Раздел 1. Организация системы управления Глава 1. Распорядительная деятельность
Законодательные акты Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан:
1) по месту разработки, подписания (утверждения), государственной регистрации
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобнос- ти1
1Относя- щиеся к деятель- ности органи- зации – постоянно
Подзаконные нормативные правовые акты Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, ведомств, местных представительных и исполнительных органов:
1) по месту разработки, утверждения и государственной регистрации
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобнос- ти1
1Относя- щиеся к деятель- ности органи- зации – постоянно
Проекты законодательных актов и подзаконных нормативных правовых актов; документы (пояснительные записки, справки – обоснования, листы согласования, экспертные заключения, перечни, сравнительные таблицы, переписка) к ним:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Планы подготовки нормативных правовых актов:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобнос- ти1
1Относя- щиеся к деятель- ности органи- зации – постоянно
Приказы, распоряжения руководителя организации; документы (справки, сводки, информации, докладные записки и другие) к ним:
1) по основной деятельности
Постоянно1
1Направ- ленные для сведения – до минования надобности
2) по личному составу
75 лет1 ЭПК
3) о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках, по административно-хозяйственным вопросам
5 лет
Проекты приказов, распоряжений руководителя организации; основания к приказам руководителя организации по личному составу и взысканиях (не вошедшие в состав личных дел), о предоставлении отпусков, командировках и по административно- хозяйственным вопросам
1 год
Поручения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, руководителей центральных государственных органов, органов местного государственного управления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и другие) по их выполнению
Постоянно
Инициативные предложения, внесенные в государственные органы; документы (докладные записки, заключения, справки и другие) по их разработке
Постоянно
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний; документы (повестки заседаний, справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие) к ним:
1) коллегиального органа (организации)
Постоянно1
1Направлен- ные для сведения – до минования надобности
2) коллегиальных, консультативно- совещательных органов учреждения и предприятия
Постоянно1
3) высшего и коллегиальных органов хозяйственного товарищества, производственного кооператива, общественного объединения
Постоянно1
4) коллегиального органа управления государственным внебюджетным фондом
Постоянно1
5) постоянных и временных комиссий
Постоянно1
6) оперативных (аппаратных) совещаний у руководителя организации
Постоянно1
7) общих собраний работников организации
Постоянно
8) собраний работников структурных подразделений организации
5 лет ЭПК
Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы, тексты выступлений и тезисов, прайс-листы, поздравительные адреса, извещения, приглашения, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) по проведению международных, республиканских, отраслевых съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:
1) по месту проведения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры) о реализации постановлений, решений, рекомендаций съездов, конгрессов, симпозиумов, конференций, совещаний, семинаров
Постоянно
Переписка по основным вопросам деятельности организации
Постоянно
Глава 2. Контроль
Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки) проверок деятельности организации:
1) по месту проверки и в проверяющей организации
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Документы (программы, акты, справки, докладные записки и другие) ревизий, обследований организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных пунктом 176)
Постоянно
Заключения органов финансового контроля, ревизионных комиссий, аудиторов
Постоянно
Переписка о проведении проверок, ревизий и обследований
5 лет
Журналы, книги учета проверок, ревизий, обследований и контроля за выполнением принятых решений (предписаний)
5 лет ЭПК
Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок, ревизий и обследований
5 лет ЭПК
Запросы депутатов Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, маслихатов и документы (справки, заключения, обзоры, отчеты, переписка) по их исполнению
Постоянно
Обращения физических и юридических лиц; документы (справки, сведения, переписка и другие) по их исполнению:
1) содержащие предложения творческого характера, сведения о серьезных недостатках, фактах коррупции и злоупотреблениях
Постоянно
2) личного характера
5 лет ЭПК1
1В случае неоднок- ратного обращения – 5 лет после последнего рассмот- рения
3) второстепенного, оперативного характера
5 лет1
Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений физических и юридических лиц
Постоянно
Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений физических и юридических лиц:
1) по месту составления
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Книги, журналы, карточки (базы данных) учета приема физических и юридических лиц, регистрации и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц
5 лет
Книги контроля этики государственных служащих
5 лет ЭПК
Глава 3. Организационные основы управления
Уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, указания и методические рекомендации:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Проекты уставов, положений, правил, инструкций, регламентов, указаний и методических рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке
3 года1
1После утвержде- ния
Свидетельства о регистрации, перерегистрации организации, присвоении регистрационного номера налогоплательщика
Постоянно
Статистические карты организации
Постоянно
Типовые структуры центральных и местных органов государственного управления:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Проекты типовых структур центральных и местных органов государственного управления
3 года1
1После утвержде- ния
Переписка о разработке типовых структур центральных и местных органов государственного управления
5 лет
Перечни государственных учреждений – территориальных органов и подведомственных организаций государственного органа:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
3 года1
1После замены новыми
Документы (лицензии, квалификационные требования, заявления, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и другие) о лицензировании деятельности
Постоянно
Перечни видов лицензируемой деятельности:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Документы (положения, представления, протоколы, сертификаты, свидетельства, аттестаты, книги регистрации) по аттестации, аккредитации, сертификации
Постоянно
Реестры акционеров
Постоянно
Реестры владельцев ценных бумаг
Постоянно
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды
Постоянно
Документы (сертификаты, свидетельства о государственной регистрации пакета акций, акты) о приеме-передаче пакета акций
Постоянно
Договоры о продаже-покупке пакета акций
Постоянно
Журналы, книги учета работы с пакетом акций и выдачи выписок из реестра акционеров
Постоянно
Положения о долевой собственности, выпуске и распределении пакета акций, ценных бумаг, образцы акций, проспекты эмиссий акций
Постоянно
Штатные расписания организации; изменения к штатным расписаниям
Постоянно
Инструкции о функциональных обязанностях работников
Постоянно1
1Направ- ленные для сведения – до минования надобности
Документы (отчеты, справки, докладные записки, акты, заключения, расчеты, переписка и другие) о реорганизации, переименовании, передислокации организации
Постоянно
Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, переписка и другие) о ликвидации организации
Постоянно
Акты приема-передачи и приложения к ним, составленные при смене:
1) руководителя организации
Постоянно
2) должностных ответственных и материально-ответственных лиц
5 лет
Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, сведения, докладные записки и другие) по основной деятельности организации
Постоянно
Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки и другие) по оперативной деятельности организации
5 лет
Переписка по организационным вопросам деятельности
5 лет ЭПК
Документы (докладные записки, предложения, обзоры, сводки, справки) структурных подразделений, предоставляемые руководству организации
5 лет ЭПК
Документы (программы, технические задания, планы-задания, доклады, справки, отчеты, переписка) о командировках работников организации
5 лет ЭПК
Документы (справки, обзоры, тексты выступлений, подборки публикаций, видео, фотодокументы, пресс-релизы и другие) о деятельности организации
Постоянно
Документы (сведения о задачах, функциях, структуре организации, переписка) по разработке и поддержке Веб-сайта (Веб-страниц)
Постоянно
Глава 4. Правовое обеспечение деятельности
Документы (свидетельства, договоры, патенты и другие) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации товарных знаков, логотипов
Постоянно
Документы (постановления, определения, акты прокурорского реагирования, решения, заключения, предписания, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства Республики Казахстан, иных вопросов правового характера
5 лет ЭПК
Документы (протоколы, акты, предписания, переписка и другие) по административным правонарушениям
5 лет
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, протоколов, характеристик), направляемых в следственные, судебные органы и органы прокуратуры
5 лет1
1После вынесения решения
Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) о состоянии правовой работы в организации
5 лет ЭПК
Документы (программы, расписания занятий, тесты, протоколы) по правовому всеобучу работников организации
5 лет
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг
5 лет1
1После истечения срока договора, соглашения
Переписка по правовым вопросам
3 года
Кодификационные карточки (базы данных на электронных носителях) на нормативные правовые акты
Постоянно1
1На постоянное хранение в государст- венные архивы не передаются
Глава 5. Документационное обеспечение и организация хранения документов
Перечни документов с указанием сроков хранения:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Типовые и примерные номенклатуры дел:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Номенклатуры дел:
1) организации
Постоянно
2) структурных подразделений
5 лет
Справки, сводки, сведения о документо- обороте в организации
3 года
Переписка по вопросам документирования, управления документацией и хранения документов
3 года
Реестры, списки на отправленные документы
1 год
Книги, карточки, журналы регистрации и контроля (электронные данные в автоматизированной информационной системе):
1) нормативных правовых актов
Постоянно
2) приказов, распоряжений руководителя организации
Постоянно1
1Хранятся в организа- ции. Подлежат приему на постоянное хранение в государст- венные архивы, если могут быть ис- пользованы в качестве научно- справочно- го аппарата
3) входящих, исходящих и внутренних документов
3 года
4) телеграмм, телефонограмм
3 года
5) аудиовизуальных документов
5 лет ЭПК1
Переписка об утверждении, изготовлении печатей и штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан, с изображением логотипа, эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации
3 года
Журналы, книги учета и выдачи:
1) печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан, логотипа, эмблемы, товарного знака (знака обслуживания)
5 лет
2) печатей, штампов с изображением Государственного герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски
4) отдельных листов, чертежей, специальных блокнотов, фотонегативов, фотоотпечатков, магнитных лент, кино и видеопленок, аудиокассет
До минования надобности
5) документов и дел
3 года1
1После возвра- щения документов и дел
Акты о выделении к уничтожению:
1) испорченных, неиспользованных экземпляров печатно-бланочной продукции с изображением Государственного герба Республики Казахстан, логотипа, эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации
3 года
2) печатей, штампов
3 года
3) средств защиты документов
3 года
Дела архивных фондов ведомственного (частного) архива организации (исторические справки; листы архивных фондов, завершенных в делопроизводстве; годовые описи дел структурных подразделений организации; описи дел организаций- источников комплектования; акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акты о неисправимых повреждениях дел; акты проверок наличия и состояния дел)
Постоянно1
1На постоянное хранение в государст- венные архивы передаются при ликвидации органи- зации без право- преемников
Утвержденные сводные описи дел:
1) постоянного хранения
Постоянно1
1Неутверж- денные – до минования надобности
2) по личному составу
3 года2
2После уничтоже- ния дел
3) временного (свыше 10 лет) хранения
3 года2
Паспорта ведомственного (частного) архива организации
Постоянно
Топографические карточки
1 год1
1После замены новыми
Книги (электронные данные в автоматизированной информационной системе) поступлений и выбытия документов ведомственного (частного) архива организации
Постоянно
Документы (акты, требования, заявки, заказы) о выдаче документов и дел во временное пользование
Архивные справки, копии архивных документов, выписки из архивных документов, выданные ведомственным (частным) архивом организации; документы (заявления, запросы, нотариально заверенные доверенности, переписка) к ним
5 лет
Книги регистрации показаний приборов температуры и влажности в архивохранилищах
1 год
Раздел 2. Прогнозирование и планирование Глава 1. Организация и методика прогнозирования и планирования
Перечни показателей и форм к разработке проектов планов:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Переписка об организации и методике прогнозирования и планирования
5 лет ЭПК
Глава 2. Прогнозирование
Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственные, отраслевые (секторальные), региональные программы, стратегии, концепции социально-экономического и научно-технического развития:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Проекты посланий Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития:
1) по месту разработки
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Планы мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Проекты планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан народу Казахстана, государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ социально-экономического и научно-технического развития:
1) по месту разработки
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Документы (доклады, отчеты, информации, справки, расчеты, таблицы, переписка и другие) по разработке, корректировке и выполнению государственных, отраслевых (секторальных), региональных программ, стратегий, концепций социально-экономического и научно-технического развития
