Використання інформаційних систем управління в діяльності вищого навчального закладу

У сучасному вищому навчальному закладі (ВНЗ) інформація стає однією з обов'язкових складових управлінських процесів, оскільки її виробництво, передавання і споживання складає свого роду «фундамент» ефективного функціонування всіх сфер життя суспільства. Від правильності формування й адекватності використання інформаційних потоків багато в чому залежить результат діяльності будь-якого сучасного соціального інституту, особливо - системи освіти.

Новий якісний етап у розвитку освіти можливий лише за умови інтенсивного запровадження інформаційно-комунікаційних технологій в управлінську та навчально-виховну діяльність загальноосвітнього закладу. Така діяльність проводиться у двох напрямках:

- впровадження інформаційних технологій в управлінську діяльність освітнього закладу;

- комп'ютеризація навчального процесу та виховної роботи закладу.

Перший із зазначених напрямів полягає у створенні оптимальних умов автоматизації робочих місць учасників освітнього процесу та застосування ними програмного забезпечення, що допоможе систематизувати роботу суб'єктів управління навчальним закладом на усіх рівнях системи менеджменту.

Другий напрям - це апробація та впровадження у навчальний процес електронних засобів навчання, розробка і застосування електронного супроводу навчальних занять, самостійної і виховної роботи та тестових програмних засобів.

Застосування інтегрованої інформаційної системи та сучасних інформаційних технологій у навчальному процесі та в системі управління в цілому необхідно розглядати з одного боку, як основу інноваційної системи управління університетом, а з іншого - як засіб створення умов для розвитку креативних здібностей студента, підвищення компетентності викладача, індивідуалізації процесу навчання та забезпечення якості навчального процесу.

Інновації в управлінні освітнім закладом на базі інформаційних технологій є ключовим механізмом, який дозволить створити переваги в конкурентному середовищі. В цьому напрямку основними заходами в розвитку інформатизації є створення її належної та ефективної інфраструктури, впровадження уніфікованих засобів доступу до корпоративних даних, поліпшення керування всіх комплексів інформаційних ресурсів, а також забезпечення відповідності інфраструктури стратегічним цілям вищого навчального закладу (ВНЗ).

Побудова, підтримка і розвиток єдиної інтегрованої інформаційної системи управління університету надзвичайно складний та трудомісткий процес, який повинен узгоджуватись з концепцією діяльності та стратегією розвитку навчального закладу.

В структурі інформаційних систем ВНЗ можна виділити ряд підсистем - як автономних, так і інтегрованих у загальну автоматизовану систему керування ВНЗ.

В цьому ряді є наступні підсистеми:

- підсистеми типу «електронний деканат»;

- підсистема диспетчерського керування навчальним процесом, включаючи функції розробки розкладів навчальних занять;

- підсистема керування методичним забезпеченням і базою навчальних матеріалів, що призначена для супроводу учбово-методичної документації й електронних навчальних матеріалів;

- підсистема керування науково-дослідним сектором (відділом або вузівським НДІ);

- підсистема діловодства, що підтримує роботу канцелярії, архіву, експедиції й т.п.;

- підсистема «Кадри»;

- бухгалтерська й планово-економічна підсистеми;

- бібліотечна інформаційна система, що служить для обліку бібліотечних фондів, пошуку користувачами літературних джерел, оформлення й задоволення запитів;

- підсистема керування дистанційним навчанням, що входить у програмне забезпечення освітніх порталів;

- підсистема підтримки інженерних служб ВНЗ.

Інформаційне наповнення баз і сховищ даних визначається особливостями ВНЗ. Тому розробка інформаційних моделей додатків, що відображають різні аспекти діяльності ВНЗ, і збір відповідних даних повинні виконуватися працівниками даного закладу.

Таким чином, інформаційна система управління - це програмно-апаратний комплекс, що забезпечує ряд основних функцій роботи з документами в електронному вигляді. До основних функцій відносять реєстрацію документів, розробку та збереження документів в електронному вигляді, направлення документів на розгляд та виконання, контроль проходження та виконання документів, пошук документів по різним параметрам, введення, підтримку та зберігання будь-яких типів документів, захист від несанкціонованого доступу та управління прав доступу до документів.

