Формирование дел

119. Исполненные документы сдаются исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.
Субъекты малого и среднего предпринимательства могут осуществлять централизованное формирование дел.
120. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.
121. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:
1) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2) помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
3) совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;
4) группируются в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел;
5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;
8) по объему дело не должно превышать 250 листов;
9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").
122. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса.
123. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.
124. Распорядительные документы и приложения к ним формируются в одно дело.
125. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.
126. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.
127. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.
128. Документы личных дел работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.
129. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.
130. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.
131. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.
Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.
132. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.