Вимоги до тексту документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Т екст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи:

вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у за­кінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

1. Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

4. Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...;

Підтверджуємо з вдячністю... ', У порядку надання матеріальної допомоги.., У порядку обміну досвідам...', У зв'язку з вказівкою...;

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення; Вра­ховуючи...; Беручи до уваги...', Розглянувши..., Вважаючи...

6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

7. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова —- на початку речення).

8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не ви­словили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то то­ді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; від­кликати працівників...

10. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструк­ції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними прави­лами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

12. Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний;

Правила оформлення сторінки

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу - А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Усі реквізити доку­мента розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уні­фікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незапов-нене місце - поля, або береги, документа. Вони призначені для закріп­лення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесен­ня спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри бере­гів формуляра-зразка:

* лівого - 35 мм;

* правого - не менше, ніж 8 мм;

* верхнього - 20 мм;

* нижнього - не менше, ніж 19 мм (для формату А4); не менше, ніж 16 мм (для формату А5).

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах фор­мату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допуска­ють розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.

Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам'ятати:

* на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обо­в'язково має бути не менше двох рядків тексту;

* лише перша сторінка документа оформляється на бланку. Друга і наступні сторінки - чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;

• не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:

•нумерація починається з другої сторінки

номери проставляють посередині верхнього поля аркуша араб­ськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова „сторінка" на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

* якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторі­нок ставлять вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.

Рубрикація тексту. Використовують різні види рубрикації. Най­простішим із них є поділ на абзаци. Можливе використання традицій­ної і нової системи рубрикації. Традиційна рубрикація базується на використанні римських (для розділів) та арабських (для параграфів) цифр. Однотипні засоби рубрикації застосовують до однорідних час­тин. Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише араб­ських цифр. Номер кожної частини охоплює всі номери відповідних частин вищих ступенів поділу.

Питання для самоконтролю

1. Які принципи класифікації документів?

2. Які правила оформлення сторінки?

3. Створіть зразок оформлення сторінки разом із заголовками

Тема Укладання документів щодо особового складу (автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява)

План

1. Заява

2. Автобіографія

3. Характеристика

4. Наказ

Заява – це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

Заяви бувають прості й умотивовані.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.

У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (заява);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом);

- підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша, кожна частина пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках.

У заяві не прийнято вживати прийменник “від”, а також архаїзми та канцеляризми (“вельми переконливо”, “прошу не відмовити” й т.п.).

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали керівника в секретаря, їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями.

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють від руки на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище, ініціали, а домашню адресу не вказує.

У тексті заяви про надання чергової відпустки обов’язково зазначають дату початку відпустки.

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію.

Заява про звільнення за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити не можливо.

Автобіографія – це опис власного життя. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи й реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи навчання. Всі відомості про себе викладають в розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності.

Є такі види автобіографій: автобіографія-розповідь, котру складають в описовій формі; автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводяться такі відомості:

- назва виду документа (автобіографія);

- прізвище, ім’я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);

- число, місяць, рік народження;

- місце народження;

- соціальне походження;

- відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові теперішні та колишні; дати народження (смерті), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють);

- освіта й спеціальність за дипломом;

- трудова діяльність;

- останнє місце роботи (місце навчання), посада;

- нагороди й заохочення;

- участь у громадському житті;

- родинний стан і склад сім’ї;

- паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання (ліворуч) і підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Характеристика – це документ, в якому дається оцінка моральних та ділових якостей особи – працівника.

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація підприємства своєму працівникові. Характеристики подаються при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди.

ЕЛЕМЕНТИ ХАРАКТЕРИСТИКИ:

- назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

- текст (можна поділити на чотири частини. В п е р ш і й частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи в родовому відмінку, далі – посаду, вчений ступінь, звання, рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру. В д р у г і й наводять відомості про трудову діяльність особи; спеціальність; посаду, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності. Для учнів зазначають, з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В т р е т і й дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь в громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Наводять відомості про урядові нагороди, заохочення. В ч е т в е р т і й роблять висновки, а також зазначають, куди подається характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, котрий звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі);

- підпис (як правило, підписуються керівник підприємства, керівник структурного підрозділу);

- відбиток печатки.

Нижче підпису проставляють дату підписання. Завірену характеристику видають працівникові на руки або відсилають до установи, що її запитувала.

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів.

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби – інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він утрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: його мають керівники, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень та компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або не закінчиться термін дії, визначений у самому тексті. Скасувати наказ може тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними та індивідуальними. Наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним. Бо стосується всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За призначенням накази поділяють на два види: накази з питань основної діяльності, накази по особовому складу.

Накази з питань основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства чи підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи. Які надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з питань основної діяльності оформляють на загальних бланках. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:

10 – назва виду документа (НАКАЗ)

11 – дата підписання

12 – індекс (проставляють у день підписання)

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

23 – підпис

24 – гриф погодження (оформляють у разі потреби)

25 – візи (оформляють у разі потреби)

26 – відбиток печатки (у разі потреби)

28 – позначка про виконавця

Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.

У констатувальній частині висвітлюються цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими буквами. Після цього слова ставлять двокрапку. Далі наводять заходи, дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатися зазначенням конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку про особу. Яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: “Контроль за виконанням наказу доручити головному інженерові Петренку С. М.”.

1. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, стягнення та інше.

Заголовки до тексту можуть бути такі: Про прийняття на роботу, Про переведення на іншу посаду, Про порушення, Про накладання дисциплінарного стягнення.

У текстах наказів по особовому складу констатувальної частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: “Призначити”, “Перевести”, “Надати”, “Оголосити подяку”. Ці слова друкують великими літерами. Після них ставлять двокрапку.

У наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім’я й по батькові – звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказі такого виду в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

10 – назва виду документа

11 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

- підстава (оформляють як реквізит 22)

23 – підпис

24 – гриф погодження (у разі потреби)

25 - візи (у разі потреби)

28 - позначка про виконавця (у разі потреби)

Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу може служити направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки фіксуються на звороті.

Підписаний наказ доводить до відома працівника під розпис.

Один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення автобіографії

2. Які реквізити автобіографії?

3. Які відомості вказуються в тексті автобіографії?