Слайд 1. Цей модуль стосується деяких інших питань з розділу "Фінансовий контроль", оскільки, перш за все

Цей модуль стосується деяких інших питань з розділу "Фінансовий контроль", оскільки, перш за все, у ньому розглянуто способи вивільнення оборотного капіталу (грошових коштів) і їх ефективнішого використання. Одним із способів вивільнення оборотного капіталу придатним для будь-якого підприємства в Україні, є скорочення товарних запасів.

Яку користь може принести зменшення товарних запасів для підприємства? По-перше, обмежить вкладення коштів у неприбуткові запаси, а тому дасть змогу вивільнити грошові кошти та зменшити витрати на зберігання.

Більшість ресурсів, потрібних для завершення цього модуля, вже є наявними на підприємстві. Здебільшого облік товарних запасів на українських підприємствах, є досить точним і своєчасним. Втім, зверніть увагу на другий пункт на слайді, тобто прогноз продажу. Його детально розглянуто у розділі "Маркетинг", але тут він також важливий, тому що на підприємстві має бути достатньо запасів, щоб задовольнити прогнозований попит. І навпаки, накопичення запасів, які не користуються попитом, коштує надто дорого і є просто марним витрачанням ресурсів.

Цей модуль допоможе Вам скоротити товарні запаси і досягти збалансованості між витратами на підтримання запасів і ризиком втрати продажу. Повне застосування цього модуля може розтягнутися на 12 місяців, але відчутні результати можна побачити вже через 12 тижнів.

На більшості українських підприємств досить великі товарні запаси. Так керівництво страхується від несвоєчасних поставок матеріалів, що вже стало звичним за 10 років перехідного періоду. Втім, такі великі запаси також є результатом байдужості керівників. Не всі правильно розуміють, що в запасах заморожений оборотний капітал. Тому скорочуючи запаси до потрібного рівня, ви маєте можливість отримати додаткову перевагу над конкурентами.

Управління товарними запасами - це досягнення балансу між вартістю утримання надлишкових товарних запасів і ризиком втратити продаж, якщо товарних запасів виявиться недостатньо. Небагато підприємств можуть вижити взагалі без запасів, більшості потрібно мати певні запаси, щоб забезпечити вчасне задоволення потреб покупців. Ось чому в першу чергу нас цікавить визначення оптимального рівня товарних запасів.

Першим кроком до визначення необхідного рівня товарних запасів є проведення аналізу наявних накопичень. Після цього можна ефективно зменшити чи ліквідувати непродані товарні запаси.

Починають з вивчення наявних запасів. Для кожного елементу потрібно зібрати п'ять показників, які наведено на слайді. До виконання цього завдання варто залучити бухгалтерів, спеціалістів з контролю якості, планування і збуту.

Визначивши рівень запасів на складах, їх аналізують у відповідності до термінів перебування на складі, так само як у графіку повернення дебіторської заборгованості з модуля "Як повернути дебіторську заборгованість". Крім цього всі товарні запаси класифікують відповідно до того, чим вони є: сировиною, незавершеним виробництвом чи готовою продукцією.

Найкраще результати аналізу подати у вигляді стовпчикової діаграми. Більшість генеральних директорів вражені, коли бачать, скільки надлишкових запасів покриваються пилом на їх складах протягом двох-п'яти років. Ця інформація, як правило, підштовхує до дій, і тому важливо скористатися нагодою, прискоривши оборотність найважливіших запасів і застосувавши набутий досвід стосовно інших запасів.

Товарні запаси складаються з трьох категорій: сировина, незавершене виробництво і готова продукція. Сировина - це вхідний матеріал, а готова продукція - те, що поставляється покупцям. Незавершене виробництво - проміжна фаза між вхідними матеріалами і готовою продукцією. Підтримання оптимального рівня запасів є обов`язком менеджера товарних запасів.

Існують два методи аналізу і управління товарними запасами: обчислення коефіцієнту оборотності і розподіл запасів за вартістю.

Щоб обчислити коефіцієнт оборотності товарних запасів, поділіть собівартість продукції, реалізованої за попередні 12 місяців, на середню вартість наявних товарних запасів. Ви можете обчислити цей коефіцієнт для всіх запасів, взятих разом, чи для окремих компонентів, щоб побачити, в які категорії вкладається занадто багато коштів.

