчетом о реализации системы 1С, данными о реализации товарного отчета, данными реализации кассового отчета. Директор магазина обязан убедиться, что фактический остаток денежных средств в магазине соответствует данным кассового отчета и не превышает разрешенный остаток денежных средств. Факт соответствия подтверждается подписью в Журнале кассира - операциониста в графе «подпись Руководителя», Кассовом и Товарном отчетах.

х. Для перепроверки качества проведения сверки в магазине данных кассовых отчетов с безналичными суммами, инкассируемыми UCS и Сбербанком, а также наличными суммами, сданными в инкассацию, на ежедневной основе ответственные бухгалтера проводят сопоставление данных в офисной системе. В случае выявления расхождений, информируют посредством электронной почты магазин и ответственного территориального менеджера по управлению розничной сетью.

ц. В случае получения сообщения от бухгалтера офиса о наличии в магазине расхождений, Директор магазина обязан в течение двух дней после получения письма, исправить имеющееся в магазине расхождение, после чего проинформировать ответственного бухгалтера об исправлении расхождения.

ч. Если расхождение не будет исправлено в течение двух дней с момента получения письма, сотрудники бухгалтерии по согласованию с сотрудниками отдела аудита, относят сумму данного расхождения к сумме прочих затрат соответствующего магазина.

ш. [p47] Работник, обнаруживший в любой момент времени излишки/недостачу в сейфе/кассе магазина обязан незамедлительно сообщить о данном факте Администратору торгового зала, Директору магазина, Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью, ответственному Аудитору розничной сети.

щ. Работники, имеющие в соответствии с их должностными обязанностями доступ к ККТ (Директор магазина, Заместитель директора магазина, Администратор торгового зала, Кассир, Старший кассир и т.д.) являются материально ответственными лицами. Виновное лицо (лица) возмещает причиненный ущерб в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

ы. Директор магазина обязан истребовать от работников, которые могут быть причастны к факту недостачи/излишков, письменные объяснения для установления причины возникновения расхождений. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения Директор магазина обязан составить Акт об отказе от предоставления объяснений по форме Приложения 16 и действовать в соответствии с разделом 29 настоящего Руководства.

э. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

ю. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

я. В случае совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, такой работник может быть уволен по инициативе Работодателя.

аа. Директор магазина обязан ежедневно при помощи журнала операций 1:С производить проверку отложенных/отмененных чеков и удаленных из чека артикулов, отображенных в журнале операций за предыдущий день, на предмет фактической передачи товара клиенту либо последующей продажи нескольких единиц товара в одном чеке либо последующей продажи данной продукции со скидкой любого рода. После проведения проверки, журнал операций подлежит визированию директором магазина и последующему подкреплению к кассовому отчету.

бб. В случае временного закрытия магазина (к примеру, на период реконструкции), все денежные средства, оставшиеся после инкассации, в полном объеме должны быть изъяты из магазина и перемещены в другой магазин ООО «Адидас», расположенный в этом же городе. Для перемещения средств, по согласованию с бухгалтерией, формируется РКО «Под отчет» на директора магазина, после фактической доставки денежных средств в другой магазин города, средства приходуются путем создания ПКО «Из под отчета». Если в городе нет другого магазина компании, по согласованию с бухгалтерией, денежные средства остаются в магазине. [p48]