Постоянно
Индикативные планы социально- экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы; планы развития национальных компаний и крупных государственных предприятий:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Проекты индикативных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы; проекты планов развития национальных компаний и крупных государственных предприятий:
1) по месту разработки
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Документы (доклады, отчеты, информации, справки, расчеты, таблицы, переписка и другие) по разработке, корректировке и выполнению индикативных планов социально-экономического развития Республики Казахстан, областей, города республиканского значения, столицы; планов развития национальных компаний и крупных государственных предприятий
Постоянно
Глава 3. Текущее планирование
Планы, бизнес-планы; документы (пояснительные записки, обоснования, технико-экономические показатели, справки, сведения, анализы, таблицы, заключения, справки, расчеты, графики, переписка) к ним:
1) годовые
Постоянно
1При отсутствии годовых – постоянно
2) полугодовые
5 лет1
3) квартальные
3 года2
4) месячные
1 год
2При отсутствии годовых, полугодо- вых – постоянно
Проекты годовых планов, бизнес-планов
5 лет ЭПК
Государственные заказы
Постоянно
Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации
До минования надобности
Годовые планы структурных подразделений организации
3 года
Документы (докладные записки, справки, сведения, расчеты, переписка) об изменении годовых планов организации
5 лет ЭПК
Аналитические записки (анализы) о выполнении годовых планов организации
Постоянно
Документы (аналитические записки, доклады, справки и другие) об итогах социально-экономического развития организации
5 лет ЭПК
Переписка по вопросам планирования
5 лет
Глава 4. Ценообразование
Прейскуранты, ценники, тарифы на товары, работы и услуги:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Анализы, справки, расчеты по прогнозированию цен и тарифов на товары, работы и услуги
Постоянно
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, корректировке и применении цен, тарифов на товары, работы и услуги:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Сводные расчетные данные о результатах проверок обоснованности цен, тарифов на товары, работы и услуги, на которые применяются регулируемые государством цены и тарифы:
1) по месту проверки и в проверяющей организации
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Документы (протоколы, экспертные заключения, расчеты, справки, обоснования, решения) по согласованию цен, тарифов на товары, работы и услуги
5 лет
Ценовые соглашения между производителями и поставщиками
5 лет1
1После истечения срока действия соглашения
Переписка по вопросам ценообразования
5 лет ЭПК
Раздел 3. Финансирование, кредитование
Планы (программы, подпрограммы) финансирования:
1) сводные годовые
Постоянно
2) годовые
Постоянно
3) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
Проекты финансовых планов (программ), расчеты к ним
Постоянно
Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке, корректировке и изменении финансовых планов
Постоянно
Паспорта бюджетных программ
Постоянно
Планы доходов организации и документы (заключения, расчеты, справки) к ним:
1) годовые
Постоянно
1При отсутствии годовых – постоянно
2) квартальные
5 лет1
3) месячные
3 года2
2При отсутствии годовых и кварталь- ных – постоянно
Документы (расчеты, сведения, справки, обоснования) об изменении планов доходов, финансирования и кредитования
Постоянно
Планы доходов и финансирования расходов средств, получаемых от реализации платных услуг
Постоянно
Отчеты об исполнении планов доходов, финансирования и кредитования:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
3 года2
2При отсутствии годовых и кварталь- ных – постоянно
Оперативные отчеты по освоению средств республиканского (местного) бюджета
5 лет
Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Сведения об источниках финансирования строительства, приобретения основных фондов и инвестиций
1) годовые
Постоянно
1При отсутствии годовых – постоянно
2) квартальные
5 лет1
Документы (планы, справки, докладные записки, информации, отчеты) о финансировании отраслей, организаций, субъектов малого и среднего предпринимательства
Постоянно
Документы (отчеты, справки, докладные записки, информации) о финансировании аппарата управления организации
Постоянно
Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления организации
5 лет ЭПК
Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления организации и административно- хозяйственные нужды
5 лет
Планы (сметы) капитальных вложений организации:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
3 года2
2При отсутствии годовых и кварталь- ных – постоянно
Отчеты о выполнении планов капитальных вложений организации:
1) годовые
Постоянно
1При отсутствии годовых – постоянно
