Порядок регистрации документов

72. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, и использования в информационно-справочных целях.
73. Регистрация документов, как правило, осуществляется централизовано службой ДОУ.
В организациях с большим объемом документооборота допускается децентрализованная регистрация документов. В этом случае документы, поступающие на рассмотрение руководства организации, распорядительные документы организации, обращения граждан, и переписка за подписью руководства регистрируются в службе ДОУ.
Документы, поступающие в адрес структурных подразделений организаций, переписка за подписью руководства структурного подразделения регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием (передачу).
74. Документы регистрируются в организации один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания (утверждения). При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Отдельно регистририруются служебная переписка, обращения граждан.
75. В организации применяются следующие регистрационно-контрольные формы (далее - РКФ):
1) карточная (Приложение 15);
2) журнальная (Приложение 16);
3) в автоматизированной информационной системе - электронная регистрационная контрольная карточка (далее - ЭРКК).
76. Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащих обязательной регистрации:
1) наименование организации (автора или корреспондента);
2) наименование вида документа;
3) дата и регистрационный номер поступившего документа;
4) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
6) срок исполнения документа;
7) подпись исполнителя о получении документа;
8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных сведений в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими сведениями (наличие приложений, количество листов, перемещение документа внутри учреждения, перенос сроков исполнения и другие).
77. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
78. Информация о документах, полученная при их регистрации поступает в информационно-поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
79. При карточной регистрации печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК), которые могут составлять следующие картотеки: по корреспондентам, видам документов, авторам документов, контрольные, кодификационные, по обращениям граждан и другие в зависимости от задач поиска информации.
80. Эффективность работы информационно-поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников: (классификатор вопросов деятельности организации, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, номенклатуры дел и другие).
81. Поля записи базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы должны полностью отвечать параметрам последующего оперативного поиска документов и контроля за исполнением документов.