Службові записки

Службова записка — це документ, який використовується для ви­рішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось зав­дання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, ви­робничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових за­писок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка — це документ, в якому викладається інформа­ція про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану ро­боту. Вона може містити пропозиції, висновки, прохання автора.

Внутрішні доповідні записки адресуються керівникові установи чи підрозділу, де працює укладач, зовнішні — керівникові вищої організації (установи). Складається цей документ за вказівкою ке­рівника або з ініціативи автора.

Пояснювальна записка - це документ, який з'ясовує зміст окре­мих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.

Службові записки містять такі реквізити:

1) назва структурного підрозділу;

2) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається запис­ка (у давальному відмінку);

3) посада, прізвище ім'я та по батькові (або ініціали) укладача (у родовому відмінку без прийменника від);

4) заголовок (Службова записка/Пояснювальна записка/Допо­відна записка);

5) дата;

6) текст: описова частина і пропозиції;

7) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

Наведемо приклади написання службових записок.

Дільниця № 2 Заступникові директора ВАТ «Деметра»

Єрмакову В. М.

начальника дільниці № 2

Світличного П. В.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

20.04.2001р.

Прошу виділити на 22 квітня 2001р. самоскид і автонавантажувач для вивезення відходів виробництва з території дільниці №°2 на звалище. Вивезення має бути здійснене терміново зважаючи на вимогу санепідем­станції Дніпровського району.

Підпис П. В. Світличний

Дільниця № 5 Директорові ЗАТ «Сокіл»

Волоху В. А.

начальника дільниці № 5

Перетятька В. Ю.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

27.02.2001р.

25 лютого 2001 року о 22 годині я здійснював перевірку охорони діль­ниці №№5. У ході перевірки було виявлено, що охоронець Березюк Петро Семенович перебував на вахті разом зі сторонньою особою, обоє були на­підпитку. На зроблені Березюкові П. С. зауваження щодо невиконання ним службових обов'язків, він відповів мені брутальною лайкою. Вважаю, що охоронець Березюк П. С. грубо порушив вимоги інструкції з охорони об'єкта і заслуговує на суворе покарання.

Начальник дільниці № 5 Підпис В. Ю. Перетятько

Склад № 2 Директорові ВО «Рекорд"

Клименкові О. Я.

завідувача складу № 2

Гуски Надії Василівни

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

12.03.2001р.

11 березня 2001р. комісією, що перевіряла умови зберігання матеріаль­них цінностей на складі № 2, було виявлено зіпсовані матеріальні цінно­сті — 30 спортивних костюмів і 12 курток-штормівок. Причиною по­шкодження зазначеного товару стало протікання даху. Я неодноразово зверталася до керівництва підприємства з проханням полагодити дах, але й досі він перебуває в незадовільному стані.

Підпис Н. В. Гуска