Понятие и правовое регулирование документооборота в организации. Порядок хранения бухгалтерской документации

В обязанности руководителя входит также утверждение графика документооборота в организации. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. оптимально необходимое число подразделений и исполнителей, через которые проходят первичные документы, и срок нахождения документов в каждом из подразделений организации. График документооборота может быть оформлен либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Все работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой пере-числяются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации входит в обязанности главного бухгалтера.

Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 1053, письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в ред. от 26 февраля 1996 г.) «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»4, учетной политикой самой организации и другими нормативными актами.

Порядок организации документооборота. Движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, обработки и до передачи в архив называется документооборотом. Документооборот может быть разработан в виде графика или в иной форме. Порядок документооборота должен быть утвержден в организации приказом или распоряжением руководителя как важнейший элемент учетной политики. Работу по составлению порядка документооборота организует главный бухгалтер, а утверждается данный порядок приказом руководителя предприятия, учреждения.

Цель разработки порядка документооборота — установить на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его прохождения в подразделении.

Работники организации, начальники цехов, табельщики, кладовщики, подотчетные лица готовят и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, в соответствии с правилами документо-оборота, принятыми в организации. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из правил. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименование подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение документооборота, а также своевременное и доброкачественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Контролирует соблюдение исполнителями документооборота главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера, касающиеся порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений, обязательны для всех подразделений и служащих организации, предприятия.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. Но до этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

Обработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Учетные регистры и относящиеся к ним обработанные документы, сшитые и сгруппированные надлежащим образом, сдаются в архив организаций, как правило, после сдачи годового отчета.

Перед сдачей в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно 250 листов толщиной не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать определенные требования. Так, документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Подлинники должны быть отделены от копий, годовые сметы и отчеты — от квартальных и месячных. В дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сроки хранения первичных документов определены Законом о бухгалтерском учете и уточняются в ряде документов, например, в постановлении Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет. Отдельные документы могут быть уничтожены по истечении установленных пяти лет лишь при условии завершения ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, а при возникновении споров, разногласий, судебных и следственных дел они сохраняются до выяснения окончательного решения.

Лицевые счета рабочих и служащих, а при отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться 75 лет.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Установленный законодательством порядок снятия копий изымаемых документов различен в зависимости от вида изъятия документов. Например, в ходе выездной налоговой проверки изъятию подлежат копии документов, а в ходе следственных действий по уголовному делу изымаются только подлинники документов, а копии могут снимать только строго определенные УПК РФ лица и только в строго определенных случаях. «При этом как в первом случае, так и во втором имеет место несоответствие требованиям п. 8 ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете” в части порядка снятия копий».