Література. 4. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч

1. Паламар О. М., Кацавець Г. М. Українське ділове мовлення: Навч.
посіб. - К.: Либідь, 1997.

2. Паламар О. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посіб. -
К.: Либідь, 1995.

3. Пазяк О. М., Кисіль Г. Г. Українська мова і культура мовлення: Навч.
посіб. - К.: Вища школа, 1995.

4. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - К.: Вища
школа, 1997.

ІЗ — 1239

Українська мова фахового спрямування

Тема 4. ФОРМИ КОЛЕКТИВНОГО ОБГОВОРЕННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ПРОБЛЕМ

4.1. Наради, збори, переговори як форми колективного обговорення. Мистецтво ведення переговорів

Індивідуальне вирішення фахових питань відбувається в бесіді, діловій розмові, службовій бесіді керівників різного рівня з підлеглими, співбесіді (під час прийняття на роботу та в інших випадках).

Колективне обговорення фахових проблем відбувається на нарадах спеціалістів одного профілю (наприклад, нарада терапевтів клініки, нарада завідувачів відділень поліклініки, районна нарада фахівців), під час дискусії та полеміки, диспутів - у студентських колективах, на засіданнях, зборах працівників певного фахового напряму.

Під час названих заходів може виникнути спір, чи суперечка. У такому випадку не слід гарячкувати і прагнути довести свою правоту. Якщо ваша поразка у спорі очевидна через помилкові погляди чи неточні відомості й фа­кти, вами використані, поступіться гідно і без паніки.

Переговори призначені знайти вирішення проблеми взаємною зацікав­леністю. Для цього слід зробити аналіз проблеми з метою окреслити предмет переговорів, визначити можливого партнера й отримати про нього необхідну інформацію, перевірити існування альтернатив переговорам (чи можливо ви­рішити проблему самостійно або з іншим партнером, більш вигідним), прове­сти змістовний аналіз проблеми (зіставити свої інтереси й інтереси партнера, його зацікавленість у переговорах, уточнити сферу збігу й розбіжностей ва­ших інтересів).

Переговори слід планувати, сформулювавши загальний підхід до них, свої цілі, завдання, стратегію; сформулювати свої пропозиції та їх аргумента­цію, обрати місце переговорів (вдома, на нейтральній території чи на терито­рії партнера).

Під час проведення переговорів учасники повинні розсістися відповід­но до загальноприйнятих правил і з урахуванням їхніх рангів та службового становища. У ході переговорів уточнюють взаємні інтереси, концепції учас­ників, обговорюються й уточнюються позиції.

Методи ведення переговорів - метод позиційного торгу чи принципо­вих переговорів.

Збори - спільна присутність групи людей, об'єднаних з метою з'ясування якогось питання, зокрема і найчастіше фахового.

Засідання - форма організації роботи певного постійного органу, під­розділу або групи, що може бути передбачена статусом або положенням про організацію установи (наприклад, профспілкового комітету, ради ветеранів, вченої ради, фахових комітетів тощо).

Розділ II. Тема 4. Форми колективного обговорення професійних проблем

4.2. Нарада. Види нарад

Нарада - форма організації колективної діяльності працівників (фахів­ців), яких збирають посадові особи керівного складу для обговорення певно­го питання, вироблення та прийняття рішення.

Наради бувають запланованими, регулярними та позаплановими.

Ділові наради є інформаційні (учасники знайомляться з новими наста­новами), оперативні, або диспетчерські (так звані "п'ятихвилинки", що заве­ршуються конкретними розпорядженнями), та дискусійні - найбільш демок­ратичний вид. Рішення про проведення наради приймає керівник, визначив­ши час, місце проведення, склад учасників.

Нарада має три етапи: підготовка, проведення, оформлення результатів, її тривалість - 1 - 1,5 год. Доповідачі називають себе, поводяться коректно, тактовно, доброзичливо. Останнє слово на нараді - голові. Він оголошує під­сумки, документи, закінчує її.

Обговорення професійних проблем найчастіше відбувається колектив­но, і це дає позитивні результати в їх вирішенні, хоча цьому може передувати індивідуальне та групове обговорення. Найбільш ефективним вважаються наради - форма спільного обговорення і вирішення важливих проблем зусил­лями керівника і його співробітників. Дослідники вважають недоцільним їх часте проведення, оскільки вони не завжди можуть бути ретельно підготов­леними, затяжними.