За допомогою таких систем можна організувати систему електронного документообігу на підприємстві, а також систему контролю виконання завдань і завантаження співробітників. Данні системи відносяться до типу workflow («потік робіт»). Workflow - це автоматизація, повна або часткова, бізнес процесу, при якому документи, інформація або завдання передаються для виконання необхідних дій від одного учасника до іншого у відповідності з набором процедурних правил.

Слід зазначити, що інформаційні системи управління мають на меті не повну відмову від паперових документів (що неможливо з ряду причин, головними з яких є причини юридичного характеру), а зведення до мінімуму переміщення паперів всередині підприємства.

Основна складність при розробці АСУП полягає в тому, що існує багато факторів, які інтуїтивно неможливо врахувати в АСУП. Відсутність всієї необхідної інформації й використання інтуїції утворюють ризики під час прийняття рішень. Таким чином, навіть сама сформована АСУП не виключає ймовірність невірного рішення.

Розробка та розвиток інформаційних систем управління у ВНЗ, як правило, здійснюється за двома напрямками: створення та інтеграція незалежних програм, що автоматизують діяльність окремих підрозділів або деякі функції управління або створення єдиної корпоративної автоматизованої системи управління. Звісно, що розробка множини розрізнених додатків, що автоматизують окремі сторони діяльності ВНЗ, не наближує до принципового вирішення задачі створення єдиної автоматизованої системи управління ВНЗ.

У процесі розроблення проекту інформатизації управління навчальним процесом у ВНЗ необхідно враховувати такі особливості:

- велика кількість робочих місць, на яких періодично змінюється комп'ютерна техніка та оновлюються операційні системи;

- значна віддаленість користувачів системи, які знаходяться у різних районах міста;

- інформація створюється у системі невеликою кількістю «активних» операторів;

- інформація використовується широким колом споживачів (керівний склад, працівники деканатів та кафедр, викладачі та студенти, їх батьки) з різними правами доступу;

- потреба перманентної адаптації інформаційної системи до потреб навчального процесу, що змінюються внаслідок трансформації системи вищої освіти.

Урахування зазначених особливостей потребує застосування інформаційних систем, розроблених на основі Internet-технологій з урахуванням таких принципів:

- Проектування ІС повинно проводитись на основі результатів аналізу процесів управління ВНЗ з їх подальшою формалізацією. Проект інформатизації повинен враховувати можливі зміни в наявних ділових процесах, зумовлених впровадженням ІС.

- Впровадженню ІС повинен передувати комплекс робіт з упорядкування документообігу, розроблення й узгодження внутрішньовузівських положень і стандартів.

- Реалізація стратегії інформатизації має здійснюватись за проектним принципом та носити поетапний характер. Функції управління проектом мають бути формалізовані і покладені на спеціалізований підрозділ, що займатиметься питаннями розвитку інформаційних технологій в освітньому процесі ВНЗ.

- Окремим блоком (проектом) у програмі інформатизації мають бути виділені процеси підготовки кінцевих користувачів ІС та супроводу їх роботи.

- Рішення про впровадження програми інформатизації та її ресурсну підтримку має бути прийняте на найвищому рівні управління ВНЗ (ректоратом) зі схваленням вищим дорадчим органом (вченою радою).

Це системне завдання охоплює всі компоненти структури ВНЗ та може потребувати організаційної перебудови системи управління. Для його вирішення процес інформатизації потрібно розділити на такі етапи: розробка і проектування системи, її проектування і запровадження.

У наш час стрімкого розвитку інформаційних технологій потоки інформації, що циркулюють у світі, - величезні і мають тенденцію до збільшення. Тому, в будь-якій організації, виникає проблема керування даними, яке б забезпечило найбільш ефективну роботу. Не є виключенням і навчальні заклади.

Майже всі освітні установи використовують автоматизовані системи управління для ведення бухгалтерського обліку. Всі останні управлінські завдання вирішуються шляхом складання зведеної і аналітичної звітності в офісних електронних документах (MS Excel, MS Word). Багато з них самотужки намагаються вирішити проблему управління навчальним процесом і зараз, для багатьох освітян, увійшли в звичку комп'ютерні програми які можуть зробити розклад занять, розподіл аудиторного фонду навчального закладу або розрахувати навантаження викладачів. Але відсутність єдиного системного підходу зменшує позитивні ефекти та переваги кожної з цих розробок. Негативно впливає і той факт, що програми від різних розробників не можуть здійснювати ефективний обмін даними між собою.

