Организационно-правовые документы

В процессе деятельности любой организации создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

Организационно-правовые документы имеют целый ряд особенностей в подготовке и оформлении. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документа они могут утверждаться вышестоящей организацией руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем самостоятельного структурного подразделения. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

Большинство организационно-правовых документов, за исключением штатного расписания, относится к документам неопределенного срока действия, или «бессрочным». Это выражается в том, что эти документы действуют до их отмены или

Организационно-распорядительная документация (ОРД)

Рисунок 1 Схема ОРД

до утверждения взамен них новых. Штатное расписание, в отличие от остальных организационно-правовых документов, действует в течение одного года. При изменении характера деятельности учреждения в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, при серьезных изменениях деятельности эти документы разрабатываются и утверждаются заново.

Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и должностные инструкции вносятся распорядительными документами руководителя.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

Обязательными реквизитами организационно-правовых документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Многие организационно-правовые документы (инструкции, регламенты, правила, положения) оформляются с титульным листом. В этом случае на титульном листе указываются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, гриф утверждения. Подпись оформляется на последнем листе документа.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке согласовываются (визируются) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.

Устав

Устав – правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией в целях регулирования определенных сфер деятельности. Уставы организаций (юридических лиц) являются документами, определяющими общий порядок деятельности организации. Например, Устав открытого акционерного общества, Устав общества с ограниченной ответственностью, Устав государственного унитарного предприятия и др.

Общие положения об уставе содержатся в Гражданском кодексе Российской Федерации (часть I). Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В уставе организации определяются: наименование организации, место ее нахождения, порядок управления деятельностью и другие сведения, предусмотренные законом. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий (а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций) должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Федеральный закон Российской Федерации «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ в ст. 11 устанавливает, что устав общества является учредительным документом общества. Требования устава общества обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Устав акционерного общества должен содержать следующие сведения:

– полное и сокращенное фирменные наименования общества;

– место нахождения общества;

– тип общества (открытое или закрытое);

– количество, номинальную стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

– права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа);

– размер уставного капитала общества;

– структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;

– порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

– сведения о филиалах и представительствах общества;

– иные положения, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах».

В соответствии с Законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ устав общества должен содержать:

– полное и сокращенное фирменные наименования общества;

– сведения о месте нахождения общества;

– сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

– сведения о размере уставного капитала общества;

– сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

– права и обязанности участников общества;

– сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

– сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

– сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Устав акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью может дополняться другими положениями, если они не противоречат законодательству.

В устав организации могут вноситься изменения, устав может перерабатываться утверждаться в новой редакции. Решение об этом принимают органы управления (в акционерных обществах это общее собрание акционеров или совет директоров (наблюдательный совет)).

По действующему у нас законодательству юридическое лицо считается созданным не с момента утверждения устава, а с момента его государственной регистрации.

Государственная регистрация юридических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических ли от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ уполномоченным федеральным органом исполнительной власти: (регистрирующим органом). При государственной регистрации сведения об организации и соответствующие документы включаются регистрирующим органом в государственный реестр, определен перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации. В частности, при создании организации представляется устав (подлинник или нотариально заверенная копия).

Отметка о государственной регистрации созданной организации проставляется на титульном листе устава организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.

Отметка о государственной регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм, например Указом Президента Российской Федерации от 01.07.1992 г. № 721 утвержден «Типовой устав акционерного: общества открытого типа»; постановлением Правительства Российской Федерации от 12.08.1994 г. № 908 утвержден «Типовой устав казенного завода (казенной фабрики, казенного хозяйства), созданного на базе ликвидированного федерального государственного предприятия»; письмом Центрального банка Российской Федерации от 15.04.1996 г. № 15-4-1/1342 предложен «Примерный устав акционерного коммерческого банка» и др.

Положение об организации

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положений действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, источником существования которых являются исключительно средства бюджета (федерального, субъекта Федерации или муниципального). В первую очередь это органы власти и управления.

Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией. Как правило, утверждение положения об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа или организации, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Как правило, текст положения об организации включает следующие разделы:

Раздел	Описание раздела
1) общие положения	указываются полное и сокращенное наименования организации, правовое основание ее деятельности (наименование правового акта, его дата и номер), определяются цели деятельности, устанавливается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, имеет ли печати и бланки документов с собственным наименованием
2) функции	перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач
3) основные задачи	формулируются цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности
4) права и обязанности	содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится: право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию в других организациях и др. Под обязанностями понимаются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций
5) руководство	устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции
6) взаимоотношения
7) контроль, проверка и ревизия деятельности	устанавливает, кем осуществляю: контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов
8) реорганизация и ликвидация	устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации, общую штатную численность и численность структурных подразделений.

Закрытое акционерное общество «		Утверждена Советом директоров ЗАО « Протокол № 6 от 15.04.2003 г.
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ
Москва
Код подразделения	Наименование подразделения	Штатная численность, чел.
	Руководство
	Бухгалтерия
	Юридический отдел
Всего:

Рисунок Образец документа, регламентирующего структуру
и штатную численность организации

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (положением) об организации. Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется заинтересованным лицами и подразделениями, заместителями руководителя, руководителем планово-экономического подразделения или службы персонала и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, став должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утвержден: постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года. Разработкой штатного расписания занимаются, как правило, два структурных подразделения совместно – планово-экономическое подразделение и служба персонала (кадров).

В штатном расписании фиксируются сведения:

– структурное подразделение (наименование и код);

– профессия (должность);

– количество штатных единиц;

– оклад (тарифная ставка);

– надбавки;

– месячный фонд заработной платы;

– примечания.

Штатное расписание визируется руководителями всех структурных подразделений организации, в том числе главным бухгалтером, главными специалистами (главным инженером, главным механиком и др.), заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Положение о структурном подразделении, коллегиальном или совещательном органе организации

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия. Различаются положения о:

– структурных подразделениях;

– коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание). Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов, так и для временно действующих.

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО
наименование организации
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
на «____»________________ 20__ года

УТВЕРЖДЕНО

Приказ от «___» ___20__г. №__

Штат в количестве ____единиц

с месячным фондом заработной

платы _____________рублей

Структурное подразделение	Профессия (должность	Количество штатных единиц	Оклад (тарифная ставка), руб.	Надбавка	Месячный фонд заработной платы	Примечание
Наименование	код
		и т.д.
Итого по листу
Итого по документу

Руководители структурных

Подразделений

должность		подпись		расшифровка подписи

должность		подпись		расшифровка подписи

Главный бухгалтер

должность		подпись		расшифровка подписи

Рисунок Форма Т-3 Штатное расписание

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. На основе типового положения разрабатываются документы для определенного структурного подразделения.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются непосредственно руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или, соответственно, руководителем коллегиального или совещательного органа. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Положения о подразделениях визируются руководителем службы персонала, юристом, заместителями руководителя организации, курирующими соответствующие подразделения, а также руководителями других подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Текст положения о подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел	Описание раздела
1) общие положения	указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати
2) основные задачи	формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности
3) функции	устанавливаются виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения
4) права и обязанности
5) ответственность	устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости – уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей
6) взаимоотношения	регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия

Если подразделение имеет внутреннюю структуру, т. е. состоит из секторов, отделов, групп, бюро и др., в положение включается раздел «Структура», как правило, после раздела «Основные задачи», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающим условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их – строению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность котором регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. № 37 (с изм. и доп.).

При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда России от 13.03.1996 г.).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утвержден: название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов: