Детализация по периодам

Распределение данных по периодам означает, что количество по каждому объекту укрупненного плана будет разнесено по перио­дам с применением некоторого профиля распределения. Напри­мер, данные годового плана можно разнести по месяцам и полу­чить уже месячные планы. Говоря о существовании профиля рас­пределения, мы имеем в виду, что распределение данных произ­водится не обязательно равномерно. Мы можем задать профиль вручную. Задавая профиль, можно учесть, например, сезонность продаж, неравномерную загрузку производства, неритмичность снабжения. Как правило, такое разбиение периода планирования на несколько частей - это способ увеличить число контрольных точек за исполнением плана. Система позволяет провести такое разбиение автоматически по некоторому профилю, а затем ре­зультаты скорректировать вручную, например, скорректировать данные в зависимости от числа рабочих и выходных дней, при­шедших на период.

Пример. На предприятиях нередко плановые объемы продаж за месяц разбивают равномерно по рабочим дням. Это позволяет вести оперативный план-фактный анализ, отслеживать сводные итоги по опережению или по отставанию от графика. Для этого в системе необходимо создать 7 профилей распределения месяцев по дням. Причем, для рабочих дней можно указать вес, равный единице, а для выходных и праздников — нулю. Далее применить распределение плана продаж каждого месяца по соответствующе­му профилю.

Применение профилей распределения имеет несколько ограниче­ний.

Одно из них связано с сопоставимостью периодов самого плана (периодичность плана), который собираемся распределять, и под-периодов, указанных в профиле. Ограничение состоит в том, что подпериод используемого профиля должен быть короче перио­дичности распределяемого плана. При этом иногда не важно, ка­кой вид имеет период самого профиля.

Например, возможны следующие применения профилей.

• период профиля больше периодичности плана;

Мы можем применить к месячному плану профиль распре­деления квартала по неделям. Важно, что в этом примере выполняется условие: подпериод неделя короче периодич­ности в месяц.

• период профиля равен периодичности плана;

К месячному плану можно применить профиль распределе­ния месяца по дням.

• период профиля меньше периодичности плана.

К годовому плану можно применить профиль распределе­ния квартала по месяцам и получить план по месяцам.

Если мы хотим получить из квартального плана месячные планы, используя профиль распределения годового плана по неделям, то это относится к задаче получения уточненного плана из укруп­ненного и описывается в следующем разделе.

При указании интервала для выборки плановых данных, подле­жащих распределению по профилю, в системе принято правило: интервал должен быть кратным периодичности плана. Например, если периодичность сценария плана равна месяцу, то распределе­нию подлежит интервал, кратный месяцу, например [01.03.04,

31.12.04], [01.04.04, 31.04.04]. Некорректно будет указать интервал [12.06.04, 12.07.04].

Распределение плановых данных будет проводиться последова­тельно для каждого периода, а не в сумме за все периоды рас­сматриваемого интервала. Например, если периодичность пла­на — месяц и интервал выбран в 3 месяца, то при распределении будут отдельно распределены данные 1, 2, 3 месяца, а не их общая сумма.

Необходимо согласовать интервал плановых данных, которые подлежат распределению, периодичность планов и период приме­няемого профиля.

В зависимости от разных комбинаций, возможно многократное применение процедуры распределения по профилю разных частей выбранного интервала.

Пример. Планирование ведется с периодичностью в квартал. Для плановых данных делаем выборку за период с 01.07 по 31.12. Эти данные необходимо распределить согласно профилю распределе­ния годовых оборотов по месяцам. Итого мы должны получить планы для шести месяцев. Весь выбранный интервал плановых данных укладывается в один год, поэтому распределение по про­филю возможно за одну итерацию.

Пример. Планирование ведется с периодичностью в квартал. Для плановых данных делаем выборку за период с 01.10 по 31.03. Эти данные необходимо распределить согласно профилю распределе­ния годовых оборотов по месяцам. Итого мы должны получить планы для шести месяцев. Весь выбранный интервал плановых данных НЕ укладывается в один год, поэтому распределение по профилю возможно за две итерации.

Итак, нами корректно выбран профиль распределения, задан ин­тервал дат для распределения. Теперь для интервала надо опреде­лить, как подпериоды профиля согласуются с реальными датами из интервала. Ведь сам профиль задается в относительной шкале времени без привязки к календарю, а интервал — в абсолютной. Нужно определить, для какого интервала календарных дат дейст­вует тот или иной подпериод из профиля и, соответственно, для какого интервала календарных дат какой вес указать в качестве базы распределения.

Чтобы перевести профиль из относительной шкалы в абсолютную действуют следующие правила.

a) Если периодом профиля является год, а подпериодами —
кварталы или месяцы или дни, то началу первого периода
соответствует всегда дата 01 января.

b) Если периодом профиля является квартал, а подпериода­
ми — месяцы или дни, то началу первого периода соответ­
ствует всегда первое число месяца - начало квартала (1
января, 1 апреля, 1 июля, 1 октября). В зависимости от то­
го, к какому кварталу относится интервал распределяемых
данных, выбирается соответствующая дата начала периода
профиля.

c) Если периодом профиля является месяц, а подпериода­
ми — дни, то началу первого периода соответствует всегда
первое число месяца. В зависимости от того, к какому ме­
сяцу относится интервал распределяемых данных, выбира­
ется соответствующая дата начала периода профиля.

Если подпериодом профиля является неделя, то началу первого периода соответствует начало распределяемого периода. Напри­мер, если применяется профиль распределения месяца по неде­лям, но начало первого периода в профиле будет соответствовать дата начала месяца. Отсюда следует, что первая неделя, которая соответствует первому периоду в профиле распределения, может быть либо полной неделей (когда начало месяца является поне­дельником), либо неполной. То есть профиль распределения ме­сяца по неделям может содержать до 6 периодов (4 полных неде­ли и 2 неполных). Для неполных недель действует правило: вес подпериода профиля корректируется на число дней неполной не­дели.

Поэтому в описании профиля распределения месяца по не­делям имеет смысл задавать 6 подпериодов, так как в меся­це могут быть 2 неполные недели.

Аналогичным образом задается профиль распределения го­да по неделям и кварталов по неделям. Началу первого подпериода в таких профилях будет соответствовать либо начало года, либо начало квартала.

Для неполных недель вес корректируется на число дней, входящих в неполную неделю. Для нашего примера вес первой полной недели равен 6, в первую неполную неделю входит 2 дня, значит вес для первой неполной недели вы­числяется как 6*2/7=1,71. Аналогично для последней не­полной недели 3*1/7 = 0,43.

Это правило коррекции действует даже в случае, когда вес рас­пределения задан для каждой недели года. Например, нам нужно распределить месячные планы, используя профиль распределения квартала по неделям. В этом случае для каждой недели года будет указан свой вес. Однако для недель, попадающих на стык двух месяцев, вес будет вычисляться по правилу корректировок весов для неполных недель. Для нашего примера вес первой неполной недели марта будет равен не 8, а вычислен как 8*2/7=2,86.

Если для какого-либо профиля задано количество подпериодов меньше, чем следует, то веса незаданных подпериодов считаются равными нулю. Такое возможно, например, если в профиле рас­пределения недели по дням задано не 7 подпериодов, а 5. Это оз­начает, что для последних двух подпериодов значение весов равно нулю.

Такая же ситуация возникает, когда профиль распределения ме­сяца по дням задан не для 31, а для 30 подпериодов (дней). При применении такого профиля веса для 31 чисел будут равны нулю.

Наложение профиля на абсолютную шкалу времени происходит последовательно для каждого периода, входящего в профиль, до тех пор, пока не будет распланирован весь интервал данных. Это приводит к тому, что теоретически можно указывать и больше подпериодов, но календарные даты будут указаны только для тех, которые имеют смысл. Например, если периодичность данных для планирования - месяц, и для этого интервала мы используем профиль распределения «месяц по неделям», указав 8 периодов в профиле, то, последовательно определяя календарные даты для подпериодов, мы дойдем, например, до 5 подпериода, определив для него конечную дату 29 число месяца. Следующая неделя бу­дет неполной и для ее определения возьмется вес следующего (шестого) периода скорректированный на количество дней в не­полной неделе. А далее для нового месяца итерация повторится -сначала определим дату первого подпериода, потом второго и так далее. Подпериоды, начиная с 7, окажутся в профиле невостребо­ванными в механизмах планирования.

Итак, для распределения данных планирования по профилю рас­пределения необходимо выполнить действия:

• определить корректность выбранного интервала плановых дан­
ных. Интервал должен быть кратным периодичности плана.

• выбрать корректный профиль распределения. Периодичность
плана должна быть больше подпериодов выбранного профиля.

• весь интервал выборки плановых данных делится на интерва­
лы равные периодичности плана и распределению подлежат
данные каждого интервала.

• для каждого интервала применяется распределение по профи­
лю согласно правилам распределения. Сначала для подперио­
дов профиля определяются календарные даты начала и конца
подпериода, далее для этих периодов определяются веса. Веса
задают базу распределения плановых данных.

