Використання зведених таблиць

Зведена таблиця — це засіб Microsoft Excel, який дає змогу обчислю­вати підсумкові характеристики та водночас фільтрувати дані, розмі­щені в певному діапазоні.

Структура зведеної таблиці визначається макетом, що містить області Сторінка, Рядок, Стовпець і Дані. У кожній із цих областей розташовані заголовки стовпців діапазону вихідних даних.

В область Сторінка перетягують назви тих стовпців, за якими відбу­ватиметься фільтрація.

В області Рядок та Стовпець перетягують назви тих стовпців, за зна­ченнями яких проводитиметься групування.

В область Дані перетягують назви тих стовпців, над даними яких здійснюватимуться обчислення.

Для їх побудови використовують Майстер зведених таблиць і діаграм.

Майстер зведених таблиць і діаграм також використовується для створення звітів зведених діаграм — графічного різновиду зве­дених таблиць.

Щоб запустити майстер, потрібно вибрати команду Зведена та­блиця в меню Дані.

Коли майстер відкриється, просто потрібно натиснути: Готово. Можна витратити більше часу на роботу з майстрам не обов'язково. Натиснення кнопки Готово повідомляє що йому слід діяти стандартним чином, а саме:

• використати дані зі списку Excel або з бази даних;

• підготувати область макета для створення звіту зведеної таблиці;

• використати усі дані списку;

• помістити область макета звіту на новий аркуш.

Менш ніж за секунду майстер підготує новий аркуш з усім, що потрібно для створення зведеної таблиці даних: списком полів зве­деної таблиці, з якого перетягуються елементи, областю макета, до якої вони перетягуються, і панеллю інструментів Зведена таблиця.

У Списку полів зведеної таблиці перелічено імена стовпців ви­хідних даних: наприклад, Країна, Продавець, Обсяг збуту, Дата замовлення та Код замовлення.

Кожному стовпцю вихідних даних відповідає поле з таким са­мим ім'ям. Перетягування полів зі списку до області макета дає змогу створити макет зведеної таблиці.

Область макета складається з декількох обмежених рамками областей, призначених для перетягування полів зі списку полів. Після цього область макета перетворюється на звіт зведеної таблиці

Написи в областях повідомляють, куди слід перетягати дані для забезпечення бажаної орієнтації звіту. Наприклад, якщо перетяг­нути поле Продавець до області з написом Перетягніть сюди поля рядків, коленому продавцеві у звіті буде відведено окремий рядок. Якщо перетягти поле Продавець до області з написом Перетягніть сюди поля стовпців, кожному продавцеві у звіті буде відведено ок­ремий стовпець

Після встановлення використовуваних полів слід визначити, куди має бути перетягнуто ці поля. Щоб прізвище кожного продав­ця відображалося в окремому рядку, йоле Продавець має опини­тися в області Перетягніть сюди поля рядків. Коли ви відпустите кнопку миші, у макеті з'являться ці прізвища.

Для відображення сум продажу для кожного продавця слід пе­ретягти поле Обсяг збуту до області з написом Перетягніть сюди елементи даних. До цієї області зазвичай перетягують числові дані, оскільки Excel автоматично підсумовує вміст цієї області. Під­сумкові цифри відображаються у звіті. Коли поле Обсяг збуту буде перетягнуто до області для елементів даних, замість кольорових рамок області макета з'явиться готовий звіт зведеної таблиці.

Умовний формат — це формат (наприклад, візерунок комірки або колір шрифту), який MS Excel автоматично застосовує до к мірки, якщо виконується зазначена умова