Тому, більшість навчальних закладів схиляються до придбання інтегрованої системи управління, яка дозволить автоматизувати всі сфери діяльності. У цьому сенсі актуальною стає проблема вибору відповідної АСУ ВНЗ. Аналіз існуючих автоматизованих систем управління навчальним процесом, що забезпечують прийняття раціональних управлінських рішень, знаходження переваг та недоліків цих систем та ознайомлення з результатами впровадження дозволить вирішити цю національну проблему.

Ринок українського програмного забезпечення пропонує наступні рішення управління навчальним закладом:

1. Автоматизована система керування вищим навчальним закладом АСК «ВНЗ», розроблена Науково-дослідним інститутом Прикладних інформаційних технологій Кібернетичного центру Національної академії наук України.

2. Пакети комп'ютерних систем «Деканат», «БІБЛЮГРАФ-2007», «КОЛОКВІУМ», «ПС-Персонал» приватного підприємства «Політек-софт».

3. «ВНЗ АЛЬМА-МАТЕР» товариства з обмеженою відповідальністю «Direct IT».

4. Інформаційно-аналітична система керування вищим навчальним закладом «Університет», розроблена в Херсонському державному педагогічному університеті.

АСК «ВНЗ», розроблена Науково-дослідним інститутом Прикладних інформаційних технологій Кібернетичного центру Національної академії наук України, складається з двох підсистем: Підсистема «Приймальна комісія», Підсистема «Деканат». Основні функціональні можливості підсистеми «Деканат»:

- роздрукування заліково-екзаменаційної документації на період кожної сесії та перед початком учбового року;

- формування і роздрукування проектів наказів;

- формування заявки на виготовлення документів про освіту та студентських квитків.

Підсистема «Приймальна комісія» дозволяє:

- організувати введення анкетних відомостей абітурієнта;

- перевірити інформацію атестату про середню освіту;

- здійснити друк екзаменаційних листів з фотографією абітурієнта;

- обробляти готові результати іспитів, уведені оператором;

- проводити моніторинг вступних іспитів, прогнозування середнього та прохідного балу.

ПП «Політек-софт» працює на ринку з 2000, має відповідні ліцензії та сертифікати. Програмне забезпечення, розроблене співробітниками підприємства «Політек-СОФТ», охоплює майже всі аспекти діяльності навчального закладу. Загальна кількість впроваджень програмного забезпечення ПП «Політек-СОФТ» в Україні на сьогодні складає 289.

ПРОГРАМНИЙ КОМПЛЕКС «АЛЬМА-МАТЕР» є актуальним і своєчасним рішенням у сфері автоматизації навчального процесу.

«Альма-Матер» дозволяє автоматизувати діяльність співробітників, що пов'язана з одержанням, обробкою, зберіганням й аналізом даних, необхідних для успішного функціонування навчального закладу. При розробці системи «Альма-Матер» використовувався кращий вітчизняний і закордонний досвід освітніх інформаційних проектів. Програма може бути адаптована до структури будь-якого навчального закладу з різними видами й формами надання освітніх послуг.

Модулі «Альма-Матер»: «Приймальна комісія», «Деканат / навчальна частина», «Учбово-методичний відділ» (з можливістю формування розкладу).

Функціональні можливості модулів:

1. Приймальна комісія:

- тестування абітурієнтів, автоматичне зарахування тих, що пройшли вступні тести;

- автоматичне занесення результатів поточних електронних тестів (іспитів/заліків) до бази даних;

- облік усіх абітурієнтів і студентів в єдиній базі даних.

