Общие требования к составлению и оформлению документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе составления (перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке, пересылке) норм и требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках. Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. Их соблюдение позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.

Государственные стандарты предназначены для обеспечения качественного внешнего вида документа. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы легко воспринимаются, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи. Порядок расположения реквизитов закреплен в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

На основе государственного стандарта в каждой организации должна осуществляться конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами, закрепляют их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

– состав применяемых в управленческой системе документов;

– право на издание различных видов распорядительных документов руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена в соответствии с их компетенцией;

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

– виды применяемых бланков и порядок их использования;

– порядок движения основных видов документов;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направления деятельности и форм собственности. В ее состав включены распорядительные документы, организационные, информационно-справочные документы.

На систему организационно-распорядительной документации государственным стандартом установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов.