Пакет Інтеграції Процесів Управлінського

планування І Контролю СОМSHARE МРС

фірми «СОМSHARE INС.»

РРС-система підтримує планування, бюджетування, фінансо­ву консолідацію, управлінський аналіз і звітність, реалізовані в єди­ному додатку [52].

Планування припускає постановку цілей і задач «зверху донизу», оцінку альтернативних сценаріїв розвитку.

Бюджетування включає створення загальної для всього підприє­мства середовища співробітництва, в якому розроблювачі бюдже­ту і його виконавці можуть ефективно взаємодіяти один з одним.

Фінансова консолідація здійснює зведення (агрегацію) фінансо­вих і натуральних показників діяльності всіх підрозділів підприєм­ства або холдингу і містить у собі задачі узгодження внутріфірмових розрахунків, приведення у відповідність зі змінами в законо­давстві правил побудови податкової звітності, конвертації усіх фінансових даних в єдину звітну валюту, а так само повний ауди­торський протокол.

Управлінський аналіз і звітність підтримують складання різних звітів, підсистему оповіщення про відхилення від запланованих показників з можливістю аналізу їх причин і наслідків, надають кінцевим користувачам можливість миттєво робити власний аналіз цих відхилень, а так само самостійно прогнозувати наслідки прий­нятих рішень.

Користувачі можуть переходити від процесу до процесу без зміни робітничого середовища і необхідності перенесення даних. Керівництво компанії одержує можливість оперативно реагувати на зміни ринкової кон'юнктури, оцінювати всі альтернативні варі­анти розвитку, коректувати плани і вчасно інформувати про відповідні зміни усіх відповідальних осіб.

Система реалізована із застосуванням єдиної центральної бази даних (ЦБД). Застосування єдиної моделі дозволяє уникнути труд­нощів і знизити ризики, пов'язані з обміном даними між додатками і необхідністю зміни правил обробки інформації в різних програмах. Не потрібні зусилля і часові витрати на супровід системи, І підтримку зв'язків між різними документами й узгодження версій.

Убудований «Фінансовий інтелект» уможливлює автоматичне підведення балансу і побудову різних форм бухгалтерської звітності без необхідності додаткового настроювання системи.

Фінансовий інтелект забезпечує:

• багатовимірність, що дозволяє оцінити альтернативні напрям­ки розвитку фірми і глянути на результати господарської діяль­ності з різних точок зору (організаційна структура, витратні цент­ри, види продукції, ринки збуту, канали розподілу та ін.). Рівень вкладеності необмежений, підтримуються і альтернативні, і ієрархічні структури;

• використання даних фінансового обліку при аналізі виявле­них відхилень від запланованих показників (аналіз «гірше»);

• підтримку сальдо на початок/кінець періоду. Система авто­матично визначає сальдо по рахунках доходів і витрат, зводить баланc на кінець звітного періоду і трансформує його в залишок нерозподіленого доходу на початок нового фінансового періоду;

• повну підтримку валютних операцій. Програма визначає і правильно списує курсові різниці, зводить баланс у будь-якій ва­люті і підтримує конвертацію облікових даних у базову валюту. Аналізуючи динаміку валютних курсів, система дозволяє виклю­чити економічно необґрунтований вплив коливань на валютному ринку на результати господарської діяльності.

Пакет прикладних програм Comshare МРС підтримує убудовану інтелектуальну підтримку часу, передбачає спосіб прив'язки різних даних до визначених часових відрізків (наприклад, одні про­цеси вимагають щоденного аналізу поточної інформації, інші - що­місячного або щоквартального).

Пакет передбачає широке залучення співробітників підприєм­ства у процес досягнення корпоративних цілей за рахунок застосу­вання двонаправленої технології бюджетування: директор → ке­рівник підрозділу → виконавець → керівник підрозділу → дирек­тор. Співробітники організації, що використовують МРС-систему, працюють у єдиному інформаційному середовищі, спільно вико­нуючи стратегічні задачі.