2. Деканат/ учбова частина:

- облік успішності, рубіжний контроль;

- надання вільного доступу до інформації про відвідуваність і успішність студентів;

- облік особистих карток усіх студентів в єдиній базі і швидкий їх пошук;

- автоматизація введення екзаменаційно-залікових відомостей;

- автоматичне формування наказів на відрахування, списків груп, відомостей, особистих карток, журналів й інших стандартних документів як внутрішнього, так і зовнішнього документообігу;

- полегшення створення документів про рух студентів із збереженням історії про переміщення для подальшого аналізу;

- модуль обліку оплати за навчання, з можливістю установки індивідуальних розцінок для кожного студента і загальних по групах/потоках;

- формування форм друку «вкладишів» до дипломів/атестатів. Можливість зберігання бази даних виписаних дипломів/атестатів, їхні серії і номери; інтеграція з DP 2000;

- модуль розрахунку середньої успішності по групі/ потоку/ викладачу/ учбовому закладу і так далі.

3. Навчально-методичний відділ:

- облік викладацького складу;

- розрахунок почасового навантаження для викладачів;

- розрахунок фактично виконаного навантаження;

- можливість використання різних схем розрахунку, обліку і планування;

- формування навчальних і робочих планів;

- складання розкладу занять;

- автоматизація створення звітів для аналітичного відділу. Формування звітів установленого зразка для служби статистики.

4. Фінансовий модуль:

- планування і облік господарської діяльності згідно наказам Держказначейства;

- формування місячної, квартальної і річної звітності (баланс, довідка до балансу, форми № 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 15);

- підтримка будь-якої кількості додаткових планів рахунків.

Наявність успішних впроваджень:

- Одеський державний морський університет;

- Одеський державний екологічний університет;

- Одеська національна юридична академія;

- Київський національний економічний університет ім. В. Гетьмана;

- Запорізький національний технічний університет;

- Вища школа економіки Росії, м. Москва;

- Національна академія внутрішніх справ України, м. Київ;

- ГОУ СГГА, м. Новосибірськ.

Інформаційно-аналітична система «Університет», розроблена Херсонським Державним педагогічним університетом, не розділена на підсистеми. Можливості IAS «University»: введення та зберігання інформації про студентів (анкетні данні, вартість навчання, оплата, академ відпустки, випуск/відрахування, спеціальність, середній бал) та працівників (анкетні дані, заслуги, пільги, утримання, виплати

Проаналізувавши ринок програмного забезпечення автоматизації управління навчальним процесом, можна зробити класифікацію автоматизованих інформаційних систем управління вищими навчальними закладами (див. рис. 3.1.)

Автоматизовані інформаційні системи управління ВНЗ

АСК «ВНЗ»

ПП «Політек-Софт

«ВНЗ АЛЬМА-МАТЕР»

ІАС «Університет»

Деканат

Приймальна комісія

Деканат / Навчальна частина

Приймальна комісія

Учбово-методичний відділ

ПС-Персонал

Деканат (в т.ч. ПС-Кафедра, ПС-Студент)

Колоквіум

Бібліограф

Рис. 3.1. Складові підсистеми автоматизованих інформаційних систем управління ВНЗ України

Одне з складних завдань, що стоять перед сучасним університетом, − це підвищення ефективності його роботи, а саме - комплексна дія на стратегію, мережеву інфраструктуру, організаційну структуру, системи управління і оплати, корпоративну культуру вищого навчального закладу.

Єдиним рішенням цієї задачі є автоматизація діяльності вузу і створення інформаційного середовища, яке з одного боку, надає доступ до необхідної користувачам актуальної, несуперечливої і повної інформації, з іншої - є необхідним інструментом діяльності співробітників вузу і навчання студентів. Таке інформаційне середовище дозволяє управляти процесами, даними і людьми, тобто інформаційне середовище можна розглядати і з погляду підтримки життєдіяльності університету і як інструмент управління.

На даний момент, велика частина вузів використовує «часткову» автоматизацію, тобто комп'ютеризовані лише окремі бізнес-процеси. Це веде до дублювання і втрати частини інформації, відсутності даних для оперативного аналізу, втрати часу на обслуговування і підтримку застаріваючих технологій, високого ступеню залежності від людського чинника.

Отже, досвід розробки і практичного застосування автоматизованої системи управління у вищому навчальному закладі, показав, що впровадження інноваційних технологій у сфері його інформатизації сприяє оптимізації навчального процесу і є дієвим інструментом забезпечення якісної підготовки фахівців.