Ф. І. Хміль виділяє такі види нарад:

1) диктаторська - керівник установи ознайомлює зі своїми розпоря­
дженнями чи з тими, що надійшли з вищих інстанцій, причому без обміну
думками;

2) автократична - майже синонім до диктаторської (хоча кожен із не­
багатьох присутніх відповідає на запитання керівника, але не вступає з ним у
дискусію);

3) сегрегативна (лат. зе§ге§о - відокремлюю, розподіляю) - доповідає
заздалегідь призначена особа, у дебатах беруть участь кілька учасників, яких
обирає голова наради; вона може спричинити розкол у колективі, тому слід
зважати на доцільність чи недоцільність її проведення;

4) дискусійна - обмін думками і власним баченням розв'язання пробле­
ми з прийняттям рішення, яке потім затверджується керівництвом; інколи пі­
сля такої наради керівник одноосібно приймає рішення;

5) вільна - вільний обмін думками, без обов'язкового прийняття рішен­
ня (виникає в кулуарах офіційної наради);

6) проблемна - тут використовується метод "мозкової атаки" ("мозко­
вого штурму") для вирішення проблеми надзвичайної ваги; з обов'язковими
доповідями, відповідями на запитання, навіть дебатами (суперечками) і при­
йняттям рішень;

7) інструктивна {інформаційна) - подібна до диктаторської, але прово­
диться за необхідності конкретизувати завдання для виконання розпоря­
джень, що надійшли, встановлення терміну виконання та обсягу доручень;

Українська мова фахового спрямування

8) оперативна (так звана "п'ятихвилинка", "літучка", "диспетчерська") - проводиться з метою одержання інформації про стан виробничих справ; рі­шення приймає голова (часто керівник вищої ланки) чи пропонує певну до­помогу у вирішенні обговорюваних проблем; може мати інформаційно-пізнавальний, контрольно-регульований, нормативно-оцінний або творчо-пошуковий характер.

Найчастіше наради поєднують у собі особливості вищеназваних, адже завдання керівництва - об'єктивно аналізувати проблеми, прийняти правиль­ні рішення і довести їх до виконавців.

4.3. Дискусія. Полеміка. "Мозковий штурм" та технології його проведення

Дискусія (від лат. сіізсиззіоп - дослідження, розгляд, розбір) - публіч­ний спір з метою з'ясування і зіставлення різних поглядів, пошук істинної думки й знаходження правильного рішення спірного питання. Дискусію вва­жають ефективним засобом переконання - її учасники самі доходять певного висновку. Найчастіше це наукові дискусії. Варто тут правильно сформулюва­ти свої думки, слова й терміни вживати точно, визначити головну проблему й зосередити на ній увагу. Мета дискусії - досягти певної згоди щодо розв'язання обговорюваної проблеми.

Етика ведення дискусії:

- дискутанти повинні шукати рішення, а не конфліктувати;

- повинен бути спокійний тон ведення дискусії, грамотна мова;

не повинна панувати грубість, неприязнь, тим більше агресивність;

- сперечатися по суті, аргументувати думку, не звинувачувати
опонентів;

- не прийнято використовувати засоби художньої мови, не висміювати.

Полеміка (від грец. - войовничий, ворожий) - це спір, при якому наяв­на конфронтація, протиборство протилежних думок з того чи іншого питан­ня; це публічний спір з метою захистити, обстояти свою позицію і спростува­ти думку опонента методом "мозкового штурму".

Мета полеміки - не досягнення згоди, а перемога над протилежною стороною. Якщо дискусію вважають "воєнною грою", то полеміку - "воєн­ними діями". Полеміка має цільове спрямування. Учасники дискусії - "опо­ненти", полеміки - "супротивники".

Спільне: під час ведення дискусії і полеміки учасники висловлюють певні погляди стосовно тих чи інших питань, намагаються довести правиль­ність своєї думки, але в дискусії доходять спільної думки (позиції).

