Тема Службовий лист. Телеграма

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів: інформаційні, рекламні, листи-запрошення, супровідні, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Виклад тексту листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід викладати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло. Допускається порушувати декілька питань, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній зазначають події, факти, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на документи, дати нормативних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі відмови, пропозиції, гарантії, висновків тощо.

Залежно від призначення листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені раніше, можуть містити лише основну частину.

Службові листи надсилають, щоб спонукати адресата до дії, роз’яснити щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладу й змістовності.

Перевагу віддають кутовому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 – дата (у день підписання)

12 – індекс (проставляють у день підписання)

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях)

15 – гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби)

16 – адресат

18 – резолюція

19 – заголовок до тексту (якщо обсяг документа невеликий, то заголовка може не бути)

20 – позначка про контроль

21 – текст

22 – позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби)

23 – підпис

24 – гриф погодження

25 – візи (у разі потреби на примірнику адресанта)

26 – відбиток печатки (проставляють у разі потреби)

28 - прізвище виконавця та номер його телефону

29 – позначка про виконання документа й направлення до справи

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій

31 – позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження)

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант рекламує свої вироби чи послуги. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони мають детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Адресують конкретним особам. Починати листи можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь..”, “Запрошуємо Вас..”, “Щиро запрошуємо Вас..”, “Ми раді запросити Вас”. Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, терміни їх проведення.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг таких листів невеликий. Супровідні листи надсилають, коли необхідно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо..”, “Відправляємо..”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси й лати документів, що направляються. Наприклад:

Листи-повідомлення - це листи, в яких стверджується якийсь факт.

Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історичного факультету Вам виділено 1 250 900 (один мільйон двісті п’ятдесят тисяч дев’ятсот) гривень, у тому числі на придбання необхідного обладнання – 200 000 (двісті тисяч) гривень.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання грошових переказів.

Листи-нагадування – це листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань і необхідність вжити відповідних заходів.

Гарантійні листи – це такі листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги, надання робочого місця. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи спонукають адресата дати відповідь адресантові.

Листи-відповіді можуть включати декілька питань.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку. Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їх документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку “НЕ” з тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.

У разі потреби замість розділових знаків застосовують умовні позначення:

-КРПК (ТЧК – рос. мовою) – крапка;

- КМ (ЗПТ) – кома;

- ЛПК (КВЧ) – лапки;

- НР – номер;

- ДВК (ДВТ) – двокрапка.

Знаки мінус, плюс, процент пишуть словами, однозначні цифри – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Службові телеграми оформляються на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший передають до відділення зв’язку, а другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через два інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами.

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

- назву виду документа (телеграма)

- категорію телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА)

- вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО тощо)

- телеграфну адресу одержувача (повну або умовну)

- номер документа, на який дають відповідь

- текст

- вихідний номер телеграми

- скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму

- посаду особи, що підписала телеграму (у разі потреби)

- прізвище особи, яка підписала

- поштову адресу і назву підприємства-відправника

- підпис

- дату підписання

- відбиток підприємства-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Питання для самоконтролю

1. Що таке телеграма?

2. Як приймають факс?

3. Які відомості вказуються в телеграмі?

Тема Оформлення довідково-інформаційних документів

План

1. Протокол, витяг з протоколу

2. Звіт

3. Оголошення, запрошення

4. Доповідна і пояснювальна записки

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах та інших засіданнях колегіальних органів.

Протокол ведуть під час засідання. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати пізніше після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10 – назва виду документа (протокол)

11 – дата проведення засідання (якщо воно тривало декілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи: 10-13.04.2001)

12 – індекс (становить порядковий номер засідання колегіального органу, нумерація може вестись протягом року)

14 – місце складання чи видання

17- гриф затвердження (у разі потреби)

19 – заголовок до тексту (містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори) та колегіального органу в родовому відмінку: “Засідання комісії”, “Зборів студентської ради”)

21 – текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали голови, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній – фіксують перебіг засідання.

Слова “Голова”, “Секретар” друкують з великої літери.

Далі зазначають присутніх. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфавітом), а потім – запрошених (із зазначенням їх посад). У протоколі розширених зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу: Присутні: 97 чоловік (список додається)

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на обговорення, й прізвища доповідачів. Кожне питання нумерують. Наприклад:

1. Про перспективи розвитку заводу (Доповідач – генеральний директор Василенко С.Е.).

2. Про підсумки соціологічного опитування працівників (Інформація начальника соціологічної служби Дмитренко С.А.).

Іноді порядок денний може додаватися до протоколу (засідання міністерств).

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному розділі є підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”. Після них ставлять двокрапку.

Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу. Текст виступу починають з великої літери (якщо він подається окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: ”Текст доповіді додається”). Після кожного виступу записують запитання і відповіді на них у порядку надходження.

Наприкінці кожного розділу записують ухвалу з обговорюваного питання. Їх можуть поділяти на пункти і підпункти.

Протоколи бувають стислі та повні. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, ухвали. За такими протоколами важко судити про перебіг зборів. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який відбиває процес роботи, напрацювання рішень.

Під час засідання можна складати лише чорновий варіант протоколу. В 5-денний термін він уточнюється, редагується і оформляється.

Готовий протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів (наказів). У решті випадків оформляють витяг із протоколу.

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ – це певна частина протоколу, оформлена належним чином.

Реквізити:

10 - назва виду документа

11 – дата (переносять з оригіналу)

12 – індекс (переносять з оригіналу)

14 – місце складання чи видання

17 – гриф затвердження

19 – заголовок до тексту

21 – текст (із вступної частини беруть пункти “Голова”, “Секретар”, “Присутні”, потрібний номер питання порядку денного, з основної – цитують пункти, що стосуються потрібного питання)

23 – підпис (переносять з оригіналу, але голова і секретар не підписуються)

27 –позначка про завірення копії

ЗВІТ – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи підприємства, виконання дорученої роботи, узагальнення зробленого.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні й текстові звіти. Як правило, звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду (день, тиждень, рік). Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на питання схеми.

РЕКВІЗИТИ ЗВІТУ:

- назва виду документа

- дата підписання

- індекс

- заголовок до тексту (про що звіт і за який період)

- текст (складається зі вступу, основної частини, де зазначають головні завдання чи види робіт із зазначенням позитивних і негативних прикладів, та висновків і планів на перспективу)

- підпис

- відбиток печатки (у разі потреби)

Звіт має бути чітким, логічним і містити вичерпні відомості. Якщо звіт великий за обсягом, частини його матимуть заголовки.

Оголошення - це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

- оголошення про майбутню подію;

- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1) назва виду документа;

2) текст, який містить:

- дату;

- місце;

- організатора;

- зміст (порядок денний) подій;

- коло осіб, які запрошуються на подію;

- умови входу (оплатний чи вільний).

3) підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) – якщо треба.

За формою оголошення бувають: писані, мльовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо.

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення: написання слів більшими і меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо та телебаченню – час повідомлення, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Оголошення бувають як окремих організацій, так і приватних осіб.