Порядок выдачи наличных денежных средств и предоставления авансовых отчетов

а. Наличные денежные средства могут быть выданы под отчет на командировочные расходы лицам, направляемым в связи с производственной необходимостью в другой регион. Наличные денежные средства на другие цели могут получать только Территориальные менеджеры по управлению розничной сетью и Директора магазинов, а в случае их отсутствия – иное уполномоченное лицо.

б. Старший кассир/кассир выдает наличные денежные средства из кассы магазина Подотчетному лицу только после получения электронного согласования от Бухгалтера Центрального офиса и Непосредственного руководителя подотчетного лица.

в. Передача денежных средств может быть произведена только самому Подотчетному лицу. Запрещается выдача средств какому-либо другому лицу, отличному от Подотчетного.

г. Передача средств должна осуществляться в присутствии минимум одного сотрудника магазина, отличного от Подотчетного лица. Т.е. если, к примеру, денежные средства необходимо получить директору магазина, сам директор не может формировать РКО и самостоятельно изымать деньги из сейфа \ кассы. Эти операции должен выполнять другой сотрудник магазина, который лично удостоверился в факте согласования взятия суммы «Под отчет» с ответственным бухгалтером офиса.

д. [p49] Старший кассир/Кассир может выдать наличные денежные средства под отчет только:

- на командировочные расходы,

- на выплату заработной платы сотрудникам по платежной ведомости, полученной из центрального офиса,

- на аренду квартир,

- на административно-хозяйственные расходы при условии форс-мажорных обстоятельств (устранение аварийных ситуаций, связанных с электричеством, водопроводом, канализацией, мелкий ремонт автомашин, приобретение ГСМ в регионах, где невозможно использование топливных карточек). Расходование денежных средств на покупку канцелярских товаров и хозяйственных материалов, не связанных с устранением форс-мажорных обстоятельств, запрещается.

е. Подотчетное лицо обеспечивает представление служебной записки на выдачу денежных средств под отчет с объяснением цели предстоящего расхода, и высылает ее по электронной почте своему непосредственному руководителю. Непосредственный руководитель при положительном согласовании со своей стороны обязан переслать служебную записку по электронной почте ответственному Бухгалтеру Центрального офиса с целью согласования.

ж. Ответственный Бухгалтер Центрального офиса, при получении электронного письма, обязан проверить наличие авансовых отчетов по ранее полученным авансам. Если имеющаяся задолженность по ранее полученному авансу превышает срок, установленный в п.12.2.м., финансовый отдел имеет право отказать в выдаче суммы под отчет. Образовавшаяся сумма задолженности может быть удержана из заработной платы данного работника в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

з. В случае выдачи денежных средств из касс магазинов без электронного согласования, лицо, получившее денежные средства составляет объяснительную записку на имя непосредственного руководителя и предоставляет ее ответственному бухгалтеру Центрального офиса. При повторном нарушении установленного порядка выдачи наличных денежных средств на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание (в том числе в виде увольнения по соответствующим основаниям).

и. Подотчетное лицо в графе «Получил» расходного кассового ордера прописью указывает размер суммы денежных средств, выданных Кассиром/Старшим кассиром и паспортные данные (наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя).

к. Помимо расходного кассового ордера, подотчетное лицо заполняет «Выписку из письма ЦБ РФ», формируемую 1:С вместе с ордером.

л. В комплект отчетной документации за полученные под отчет денежные средства должны входить: копия расходного кассового ордера (формируемого в «1С» без ручных записей, исправлений и подписей); кассовые чеки за произведенные покупки; служебная записка, подписанная Менеджером по управлению регионом/Директором по розничной торговле; авансовый отчет. Оригиналы ордеров подшиваются к кассовым отчетам и отправляются в Архив с ежемесячно предоставляемыми документами.

м. Наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные расходы и расходы по выдаче заработной платы выдаются на срок - 2 недели с момента получения наличных денежных средств под отчет.

н. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию московского офиса авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если в региональном городе после возврата сотрудника из командировки, не удается отправить отчет в указанный период по причине отсутствия отправок почты КСЭ в московский офис, допускается увеличение данного срока до даты следующей отправки почты КСЭ. [PA50]

о. При отсутствии авансового отчета Ответственный бухгалтер передает сведения в Отдел по расчету заработной платы для удержания из заработной платы суммы денежных средств, за которую Подотчетное лицо не отчиталось.