Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов

1. Учет, использование, хранение и уничтожение печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, осуществляются должностными лицами, назначаемыми приказами (распоряжениями) руководителей организаций.
2. Порядок использования печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов в организации определяется приказом (распоряжением) ее руководителя.
3. Государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
При необходимости структурные подразделения государственной организации имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и одинаковым текстовым содержанием, текстовая часть дополняется порядковым номером или символом (символами).
4. Учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов ведется в регистрационных учетных формах, определенных настоящими Правилами.
5. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, и выдача ведется в журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите (Приложение 20).
Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.
6. Выдача заполненных бланков, подлежащих защите, производится под расписку в соответствующих регистрационных учетных формах, предусмотренных ведомственными инструкциями организаций.
7. На копиях заполненных бланков с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, предназначенных для рассылки, проставляется номер экземпляра и печать организации.
8. Размножение и копирование средствами оперативной полиграфии незаполненных бланков, подлежащих защите, не допускается.
9. Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведется в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски (Приложение 21).
10. Учет перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами с химическими добавками, имеющих индивидуальные свойства с целью защиты от подделки подписей должностных лиц, и их выдача ведется в журнале учета и выдачи перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами (Приложение 22).
11. Заголовки журналов включаются в номенклатуру дел организации.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
12. Передача другому должностному лицу неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных форм к ним оформляется актом их приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним (Приложение 23).
13. Печатно-бланочная продукция, печати, штампы, подлежащие защите, и средства защиты документов хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
14. Уничтожение испорченных при заполнении печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите (Приложение 24) и проставлением соответствующих отметок в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите.
15. Уничтожение печатей и штампов, подлежащих защите, производится с составлением акта о выделении к уничтожению печатей и штампов, подлежащих защите (Приложение 25) и проставлением соответствующих отметок в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски.
16. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкостей из-под специальных чернил и штемпельной краски; испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками; перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов (Приложение 26) и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
17. При реорганизации или ликвидации организации уничтожение неиспользованных печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов производится с составлением актов (Приложения 25, 26, 27), утверждаемых руководителем организации или председателем ликвидационной комиссии, и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.
Уничтожение или дальнейшее хранение журналов и других регистрационных учетных форм осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан по согласованию с центральным государственным органом управления архивами и документацией или местным исполнительным органом в области архивного дела и документации области (города республиканского значения, столицы).
18. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации.
19. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи (Приложения 20, 21, 22).
В случае обнаружения нарушений комиссия проводит служебное расследование, результаты которой оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации для принятия мер в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
20. При утере печати (штампа) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан предпринимаются все необходимые меры по розыску, в случае отрицательного результата розыска составляется акт произвольной формы, утверждаемый руководителем организации.

Приложение 20
к Типовым правилам
документирования и управления
документацией в государственных
и негосударственных организациях

Поступление
Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование предприятия - изготовителя	Количество экземпляров	Серия и номера бланков

продолжение таблицы

Выдача
Дата вы- дачи	Дата и номер доку- мента на выдачу	Кому выдано	Коли- чество экзем- пляров	Серия и номера бланков	Расписка в полу- чении	Примечание, отметка об уничтожении испорченных экземпляров печатно- бланочной продукции
Наиме- нование струк- турного подраз- деления	Фамилия и инициалы получа- теля

Формат А4 (210Х297)

Приложение 21
к Типовым правилам
документирования и управления
документацией в государственных
и негосударственных организациях

№ № п. п.	Наимено- вания и оттиски печатей и штампов с изобра- жением Государ- ственного Герба Респуб- лики Казахстан	Кому выдано	Дата возв- рата и рас- писка в приеме	Примечание, отметки об уничтожении печатей, штампов и специальной штемпельной краски
Наименование структурного подразделения, осуществляюще- го хранение печатей, штампов с изображением Государствен- ного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски	Фамилия и инициалы должност- ного лица-по- лучателя	Дата и рас- писка в полу- чении

Формат А4 (210Х297)

Приложение 22
к Типовым правилам
документирования и управления
документацией в государственных
и негосударственных организациях

№ № п. п.	Наименование структурного подразделе- ния, осуще- ствляющего хранение перьевых авторучек, заправленных специальными чернилами	Фамилия и инициалы должност- ного лица, осуществ- ляющего хранение перьевых авторучек, заправлен- ных спе- циальными чернилами	Должность и фамилия лица, получив- шего перьевую авторуч- ку, зап- равленную специаль- ными чернилами	Дата выдачи и рас- писка в полу- чении	Дата возвра- та и распис- ка в приеме	Примечание, отметка об уничтожении перьевой авторучки, заправленной специальными чернилами

Формат А4 (210Х297)

Приложение 23
к Типовым правилам
документирования и управления
документацией в государственных
и негосударственных организациях

___________________________________________________________________
название государственного органа (государственной организации)

АКТ

___________________ № ___________
(дата)
Место издания Место издания
(на государственном языке) (на русском или ином языке)

Приема передачи печатно- Утверждаю
бланочной продукции, печатей, Наименование должности
штампов, подлежащих защите, руководителя государственного
средств защиты документов и органа (государственной
регистрационных учетных организации)
документов и регистрационных ____________ Расшифровка
учетных форм к ним (личная подпись) подписи
Дата

Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______
"О проведении проверки..." (или иной документ: план работы, поручение
вышестоящего органа и т.д.).
Составлен комиссией в составе:
Председатель комиссии _________________________________________
должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1._____________________________________________
должность, фамилия, инициалы
2. ____________________________________________
должность, фамилия, инициалы
_____________________________________________________________________
1. Неиспользованную печатно-бланочную продукцию, подлежащую защите
(отдельно по видам) серии ____ с № ___ по № ___ в количестве
_________________ экземпляров.
(цифрами и прописью)
2. Акты о выделении к уничтожению испорченных экземпляров
печатно-бланочной продукции, подлежащей защите ______________________
(даты, номера, количество экземпляров
________________________.
актов по видам бланков)
3. Печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан
в количестве _________________ штук.
(цифрами и прописью)
4. Штампы с изображением Государственного Герба Республики Казахстан
в количестве ___________________ штук.
(цифрами и прописью)
5. Средства защиты документов: ______________________________________
(наименования средств защиты)
в количестве ___________________ штук.
(цифрами и прописью)
6. Регистрационные учетные формы: ___________________________________
(виды регистрационных учетных форм, их номера
__________________________________________________________________.
по номенклатуре дел, номера томов, даты первой и последней записи,
количество листов)
Состояние учетной работы с печатно-бланочной продукцией,
печатями, штампами, подлежащими защите, и средствами защиты
документов __________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(общая характеристика состояния учетной работы)

Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Составлен в ____ экземпляре (ах):

1-й экземпляр: в деле №
2 экземпляр: (адресат)