Основные задачи и функции документационной службы

4. Основными задачами документационной службы являются:
1) совершенствование форм и методов работы с документами в организации;
2) обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный (частный) архив организации;
3) сокращение объема документооборота в организации;
4) разработка, внедрение новых технологических процессов с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей.
5. В соответствии с основными задачами документационная служба осуществляет следующие функции:
1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации;
2) осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;
3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководителю;
4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;
5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки;
6) организует печатание, копирование и размножение документов;
7) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением проекты бланков организационно-распорядительных документов организации;
8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией;
9) составляет номенклатуру дел организации, разрабатывает типовую (примерную) номенклатуру дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный (частный) архив;
10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью передачи их в ведомственный (частный) архив организации;
12) организует повышение квалификации работников документационной службы, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.