Багато компаній включають у бюджет тільки фінансову скла­дову плану, опускаючи при цьому стратегічні цілі. МРС-система підтримує на програмному рівні ієрархію стратегічних і оператив­них бізнес-цілей. Наприклад, абсолютні показники (планова норма прибутковості) розбиваються на кілька фінансових планових цифр (обсяг продажів з розбивкою по групах продуктів). На найпершому етапі роботи з бюджетом як обсяг витратної частини можуть бути взяті цифри попереднього бюджетного періоду, помножені на пла­новий приріст норми прибутковості. Потім керівник підприємства, відповідальний за складання бюджету, зберігає складений ним «чор­новий» бюджет у системі зі статусом «передано в обробку». Після цього, послідовно керівники служб збуту, основного виробництва, постачання тощо одержують спрямовані ним версії бюджету для деталізації. Під час проходження по такому ланцюжку керівник підприємства не втрачає контролю над процесом. Він не тільки ба­чить, хто, коли і які вводить значення, але й має можливість втру­чатися в даний процес, самостійно постачаючи ті чи інші дані пояс­неннями, поповнюючи план новими показниками або не приймаю чи чергової версії, якщо вона призводить на верхньому рівні бюд­жету до несприятливої фінансової картини. Кількість подібних рівнів узгодження бюджетів може бути необмеженою, а побудова­на на базі Internet-технологій платформа МРС дозволяє не заду­муватися про те, де територіально знаходяться ті чи інші структурні підрозділи, охоплювані процесом бюджетування. Таким чи­ном, бюджетування в МРС-системі має не циклічний, а хвилеподі­бний характер, за рахунок чого скорочується час складання бюд­жетів, підвищується їх вірогідність і, що найважливіше, збільшується розуміння практично кожним співробітником корпорації своїх цілей і задач у світлі стратегічних цілей компанії в цілому.

У пакеті забезпечується своєчасна консолідація фінансових і кількісних даних в організаційній структурі підприємства будь-якої складності. В бухгалтерському обліку задача консолідації фінансової звітності розглядається для компанії, що має дочірні або залежні, юридично відособлені підприємства. Існуючі бухгалтерські стандарти регламентують для таких структур склад вихідних даних і процедури їх включення у зведені показники. В управлінському ж обліку зведена консолідована звітність може відрізнятися як з;і складом вихідних даних, так і за об'єктами обліку, наприклад, бути заснована на звітності структурних або функціональних підрозділів компанії, що не мають юридичної самостійності. В електронному середовищі МРС-системи користувачі можуть створювати безліч різних логічних моделей своєї компанії. Наприклад, одна модель може відповідати задачі складання офіційної бухгалтерської звітності, інша - внутрікорпоративному управлінському облікові. МРС-система має у своєму розпорядженні засоби автоматичної і перевірки взаємної погодженості даних по внутрікорпоративних балансах і оборотах. Результати перевірки фіксуються у спец­іальній відомості «Аудиторський протокол». Для усунення можли­вих неузгодженостей у вихідних даних використовуються коригу­вальні проводки. Проводки вносяться в електронні журнали-ордери. На вибір користувача формування коригувальних проводок у (журналах може здійснюватися автоматично або вручну. Для автоматичного режиму використовуються обумовлені користувачем кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку. Важливим аспектом механізму консолідації є те, що звітність дочірніх структур не обов'язково повинна бути представлена в тій же валюті, що і звітність головної організації. Блок валютного перерахування доз­воляє одержати вихідну звітність у так званій «звітній валюті». Крім того, і сама консолідована звітність може бути складена в різних валютах. Для забезпечення режиму валютного перерахування на етапі настроювання програми кожному обліковому регістрові при­писується тип перерахування: за середнім курсом за період, за кур­сом останнього дня періоду і т. п. Користувач може також використовувати власні типи курсового перерахування. Власне процедура консолідації, що складається з агрегування однойменних вихідних показників і виключення з агрегованих даних внутрігрупових ба­лансів і оборотів, здійснюється автоматично.

Доступний в освоєнні інтерфейс дозволяє вищому керівництву компанії самостійно, без залучення технічних фахівців, використо­вувати прогнозні й аналітичні можливості системи. МРС-система забезпечує роботу з формами, що набудовуються користувачем динамічно. Зокрема, плановики і керівники можуть поєднувати ра­ніше розроблені показники з новими, для того щоб розроблювані плани і прогнози були більш точними.

Інтерфейс системи управлінського планування і контролю по­будований за принципом наочно-графічного представлення склад­них даних. Наприклад, кожний осередок виведеної на екран таблиці.являє собою графічні цеглини, з яких недосвідчений на комп'ютерах користувач зможе за допомогою «миші» побудувати свій власний аналітичний звіт.

Оперативний аналіз відхилень здійснюється завдяки оперативним попередженням про відхилення від планових показників з можливістю негайного аналізу причин. МРС-системи вчасно фокусують увагу користувачів на відхиленнях від запланованих показників, що виникають, а також надають відповідний набір інструментів для детального аналізу їх причин і навіть наслідків.

Спеціально запрограмовані системні «агенти» постійно сканують ЦБД, автоматично оповіщаючи працівника про виниклі відхилення від норми у відповідній проблемній ділянці.

Пакет забезпечує ранжирування виявлених відхилень. Підрозділи компанії, що викликали відхилення, візуально відображають ся в ієрархічному порядку відповідно до обраних критеріїв (тип продукції, що випускається, структурна одиниця, географічне місце розташування та ін.).

Операції автоматичного виконання функцій «що, якщо» дозволяють прораховувати значення фінансового стану компанії при змінюванні того чи іншого набору вихідних умов. Наприклад, користувач може перевірити вплив 10%-вого підвищення транспортних тарифів за умови збереження всіх балансових показників шляхом лише двох операцій: перенесення за допомогою «миші» в спеціальне вікно прогнозних обчислень балансових статей і змінних, що його цікавлять, фіксуючі транспортні тарифи. В результаті буде виконано автоматичне перерахування відповідних значень фінансового прогнозу на заданий період часу.

МРС-система виводить керівництво підприємств на якісно новий рівень взаємодії з підлеглими їм підрозділами, одержуючи доступ як до плановим даних, так і до реальних фактів, які сто ять за тим чи іншим показником, що знижує імовірність помилок при плануванні і прогнозуванні. Виконавці бюджетів можуть ефективніше впроваджувати на практиці управлінські рішення, реалізовувати стратегічні плани й оптимально розподіляти обмежені ресурси. Розроблювачі бюджетів починають краще розуміти цілі і стратегічні напрямки розвитку організації. Кожний співробітник виграє в часі і зменшує трудовитрати при одночасному удосконалюванні комунікаційних процесів і взаємодії в рамках компанії.

10.10. Пакет бюджетування і планування на рівні підприємства

HYPERION PILLAR фірми «HYPERION SOLUSHION CORP»

Hyperion Pillar забезпечує оперативну підтримку робочих процесів і адаптується до специфіки конкретного підпри­ємства [52].

Сфери його застосування можуть бути самими різними - від фінансового планування на основі поточних господарських показ­ників і планування окремих проектів до прогнозування руху капі­талу, обсягу продажів і заробітної плати. Hyperion Pillar може бути впроваджений у масштабах цілого підприємства без спеціального кодування, тобто він вимагає мінімальної роботи з боку про­грамістів. Даний додаток підвищує надійність, ефективність і швидкість фінансового планування, здійснюваного одночасно по висхідному (від нижчого рівня до вищого) і спадному (від вищого до нижчого) принципах; залучає до процесу планування керівників середньої ланки й економістів підприємства; забезпечує швидкість реакції на умови, що змінюються, і оперативне коректування фінансових планів і звітів. Hyperion Pillar звільняє управлінський пер­сонал від рутинної роботи зі складання фінансових планів, дозво­ляючи їм зосередитися на більш значущий роботі з обробки й ана­лізу інформації.

Hyperion Pillar дозволяє керувати процесами бюджетування і планування на рівні підприємства, надаючи розширені мож­ливості підтримки прийняття управлінських рішень. Hyperion Pillar збільшує продуктивність і підвищує контроль над усім процесом планування. Система дає можливість фахівцям із пла­нування розширювати функціональність; наприклад, здійснювати складні обчислення під час аналізу бюджету або створювати різні сценарії можливого розвитку подій. Hyperion Pillar дозволяє та­кож забезпечувати участь у процесі створення бюджету різних груп користувачів, визначаючи для кожної з них ступінь детал­ізації і рівень доступу.

Убудовані можливості Hyperion Pillar забезпечують ієрархіч­ний процес роботи з бюджетом, і користувачі одержують ті дані, передумови і нормативи, які їм необхідні для формування планів, визначення цілей розвитку, аналізу перспектив (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Схема прогресу створення бюджету

Фінансовий план є точним тільки в тому випадку, якщо він містить достовірні вихідні дані. Hyperion Pillar додає бюджетному планові більш високу точність, надаючи менеджерам можливість вести власну скоректовану підзвітність. Hyperion Pillar спроекто­ваний таким чином, що робота з бюджетами можлива через локальну мережу та Internet, тому менеджери можуть робити об­робку даних в офісі і навіть у дорозі.

Hyperion Pillar дозволяє користувачам формувати бюджет, використовуючи для цього тільки необхідні бюджетні рядки. При цьо­му менеджери не обмежені в можливостях уведення бюджетних даних. Можна використовувати стільки бюджетних рядків, скільки буде потрібно для найдетальнішої деталізації планів. Тому до фінан­сових менеджерів надходить розгорнута інформація за всіма напрямками діяльності, і для підприємства складається ясний і чітким план його бізнес-стратегії.

Фахівці можуть формувати плани в натуральних і вартісних показниках. Вони керують компонентами бюджету, спираючись на специфічні знання у своїх сферах бізнесу. Hyperion Pillar дозволяє користувачам додавати коментарі до кожного бюджетного рядка і документувати свої методологічні підходи до бюджетною і процесу.

В Hyperion Pillar існують убудовані можливості моделювання, що дозволяє користувачам встановлювати зв'язки між бюджетни­ми рядками без створення макросів або формул в електронних таб­лицях. Hyperion Pillar також дозволяє застосовувати стандартні показники і передумови, наприклад, прогнозні ціни на продукцію, виробничі потужності, тарифні ставки для того, щоб забезпечити повноту і вірогідність інформації, використовуваної при складанні бюджету. Hyperion Pillar дозволяє автоматично розрахувати такі елементи бюджету, як додаткові витрати або податки на заробітну плату, забезпечити калькуляцію собівартості, розрахувати середні ціни сировини.

Організація даних за напрямками дозволяє користувачам класи­фікувати бюджетну інформацію таким чином, щоб бюджет відбивав специфіку бізнесу. Наприклад, як аналітичні напрямки може бути задано план рахунків, дані по виробленій продукції, організаційна структура компанії, список клієнтів або будь-яка інша категорія.

Hyperion Pillar також підтримує довгострокове планування і ряд функцій фінансового аналізу.

Hyperion Pillar дозволяє створювати атрибути, що описують структуру бізнесу за кожним із напрямків. Так, наприклад, філії можуть бути додані в регіональні або дивізіональні структури. Це дозволяє створювати необмежено деталізовані дані.

Після того, як менеджери закінчили створення своїх версій бюд­жету, існує можливість у будь-який момент переглянути їх в ос­новному бюджетному файлі. Убудований механізм контролю за змінами допоможе користувачам вибрати змінені рядки й автома­тично здійснити консолідацію.

Hyperion Pillar забезпечує організацію ітеративного узгоджен­ня бюджету, що дозволяє створювати більш точні бюджети за менші терміни.

Аналітичні можливості Hyperion Pillar дозволяють розподі­ляти загальногосподарські витрати на виробництво продукції, ви­користовуючи будь-який метод списання витрат. Передбачено можливість розробки складних моделей з використанням логіч­них операторів. Подібні моделі використовуються для проведен­ня динамічних обчислень, наприклад, розрахунку комісійних, зни­жок, прибуткового податку і т. п. Аналіз «що, якщо» по бюджетних даних, що утримуються в Hyperion Pillar, миттєво відбиває зміни в умовах, дозволяючи менеджерам ефективно проводити процес планування.

Hyperion Pillar дозволяє аналізувати результати різних варі­антів розвитку подій, а також проводити докладне моделювання, використовуючи при цьому великий список математичних опера­торів і логічних функцій. У фінансових звітах існує можливість про водити такі обчислення, як розрахунок податку на прибуток, вало­вого і чистого прибутку, коефіцієнта рентабельності, співвідношення позикового і власного капіталу і багатьох інших. Використовуючи Hyperion Pillar, користувачі можуть створювати, зберігати і застосовувати стандартні змінні, використовувані для моделювання бюджету. Ці змінні можуть використовуватися в режимі «процентний тренд» для коректування показників, застосовуваних при аналізі. Наприклад, можна збільшити або зменшити планований обсяг продажів за місяць, для того щоб простежити, як це відіб'ється на величині чистого прибутку. Також є можливість проаналізувати ефект уведення нової стратегії керування з метою з'ясування ефективності і доцільності її застосування.

