Класифікація документів

Ділові документи класифікують за змістом, способом фіксації, спосо­бом виготовлення, назвою, мірою складності та мірою гласності, місцем складання та за походженням, за юридичною силою та за призначенням.

За способом фіксації інформації вони є: писані, графічні, фото-, фоно-та кінодокументи.

За змістом документи поділяються на:

- організаційно-розпорядчі;

- довідково-інформаційні;

- господарсько-договірні;

- фінансово-розрахункові;

- документи по особовому складу;

- особисті офіційні документи;

- посвідкові документи.

За назвою розрізняють такі документи: акти, анотації, відгуки, відомос­ті, вказівки, довідки, доповідні, договори, запрошення, звіти, службові листи різного призначення, плани роботи, положення, правила, постанови, посвід­чення, рішення, розпорядження. За назвою їх не прийнято класифікувати, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за призначенням.

За способом виготовлення розрізняють типові, трафаретні й індивідуа­льні документи. Типові складаються завчасно, часто за трафаретом, і є текс-том-зразком для індивідуальних. У трафаретних документах частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні (напри­клад, заява при вступі до навчального закладу, листок обліку кадрів, довідки). Ця форма документів досить поширена і дає змогу економити час та полег­шує машинне опрацювання.

Індивідуальні документи важко трафаретизувати. Вони в більшості ви­падків складаються за довільною формою, хоч необхідні реквізити в них на­явні (це скарги, записки, автобіографії, телеграми тощо).

За ступенем складності є прості й складні документи: перші містять од­не питання, складні - два або декілька.

За місцем складання та їх функціонуванням розрізняють внутрішні й зовнішні документи. Внутрішні створюються на певному підприємстві, в

14 — 1239

Українська мова фахового спрямування

установі й організації і там функціонують. Зовнішні надходять з вищих ін­станцій або надіслані іншим підприємствам, установам чи громадянам.

За терміном виконання документи є термінові й нетермінові. Перші по­требують виконання, надсилання або одержання в терміни, які встановлені зако­ном, правовим актом чи керівником. Це телеграми, телефонограми, фототеле­грами з позначками "Терміново" або "Дуже терміново". Інші вважаються нетер­міновими і виконуються в термін, який встановлений адміністрацією.

За походженням розрізняють документи службові та офіційно-особові (іменні). Службові документи створюються в організаціях, установах з пи­тань їхньої діяльності, офіційно-особові стосуються конкретних осіб (запис­ки, заяви, скарги).

За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні та для службового користування (ДСК). У правому верхньому кутку документа роб­лять спеціальну помітку: "Таємно", "Для службового користування". За втра­ту таких документів або розголошення їх змісту винні притягуються до від­повідальності.

За юридичною силою розрізняють справжні й фальшиві документи. Справжніми вважаються документи, що видані в установленому законом по­рядку, із дотриманням усіх правил і реквізитів. У фальшивих документах ре­квізити або зміст не відповідають істині або термін їх дії закінчився. Справж­ні документи бувають дійсними (як такі, що мають на певний час юридичну силу) і недійсними (вони втратили юридичну силу з якихось причин).

За стадіями створення документи поділяються на оригінали й копії. Оригінал (лат. огщіпаііз - первинний, вроджений, самобутній, справжній, пе­рвісний) — документ, що створений уперше та належно оформлений. Копія — (лат. соріа - множинність, запас) - точний список з оригіналу; точне, зробле­не від руки відтворення чогось, наприклад, якогось твору мистецтва, - карти­ни, скульптури. Отже, копія - це й точне відтворення документа. Нині часто побутує термін ксерокопія.

В юридичному аспекті оригінал і копія - рівноцінні.

Копія як точне відтворення оригіналу в правому верхньому кутку обов'язково має помітку: "Копія".

За призначенням документи розрізняють:

1) організаційно-розпорядчі: вказівки, інструкції, накази, положення,
постанови, правила, рішення, розпорядження, статути, ухвали;

2) довідково-інформаційні: акти, анотації, відгуки та рецензії, відомос­
ті, довідки, доповіді, договори й угоди, записки (службові, доповідні, пояс­
нювальні), запрошення, звіти, листи службові, огляди, оголошення, плани ро­
боти, посвідчення, протоколи і витяги з протоколів, рецензії, списки, теле­
грами, телефонограми, радіограми;

3) документи з кадрових питань / документація по особовому складу:
заяви (про працевлаштування, про звільнення з роботи, про перевід на іншу
посаду, про заохочення чи стягнення, про відрядження), накази, особові карт­
ки, особові листки з обліку кадрів, особові справи, трудові книжки, характе­
ристики, контракти з найму;

Розділ III. Тема 1. Ділові документи як засіб писемної професійної комунікації

4) посвідкові (засвідчувальні): посвідчення, паспорт, свідоцтва, дипло­
ми, атестати;

5) особисті офіційні документи: автобіографії, резюме, доручення, до­
віреність, заяви, пропозиції, рапорти, розписки, скарги;

6) фінансово-розрахункова та облікова документація.