2) квартальные
5 лет1
3) месячные
3 года2
2При отсутствии годовых и кварталь- ных – постоянно
Документы (заключения, справки, отчеты) о выделении дополнительных капиталовложений и их перераспределении
Постоянно
Переписка о капитальных вложениях
5 лет
Отчеты и анализы отчетов о финансировании капитального строительства:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
Сметы на реконструкцию и ремонт зданий и сооружений
10 лет1
1Сметы на реконст- рукцию и ремонт зданий и сооружений – памятников архитекту- ры, нахо- дящихся под охраной государст- ва – постоянно
Переписка о нормах обязательных резервов, финансировании капиталовложений
5 лет ЭПК
Переписка о финансовом планировании
5 лет
Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности организации
5 лет ЭПК
Анализы отчетных данных об исполнении балансов доходов и расходов
5 лет ЭПК
Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины
5 лет
Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании
Документы (нотариально заверенные копии регистрационных свидетельств, уставов, положений об организации, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате бюджетных, текущих, валютных и других счетов в органах казначейства и текущих счетов в банках второго уровня, по оформлению полномочий на совершение денежно-расчетных операций по счетам
1После истечения срока действия договора, соглашения
Лимиты (лимитные справки), экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределения; расчеты к ним
Постоянно
Переписка о лимитах и экономических нормативах
5 лет
Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях
5 лет ЭПК
Переписка о размещении пакета акций, вкладов, начислении дивидендов
5 лет ЭПК
Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения
1 год
Планы по труду:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
Информации и сведения о регулировании кредитных ресурсов
Постоянно
Документы (протоколы, информации, справки, доклады, переписка) об организации кредитной системы
Постоянно
Документы (отчеты, докладные записки, справки, предложения) о состоянии основных показателей денежно-кредитной системы
Постоянно
Переписка об основных направлениях кредитной политики
Постоянно
Кредитные планы, расчеты к ним:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
3 года2
2При отсутствии годовых и кварталь- ных – постоянно
Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о кредитовании и инвестиционной деятельности
Постоянно
Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитованию
5 лет ЭПК
Сводные ведомости по открытым кредитам
Постоянно
Отчеты о расходовании кредитов:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет
3) месячные
1 год
Переписка по вопросам кредитования, состояния и использования кредитных ресурсов
5 лет ЭПК
Переписка о кредитовании инвестиционных программ
5 лет ЭПК
Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах
5 лет
Заявки на кредиты, кассовые заявки
1 год
Кассовые планы:
1) годовые
5 лет
2) квартальные
3 года
3) месячные
1 год
Отчеты по кассовым планам
5 лет
Раздел 4. Учет и отчетность Глава 1. Бухгалтерский учет и отчетность
Альбомы форм бухгалтерской документации:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Бухгалтерские балансы и отчеты, отчеты о производстве, реализации готовой продукции, товаров, работ и услуг, движении денежных средств; пояснительные записки и приложения к ним:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
Передаточные, разделительные, ликвидационные, оборотные балансы; приложения, пояснительные записки к ним
Постоянно
Документы (таблицы, аналитические записки, доклады и другие) по анализу годовых балансов и отчетов
Постоянно
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов
5 лет
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов:
Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности
1 год
Отчеты по налогам и другим обязательным платежам в бюджет; документы (декларации, расчеты и другие) к ним:
1) годовые
Постоянно
2) квартальные
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
3) месячные
1 год2
2При отсутствии кварталь- ных – 5 лет
Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налогов и других обязательных платежей в бюджет, задолженности по ним
5 лет
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам)
5 лет
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов и других обязательных платежей в бюджет
5 лет1
1После погашения задолжен- ностей
Справки о сдаче работниками деклараций о годовом совокупном доходе, активах и имуществе
5 лет
Переписка об исчислении, взимании, о разногласиях по вопросам взимания налогов и других обязательных платежей в бюджет
5 лет ЭПК
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка и другие) о проведении документальных ревизий финансово- хозяйственной деятельности, аудиторской проверки, проверок кассы, правильности уплаты налогов и других обязательных платежей в бюджет, перечислений обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды
5 лет1
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
Утвержденные лимиты фондов заработной платы:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании активов и материальных ценностей, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и другие)
5 лет1
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями
5 лет
Переписка об организации бухгалтерского учета и отчетности
5 лет
Карточки-справки (лицевые счета) работников
75 лет ЭПК
Расчетно-платежные, платежные ведомости
5 лет1
1При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
Положения о премировании работников
5 лет1 ЭПК
1После замены новыми
Документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, мемориальные ордера, реестры удержания из заработной платы, карточки-справки, табели учета рабочего времени и подсчета заработка, наряды, списки работников и другие) по выплате заработной платы, специальных государственных и иных пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат1
5 лет2
1При отсутствии лицевых счетов – 75 лет 2При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
Переписка о выплате заработной платы
5 лет
Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам
5 лет
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного фонда организации
5 лет
Документы (заявки, акты, справки, переписка) о выделении иностранной валюты
5 лет
Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами
Постоянно
Отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки
5 лет
Гарантийные письма
5 лет
Документы (списки, заявления и другие) по перечислению заработной платы работников на карт-счета, на вклады в банки
До минования надобности
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, о выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
Переписка о выдаче и возврате ссуд
5 лет1
1После погашения ссуды
Исполнительные листы
До минования надобнос- ти1
1Не менее 5 лет
Документы (акты, выписки банков, докладные записки, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях
5 лет
Инвентарные списки активов
5 лет
Оборотные ведомости
5 лет1
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
Паспорта сделок
5 лет
Акты приема выполненных работ
5 лет
Договоры о полной материальной ответственности
5 лет1
1После увольнения материаль- но ответ- ственного лица
Образцы подписей материально- ответственных лиц
До минования надобности
Договоры имущественного страхования
5 лет1
1После истечения срока действия договора
Приходные, расходные кассовые ордера, кассовые книги
5 лет1
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
Акты:
1) приема-передачи (перемещения) активов
5 лет1
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
2) приема-передачи нематериальных активов
5 лет1
Документы (протоколы, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей (активов)
5 лет1
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
Книги, журналы, карточки учета:
1После истечения срока действия последнего договора, контракта, соглашения 2После ликвидации активов и мате- риальных ценностей и запасов, при условии завершения докумен- тальной ревизии 3При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
1) договоров, контрактов, соглашений
5 лет1 ЭПК
2) активов, нематериальных активов, материальных ценностей и запасов
5 лет2
3) малоценных и быстроизнашивающихся предметов
5 лет3
4) лимитов (ассигнований) и расходов, открытых лимитов, кассовых расходов
5 лет3
5) приходных и расходных кассовых документов
5 лет3
6) специальных средств
5 лет3
7) материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке за счет средств бюджета
5 лет3
8) внебюджетных счетов и расчетов
5 лет3
9) исполнительных листов
5 лет
10) депонированной заработной платы и стипендий
5 лет
11) выданных доверенностей
5 лет3
12) движения путевых листов
5 лет3
Книги, карточки контроля:
1При условии завершения докумен- тальной ревизии финансово- хозяйст- венной деятель- ности. В случае возникно- вения споров, разног- ласий, следствен- ных и судебных дел – сохра- няются до вынесения оконча- тельного решения
1) распределения лимитов
5 лет1
2) использования наличных денег по целевому назначению
5 лет1
3) финансовых обязательств
5 лет1
Описи инвентарных карточек по учету активов
До минования надобности
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
Постоянно
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности в организации
5 лет
Заказы на бланки бухгалтерского учета и отчетности
1 год
Глава 2. Отчетность, статистический учет и статистическая отчетность
Отчеты организации о выполнении программ, планов:
1) сводные годовые и с большей периодичностью
Постоянно
2) годовые и с большей периодичностью
Постоянно
3) полугодовые
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
4) квартальные
3 года2
2При отсутствии годовых, полугодо- вых – постоянно
5) месячные
1 год3
3При отсутствии годовых, полугодо- вых, квар- тальных – постоянно
Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности:
