Процедура оплаты по безналичному расчету

а. Клиент выбирает товар

б. Участвовать в обслуживании клиентов, изъявляющих желание осуществить покупку товара по безналу должен только Координатор по товару/Администратор торгового зала/Заместитель директора/Директор магазина. При полной занятости/отсутствии на рабочем месте сотрудников данных должностей, Директор назначает ответственного сотрудника за подбор ассортимента для дальнейшей продажи.

в. Директор магазина обеспечивает заключение договора с клиентом и заполнение спецификации (Приложение 28). Данные документы имеют типовую форму. Вносить какие-либо изменения/дополнения в пункты документов, не предусмотренных для корректирования, запрещено.

г. Уполномоченное лицо в договоре указывается исходя из годовой стоимости сделки:

- Если стоимость сделки в год не превышает 240000 рублей, то указывается ТОМ;

- Если стоимость сделки в год не превышает 450000 рублей, то указывается РОМ;

- Если стоимость сделки в год превышает 450000 рублей, то уполномоченное лицо указывается по согласованию со Специалистом по документальной поддержке розничной сети.

д. После подписания договора уполномоченным лицом и представителем покупателя, договор пересылается Специалисту по документальной поддержке розничной сети.

е. После осуществления выбора, клиент предоставляет информацию, необходимую для заполнения карточки клиента (ИНН, КПП, полное название организации, фактический адрес организации, юридический адрес организации, контактное лицо и номер телефона).

ж. Создаётся новая расходная накладная с типом «Отправка клиенту», в поле “Контрагент” заполняются данные о клиенте: ИНН, Наименование организации, Полное наименование, Адрес фактический, Контактное лицо и телефон. Графа “код” остаётся неизменной.

з. В ту же накладную заносятся те артикулы и размеры, которые выбрал клиент. В “основание” накладной заносится информация: безнал + название организации-плательщика. Заполнив данные о клиенте, Директор проверяет сумму заказа, в случае необходимости и в соответствии с правилами предоставления скидки, предоставляет соответствующую скидку.

и. После занесения всей информации в расходную накладную, распечатывается счет путём нажатия на стрелку вниз, находящуюся рядом с кнопкой “печать”, и выбора “счет (по артикулам)”. После распечатывания счета, Директор, расписывается на счете, ставит печать магазина и отдаёт его клиенту.

к. Запрещается передача покупателю каких-либо дополнительных финансовых документов, кроме счета. В случае требования со стороны покупателя о предоставлении закрывающих документов сразу после оплаты товара, необходимо сообщить, что данные документы предоставляются бухгалтерией московского офиса и организовать выполнение действий в соответствии с пунктами 11.1 с, т.[PA41]

л. Товар резервируется для данного покупателя.

м. Покупатель оплачивает счет и сообщает Директору/Заместителю директора/Администратору торгового зала по телефону о сумме оплаты, дате оплаты.

н. Директор магазина, после получения информации по оплате счета от клиента, должен получить подтверждение поступления денег на счет компании от бухгалтера-экономиста, ответственного за учет магазинов. Для получения подтверждения, необходимо отправить письмо бухгалтеру-экономисту со следующей информацией: дата оплаты, сумма оплаты, наименование организации – плательщика, номер счета, выставленный магазином. Письмо, необходимо подтвердить звонком.

о. После получения подтверждения, необходимо сообщить клиенту, что он может забрать свой товар.

п. Выдача товара клиенту происходит на основании доверенности. Директор магазина должен проверить соответствие ИНН и название организации, а также сверить паспортные данные лица, на чье имя выдана доверенность.

р. В момент передачи товара клиенту, расходная накладная должна быть учтена и клиент должен сделать пометку на расходной накладной “Товар получил”, поставить текущую дату, свою роспись и расшифровку своей подписи. Эта расходная накладная подкалывается вместе с доверенностью, полученной от клиента, в товарный отчет.

с. Директор магазина в день учёта расходной накладной и её выгрузки в офис отсылает информационное письмо Ответственному бухгалтеру по учету безналичных продаж, для создания счет-фактуры и товарной накладной со следующей информацией: полное название организации, адрес фактический, адрес юридический, ИНН, КПП, № учтенной накладной, дата учтённой накладной, сумма, перечисленная клиентом, SAP-номер, сумма по счету, скидка (если предоставлялась).

т. Бухгалтер, ответственный за учет магазинов, в течение 3 дней, распечатывает счет-фактуру, товарную накладную, ставит печать компании, подпись и отправляет их в магазин. Директор обязан, незамедлительно, передать эти документы клиенту, осуществившего покупку по безналичному расчету.

у. Ежемесячно, сотрудник отдела HR предоставляет Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью информацию о всех безналичных продажах в подотчетных магазинах. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, получая файл с информацией о безналичных продажах запрашивает из магазина данные о сотрудниках, совершивших эти продажи и вносит информацию в файл. Заполненный файл высылает ответственному сотруднику отдела HR.