Понятие интервал и табуляция в документе, оформленном с помощью печатных устройств

Управленческие документы изготавливаются на персональных компьютерах (пишущих машинках). Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, повышает их качество. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений.

Расстояние между строками в тексте абзаца издатели и наборщики текста называют интерлиньяжем (межстрочный интервал). Интерлиньяж измеряется в строках. Этот термин произошел от слова Lead (олово) в те времена, когда книги набирались, горячим способом: буквы отливались из металла, из таких букв набирались строки, а между строками заливалось олово, чтобы отделить строки одна от другой. Обычный текст имеет одинарный интервал в одну строку. В персональных компьютерах в строке меню «Формат» окне диалога «Абзац» можно выбрать одну из следующих опций:

одинарный – интервал в одну строку (высота строки подбирается автоматически с учетом размера шрифта, графики и формул, вставленных в строку);

полуторный – интервал в полторы строки (вставляет дополнительные полторы строки между строками);

двойной – двойной интервал вставляет дополнительную целую строку между строками;

минимум – интервал, не меньший чем указанный в поле «Значение» (для высоких символов, большой графики, верхних и нижних индексов Word вставляет дополнительное пространство);

точно – точный размер интервала указывается в поле «Значение» (все строки имеют одну и ту же высоту, дополнительное пространство никогда не вставляется, строки могут быть срезаны из-за нехватки места по высоте);

множитель – интервал, равный одному с заданным коэффициентом.

Полуторный интервал удобен для восприятия текста. Одинарный интервал способствует размещению текста большей емкости одной страницы документа, а также может быть использован в том случае, когда необходимо разместить текст документа на 1–2 страницах. Двойной интервал может быть установлен в одном из двух случаев:

1) когда готовится черновой вариант документа, подлежащий последующей ручной и существенной правке;

2) когда текст одностраничного документа не велик и необходимо разместить его достаточно равномерно по всей площади листа (использование этого варианта невозможно, если в организации действует инструкция по делопроизводству).

СОГЛАСОВАНО [1,5]

Руководитель организации [2,0]

_____________/ И.И.Перов

При подготовке документов рекомендуется использовать текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15; Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 интервала.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5–2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Текст документа печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», устанавливают величину межстрочного интервала на бланках формата А4 – полуторный, на бланках формата А5 – один межстрочный интервал.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

В тексте документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

При печатании документов используют восемь положений табулятора (см. рис. 3). Для установки положений значений пользуются окном диалога «Табуляция».

Строке меню пункт «Формат»4окно диалога «Табуляция»4установить позиции табуляции

От 0-го положения табулятора печатают следующие реквизиты: код по ОКПО (в письме); наименование структурного подразделения; название вида документа; дату; ссылку на индекс и дату входящего документа; место составления или издания; заголовок к тексту; текст (без абзацев); отметку о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования; заверительную подпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего копию; дату при заверении копии; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении документа «В дело» и индекс дела, а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».

От 1-го положения табулятора (1,2 см – после 5 печатных знаков) печатают начало абзацев (в том числе нумерованных).

От 2-го положения табулятора (4,4 см – после 16 печатных знаков) печатают следующие реквизиты: код по ОКУД (в письме); индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа»; переменную информацию в вводной части протоколов и актов; расшифровку подписи в первом грифе согласования; краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа…».

От 3-го положения табулятора (6,6 см – после 24 печатных знаков) печатают: расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа…».

От 4-го положения табулятора (8,8 см – после 32 печатных знаков) печатают адресат.

От 5-го положения табулятора (11 см – после 40 печатных знаков) печатают: «гриф утверждения» наименование должности и дату; второй гриф согласования; «гриф ограничения доступа к документу»; надпись на приложении к документу (Приложение 1).

От 6-го положения табулятора (13,2 см – после 48 печатных знаков) печатают расшифровку в реквизите «подпись»; расшифровку подписи в реквизите «гриф утверждения»; расшифровку подписи во втором реквизите «гриф согласования».

От 7-го положения табулятора (15,4 см – после 56 печатных знаков) печатают: коды по ОКУД и ОКПО во всех документах кроме письма; слово «Копия» при снятии копии с документа, отметку о поступлении документа.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший к основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

Рис. 3. Расположение номера табуляции в документе

Рис. 2 – Схема положения табуляции на листе