Особливими формами проведення нарад є так званий "мозковий штурм", "мозкова атака" (деякі науковці вважають це формою дискусії). Це ефективний метод колективного обговорення виробничих / професійних про­блем, пошук їх вирішення, вільне висловлення думок учасниками. Перед проведенням такої наради-дискусії певній групі її учасників (10 - 12 осіб)

Роздйі II. Тема 4. Форми колективного обговорення професійних проблем

ставлять конкретне завдання і пропонують викласти власне бачення розв'язання питання, не обговорюючи і не критикуючи думок інших учасни­ків. Вдалим вважається "мозковий штурм" за умови одержання кількох цін­них ідей щодо вирішення проблеми.

Цінність такого підходу до розв'язання проблеми в тому, що він стиму­лює творче рішення, розвиває мислення, спонукає вільно викладати власне бачення, не Гоячись критики опонента. До складу групи включають 2-3 особи-фахівцш, які не обізнані з проблемою, що обговорюється.

Сеанс "мозкового штурму" ("мозкового штурмування") здійснюєть­ся у два етапи: перший етап - вищенаведений, його називають етапом "ге­нерації ідей", де критикувати заборонено; другий полягає у вивченні за­пропонованих ідей висококваліфікованими фахівцями-експертами. Най­важливіші з них передають у впровадження в дію (наприклад, лікарський консиліум при уточненні діагнозу, при обговоренні технології проведення оперативного втручання; педагогічна нарада - при вирішенні питань наго­родження випускників різних рівнів навчальних закладів; наради інженер­но-технічних працівників щодо роботи певного промислового об'єкта, йо­го реконструкції).

При методові "мозкового штурму" слід врахувати наступне: наявність лише одного фахівця високої кваліфікації - ефект такого заходу зменшується, варто дбати про їх більшу кількість.

Після відбору кращих ідей, які обов'яково фіксує секретар без зазна­чення авторства, варто розділити учасників "мозкового штурму" на дві групи: прибічників і противників, які аналізуватимуть аргументи усіх "за" і "проти", причому слід обговорювати одну ідею. Якщо всі (10 - 12 осіб) учасники сиді­тимуть за круглим столом, бачитимуть одне одного, почуватимуться рівно­правними й обговорюватимуть ідею (проблему) не більше 30 хвилин, що стимулюватиме активну діяльність мозку, матимуть мудрого керівника, який подбає про відповідну моральну і психологічну атмосферу, то колективна форма обговорення досягла бажаних результатів.

Японський менеджмент, фіксує Ф. І. Хміль, запропонував кільцеву сис­тему прийняття рішень (кінгесьо), яка по суті спрямована керівником, що вважає за потрібне обговорювати з фахівцями важливе питання, новацію, не скликаючи наради, а ініціює підготовку проекту, який почергово передають фахівцям за списком, і ті терміново розглядають цю новацію та письмово ви­кладають своє бачення її. На нараду запрошуються лише ті особи, чия пози­ція не зрозуміла керівникові або ж хто є автором важливої (неординарної) ідеї. Результати такої наради позитивні.

Автори підручника поділяють позицію Ф. І. Хміля щодо всебічного аналізу та обгрунтованої розробки питання "мозкового штурму" як евристич­ної форми, що активізує творчий потенціал співрозмовника під час колектив­ного обговорення проблеми.

РОЗДІЛ III

СУЧАСНІ ДІЛОВІ ПАПЕРИ ПРОФЕСІЙНОЇ СФЕРИ

Тема 1. ДІЛОВІ ДОКУМЕНТИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

1.1. Документи і діловодство (справочинство) у професійній сфері. Поняття документа. Класифікація документів. Державний стандарт України

Діловодство - ведення справ канцелярії. Канцелярія - це відділ устано­ви, що займається діловодством. За словником В. І. Даля, це слово має кілька значень, а саме: склад чиновників і писарів при особі чи місці для письма; мі­сце, будинок, кімнати, де ведуться (укладаються) ділові папери.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є писані документи та документування, тобто створення документів.

Отже, складовими частинами діловодства є системи документації, до­кументування та організація роботи з документами.

Проте, на думку фахівців, що займаються діловодством, термін "діло­водство" застарів і його варто замінити іншим - документаційне забезпечен­ня управління, що цілком відповідає його змістові.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних і взаємодіючих таким способом, що становлять цілісну систему зі своїми спе­цифічними рисами.