1) сводные годовые и с большей периодичностью
Постоянно
2) годовые и с большей периодичностью
Постоянно
3) полугодовые
5 лет1
1При отсутствии годовых – постоянно
4) квартальные
3 года2
2При отсутствии годовых, полугодо- вых – постоянно
5) месячные
1 год3
3При отсутствии годовых, полугодо- вых, квар- тальных – постоянно
6) единовременные
Постоянно
Документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации
Постоянно
Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности
5 лет
Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов
5 лет
Оперативные статистические сводки о выполнении планов организации
1 год
Журналы учета передаваемых статистических данных
5 лет
Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности
1 год
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
5 лет
Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Раздел 5. Управление государственным имуществом
Кадастры недвижимого имущества, природных ресурсов, карты балльности почвы и другие документы (таблицы, перечни), свидетельствующие о степени ценности недвижимого имущества:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До минования надобности
Свидетельства о регистрации имущества организации
Постоянно
Акты (свидетельства) на владение имуществом
До ликвидации органи- зации
Отчеты об оценке имущества организации
Постоянно
Отчеты о мониторинге деятельности организации
Постоянно
Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства) о разгосударствлении организации
Постоянно
Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и другие) по акционированию
Постоянно
Паспорта зданий1, сооружений1 и оборудования
5 лет2 ЭПК
1Паспорта зданий и сооружений – памятни- ков архи- тектуры – постоянно. 2После ликвидации здания, сооруже- ния, списания оборудо- вания
Документы (справки, информации, перечни, договоры, переписка) о передаче зданий, помещений в республиканскую, коммунальную собственность
Постоянно
Опись документов, представляемых на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности:
1) по месту проведения
5 лет1
1После проведения торгов (аукциона, конкурса)
2) в других организациях
До ликвидации органи- зации
Протоколы торгов (аукционов, конкурсов) по купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности:
1) по месту проведения
Постоянно
2) в других организациях
До ликвидации органи- зации
Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, иных объектов республиканской и коммунальной собственности; документы (проектно- изыскательское заключение, разрешение на строительство и другие) к ним
Постоянно
Документы (свидетельства о включении в реестр, карты учета, базы данных и другие) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом
Постоянно
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность
Постоянно
Документы (отчеты, информации, сведения) об использовании республиканской, коммунальной и частной собственности
Постоянно
Справки и акты проверок о поступлении в бюджет средств от приватизации
Постоянно
Переписка об учете и управлении республиканской, коммунальной и частной собственностью
5 лет ЭПК
Переписка об оценке имущества
5 лет ЭПК1
1В уполно- моченных государст- венных органах по управлению государст- венным имуществом – постоянно
Переписка об инвентаризации имущества
5 лет1
1В уполно- моченных государст- венных органах по управлению государст- венным имуществом – постоянно
Переписка о передаче имущества в республиканскую, коммунальную и частную собственность
5 лет ЭПК
Переписка о разгосударствлении и реструктуризации объектов государственной собственности
Постоянно
Документы (заявления, справки, расчеты и акты оценки стоимости, решения и другие) о приватизации жилья
Постоянно
Раздел 6. Трудовые отношения Глава 1. Трудоустройство
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников
5 лет ЭПК
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально- квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников
5 лет ЭПК
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
Глава 2. Организация труда
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда
5 лет ЭПК
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:
1) по месту разработки и утверждения
Постоянно
2) в других организациях
До замены новыми
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении должностей
Постоянно
Журналы учета работников, совмещающих должности
До минования надобности
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда
5 лет ЭПК
Коллективные договоры, соглашения (генеральные, отраслевое (тарифное), региональное) между сторонами социального партнерства
Постоянно
Документы (протоколы, справки, акты, предписания, переписка) о проверке выполнения условий коллективных договоров
Постоянно
Документы (заявления, протоколы заседаний, решения, переписка) о разрешении трудовых споров согласительными комиссиями
5 лет ЭПК
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины
studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования(0.007 с)...
