Глава 2. Функции менеджмента

Большинство людей планируют свою деятельность на день (неделю, месяц, год), затем организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперёд мы сравниваем то, что сделали с целями и задачами, которые поставили ранее.

Такая повседневная работа затрагивает целые ряды управленческих функций, т.е. управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Функции менеджмента - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приёмами и способами, а также соответственно организации работы и контрольной деятельности.

Функции менеджмента имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и находиться в тесной связи. Их можно представить как виды управленческого труда, связанные с воздействием на управляемый объект. Принято считать, что в процессе управления выделяются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Каждая из четырёх функций менеджмента является для организации жизненно важной. Вместе с тем планирование как функция управления обеспечивает основу других функций и считается главнейшей из них, функции же организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение технических и стратегических планов организации.

Следует рассмотреть функции менеджмента более подробно.

Функция планирования. В процессе планирования принимается решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать её члены, чтобы достичь этих целей.

План представляет собой сложную социально - экономическую модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так на высшем уровне организации занимаются стратегическим планированием - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составные функции: оценить, какие тенденции наблюдаются в её окружении. Главная задача планирования на этом уровне - определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяют промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое планирование сходно со стратегическим планированием и в основу тактического планирования положены идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.

Планирование, осуществляемое на нижнем уровне организации, называется оперативным планированием. Это основа основ планирования. В оперативном планировании стандарты деятельности, описание работ и т. п. вписываются в такую систему, при которой менеджеры направляют свои усилия на достижение общих целей и главных усилий организации.

При планировании менеджер руководствуется следующими принципами:

1. Полнота планирования - при планировании должны учитываться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

2. Точность планирования при составлении планов используются современные методы, средства, техники и процедуры, обеспечивающие точность прогнозов.

3. Ясность планирования цель и меры планирования должны иметь простые и лёгкие при воспроизводстве формулировки, доступные всем членам организации.

4. Непрерывность планирования.

5. Экономичность планирования - расходы на планирование должны находиться в соотношении с получаемым от планирования выигрышем.

Планирование предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды и методы планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетный метод, до более сложных -моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теорий управления и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет повысить точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияющие на план.

Функция организации. В любом плане всегда существует этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности любой организации. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджеров. Поскольку всю работу выполняют люди, то функция управления как организация позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства.

Через организаторскую деятельность, т.е. через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление отношений в каждой организации. Организация - объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом и может уклоняться от работы.

Поведение личности может иметь и другие проявления. Всегда существует и мотив того или иного поведения.

Мотивация - это деятельность, имеющая своей целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей в поставленных планах.

Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники всего лишь ресурсы, активы, которых менеджеры должны заставить эффективно работать.

Существующие теории мотивации можно разделить на две группы:

1). Содержательные теории мотивации.

Они основываются на идентификации внутренних побуждений личности, которые заставляют людей действовать так, а не иначе (это термин Р. Маслоу, Ф. Герцберга и др.).

2). Процессуальные теории мотивации. Они более современные и базируются на том, как ведут себя люди с учётом воспитания и познания (это теория справедливости и людской мотивации Вортера-Разлера).

Действия по мотивации включают в себя экономическое и моральное стимулирование, обогащение самого содержания труда и создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

Функция контроля. Итак, поставлен план организации, созданы её структуры, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остаётся еще один компонент - контроль.

Контроль, как правило, ассоциируется с властью, но понятие «контроль» как вид административной деятельности выходит за рамки понятия «контролирование», кроме того он включает активную деятельность менеджеров - управление.

Управленческий контроль является непрерывным процессом. В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

В пассивном менеджменте, контроль - это вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели её действенности с установленными стандартами.

В основе создания систем контроля лежат следующие требования:

1) эффективность контроля - определяет успешность, полезность контроля;

2) эффект влияния на людей - выясняет вопрос: вызывает ли у работников принятая система контроля положительные стимулы;

3) выполнение задач контроля - определяет совпадение или уклонение в системе управления организацией;

4) определение границ контроля.

Различают следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль (осуществляется после фактического начала работ).

2. Текущий контроль (осуществляется в ходе проведения работ).

3. Заключительный контроль (осуществляется после выполнения работ).