Можливості створення трендів у Hyperion Pillar дозволяють користувачам швидко змінювати значення бюджетних рядків за допомогою лише однієї операції. Наприклад, при прогнозуванні обсягу продажів користувач може використовувати фактор сезон­ності, спираючись на дані попередніх періодів. Можуть бути використані режими відсоткової зміни і «покрокового збільшення/змен­ шення». Така функціональність дає користувачам можливість зас­тосовувати прості і складні тренди для швидкої зміни значень і, отже, прискореного і точного прогнозування, складання сценаріїв можливого ходу подій.

Убудовані в Hyperion Pillar фінансові звіти дозволяють швидко і якісно аналізувати дані бюджету. Наприклад, можна порівняти звітність, складену по фактичних даних, зі звітністю, створеною на основі плану. Існує можливість робити аналіз бюджету з різним сту­пенем деталізації, також створювати різні види фінансових звітів.

У таких галузях, як сфера послуг, усе більшого значення набу­вають методи збору відомостей про доходи і витрати по основному виду діяльності. Hyperion Pillar дає можливість в процесі бюджет­ного планування використовувати метод формування бюджетних даних, ґрунтуючись на виді діяльності. У Hyperion Pillar можна проводити бюджетування на основі виду діяльності, проекту, канала збуту або будь-якого іншого напрямку бізнесу. Види діяльності можуть перейти в проекти, проекти - у проектні, географічні групи або ж у групи послуг. Також можна вибрати режим проведення бюджетування і по «Центру витрат», і по виду діяльності. При цьому зберігається можливість одержати звітність по кожному з базисів.

Додаток Hyperion Autopilot автоматизує процес виконання стан­дартних операцій Hyperion Pillar, надаючи користувачам системи час для проведення аналізу. Autopilot: автоматизує рішення таких задач, як «Печатка звітів», «Дистрибуція»/»Консолідація файлів», а також «Імпорт»/»Експорт» інформації. Як правило, рішення цих задач відбувається після закінчення робочого дня, для того щоб ко­ристувачі Hyperion Pillar, прийшовши вранці на роботу, вже мали доступ до оновленої інформації.

Гнучка система ведення звітності в Hyperion Pillar дозволяє менеджерам одержати доступ до будь-якої інформації.

Гнучкі можливості імпорту/експорту в Hyperion Pillar, а та­кож доступ через ODBC, дозволяють взаємодіяти з ЕRР або інши­ми трансакційними системами. Наприклад, можна з легкістю зро­бити завантаження реальних даних з якої-небудь консолідуючої системи (наприклад, Hyperion Enterprise) у Hyperion Pillar для того, щоб провести аналіз коливань, трендів, а також здійснити прогно­зування на основі даних, що змінилися.

Можна також отримати поточні дані по персоналу з існуючої платіжної відомості або ж звернутися до системи обліку зайнятості, для того щоб використовувати їх як основу для складання бюджету на наступний рік. Hyperion Pillar може використовуватися разом з іншими системами Hyperion для проведення консолі­дації, аналізу і ведення бізнес-звітності, а також для роботи в гло­бальній мережі.

Модуль «Адміністратор» (Hyperion Pillar) надає адміністрато­рам бюджету можливість додавати користувачів і групи користу­вачів, визначати права доступу до бюджетних даних, змінювати структуру бюджету, додавати нові аналітичні напрямки.

У Hyperion Pillar існує надійна система захисту від несанкціо­нованого доступу: бюджетний адміністратор визначає рівень дос­тупу до даних і вид доступу, дозволяє визначити, коли і ким вноси­лися зміни в бюджетні рядки.

Користувачі Hyperion Pillar можуть використовувати додатки Hyperion Essbase для аналізу великого обсягу даних з декількох джерел. Для менеджерів, зайнятих бюджетуванням, не останню роль грають такі дані, як прибутковість продукції, аналіз продажів, обсяг продажів на ринку й аналіз сегментів. Користувачі одержу­ють переваги, використовуючи технологію OLAP, що забезпечує проведення порівняльного аналізу між запланованою і реальною і змінними з погляду зміни цін, зростання прибутку, сезонності, рівня витрат і будь-яких інших параметрів.