Коефіцієнт оборотності показує, скільки разів змінюються чи "обертаються" товарні запаси протягом року. Коефіцієнти оборотності є різними у різних галузях, але у кожному секторі вони більшою мірою подібні. Тому, порівнюючи оборотність запасів свого підприємства з іншим підприємством у цій галузі, можна одержати реальну картину відносної успішності роботи підприємства. Накопичивши інформацію про споріднені підприємства (через Інтернет, друковані щорічні звіти конкурентів та використовуючи інші ресурси), можна обчислити коефіцієнт оборотності у своїй галузі. Все, що для цього потрібно, це показники продажу і товарних запасів, а коефіцієнт стане корисним способом вимірювання ефективності діяльності у порівнянні з конкурентами.

Для прикладу давайте обчислимо коефіцієнт оборотності товарних запасів для компанії Укрметал.

У 1999 році середній обсяг товарних запасів на складі становив 2500000 грв.

Вартість реалізованої продукції за 1999 рік складала 5000000 грв.

5000000 грв. поділене на 2500000 дає коефіцієнт 2. Іншими словами, час, потрібний Укрметалу для здійснення повного обороту товарних запасів, складає півроку. Як Ви вважаєте, це добре, чи погано?

Для даного випадку реалістичним видається скорочення товарних запасів вдвоє, тобто досягнення коефіцієнту оборотності 4. Хоча впровадження таких змін не просте, воно несе у собі значні переваги, оскільки вивільняє 1млн. 25тис. гривень, які можна витратити на модернізацію потужностей і виплату затриманої зарплати.

Щоб проаналізувати товарні запаси, їх можна розподілити за вартістю. Для цього товарні запаси треба розбити на категорії за методом АВС. Запаси категорії А характеризуються важливим поєднанням вартості їх одиниці і обсягів, вони складають до 50% вартості всіх наявних запасів. До категорії В відносяться наступних 30% в порядку зниження вартості, а решта належить до категорії С.

Застосувавши метод АВС на Укрметалі, виявили, що найважливіші 100 найменувань товарів складають 50% запасів. До інших двох категорій відійшли 1900 найменувань. У цьому випадку замість неймовірно складного контролю за 2000 найменуваннями для досягнення вагомих результатів, виявляється, достатньо управляти двадцятою частиною всього асортименту. Очевидно, керівникам варто зосередити увагу на запасах категорії А, коли вони почнуть скорочувати рівень запасів.

Після завершення аналізу ви можете випробувати один чи більше методів, запропонованих на цих слайдах, і спробувати зменшити товарні запаси, що накопичилися на ваших підприємствах. Ліквідація застарілих, неякісних і непотрібних запасів має бути одним з перших заходів. Запаси, не реалізовані протягом двох років, очевидно, вже ніколи не вдасться продати. Випробуйте декілька різних методів, щоб зменшити надлишкові запаси сировини і позбавитись від запасів готової продукції, за допомогою чого ви збільшите коефіцієнт оборотності товарних запасів до бажаного рівня.

Коли ви досягли запланованого рівня оборотності товарних запасів, утримуйте свої позиції. Намагайтеся не виробляти нічого на склад, якщо немає певності, що продукцію можна реалізувати за розумний проміжок часу, наприклад, за три місяці. Крім того, завжди краще виробляти продукти, що мають високу собівартість, або великі партії під конкретні замовлення. Так, можливо, буде важче знаходити нових покупців, але це завжди треба порівнювати з втратами коштів, заморожених в непотрібних запасах. Перегляньте, будь-ласка, модуль "Як повернути дебіторську заборгованість", щоб більше дізнатися про варіанти гнучких цін. Вони допоможуть вам запобігти втратам грошових коштів, пов'язаним з фінансуванням великих замовлень.

Як і у інших модулях на цьому компакт-диску, пропонуємо створити робочу групу, яка буде розробляти і впроваджувати рекомендації, а також узгоджувати прийняття рішень і відповідати за результати роботи. Не працюйте на склад, за винятком, хіба, тих випадків, коли продукцію можна реалізувати за три місяці. Поєднання цих елементів гарантує позитивні результати від витрачених зусиль вже через три місяці після впровадження.

До цього модуля пропонується переглянути приклад, як на українському підприємстві вдалося скоротити товарні запаси. Цей досвід може стимулювати думки щодо скорочення запасів на вашому підприємстві. Цей приклад можна також використовувати для мотивації інших працівників на участь у скороченні товарних запасів і впровадженні потрібних змін.