Детализация по объектам планирования

Детализация по объектам планирования заключается в распреде­лении плановых оборотов номенклатурной группы по входящим в эту группу объектам номенклатуры. Поскольку для каждой но­менклатуры возможен единственный вариант принадлежности этой номенклатуры группе, то и вес вхождения может быть опре­делен один раз. То есть для этого варианта детализации мы не можем задать разные профили распределения оборотов, этот профиль — единственный. История изменения весов вхождения номенклатуры в группу в системе не хранится.

Согласно этому профилю, будут распределяться и количествен­ные и суммовые плановые обороты группы. Заметим, что для системы не важно, в каких единицах измерения ведется количе­ственный учет номенклатуры, входящей в одну группу.

Веса задаются для каждого объекта вручную и служат базой рас­пределения оборотов. Автоматизированный способ заполнения веса, например, на основе статистики, в системе не предусмотрен. Если вес не указан, он принимается равным нулю.

Уточненные планы ведутся в разрезе номенклатуры и характери­стик номенклатуры. После формирования уточненного плана зна­чения характеристик номенклатуры останутся пустыми. Для кор­ректного оформления плана значения этих характеристик необ­ходимо будет внести вручную.

Формирование уточненных планов по данным других подсистем

Данные для формирования уточненных планов могут формиро­ваться по данным подсистемы заказов. Таким способом данные о заказах, сделанных поставщикам, могут составить основу для формирования плана закупок, а заказы покупателей - для плана продаж.

Подбор заказов пользователь производит вручную, ориентируясь, например, на дату отгрузки в заказах покупателей или на дату поступления в заказах поставщикам. Системой в этом случае будут автоматически складываться обороты по включенным зака­зам. При этом ссылка на заказы в самих планах не хранится.

Для формирования укрупненных планов с детализацией по но­менклатурным группам, заказы поставщикам и заказы покупате­лей не могут использоваться. Если это все же необходимо, то формирование такого плана возможно за две итерации:

• формирование уточненного плана по данным заказов;

• формирование укрупненного плана из уточненного, являюще­
гося результатом предыдущей итерации.

Формирование укрупненных планов из уточненных

Этот механизм является автоматизированным объединением дан­ных из уточненных планов. Причем укрупнение плана может проводиться как путем увеличения периода планирования так и укрупнением категорий планирования.

То есть укрупнение может происходить сразу по двум направле­ниям:

• уменьшением детализации по объектам планирования.

• уменьшение детализации по периодам планирования;

Ограничений на последовательность применения этих способов в системе нет, последовательность и целесообразность применения этих способов полностью зависят от предметной области, от сущ­ности объектов планирования.

Сложение оборотов планов можно проводить независимо от того, какие сценарии или какие периодичности имеют планы. Итого­вому плану мы можем присвоить новый сценарий, отличающийся от сценариев первоначальных планов, указать любую периодич­ность.

Важно! Если первоначальные данные в планах были указаны с точностью до номенклатуры, то и итоговый план сформирован с точностью до номенклатуры. Проблемой может стать только агре­гирование планов с периодичностью неделя для формирования месячного, квартального или годового планов. Связана проблема с неоднозначным отнесением данных недели, попадающей на стык месяцев или кварталов. В этом случае плановые данные по этой неделе разносятся по разным месяцам пропорционально ко­личеству дней этой недели относящимся к разным месяцам.

Пример. Мы определили, что периодичность конечного плана должна быть месяц. В этот план должны входить данные некото­рого-плана, периодичность которого неделя. Пятая неделя этого плана приходит на период [30 марта, 05 апреля]. Количество не­которой номенклатуры для этого периода 70 штук. При формиро­вании месячного плана надо это количество распределить между периодом марта и апреля. Соответственно в мартовский план по­падет 70*2/7=20 штук, а в апрельский 70*5/7=50 штук.

Укрупнение плана возможно и без увеличения периодичности.

Можно сложить планы нескольких сценариев за один период. Например, если для каждого менеджера задан план продаж на один и тот же период, но по разным сценариям, то можно получить общий план продаж сложением оборотов из планов каждого менеджера.

Уменьшение детализации по объектам планирования означает переход от планов с детализацией по номенклатуре к планам с детализацией по номенклатурным группам. Такое укрупнение происходит фактически сложением оборотов номенклатуры в разрезе своих групп. Условием корректной операции будет тот факт, что все номенклатурные позиции в рамках одной группы имеют одну единицу измерения. Иначе может произойти сложе­ние количества в штуках с количеством в метрах.

Формирование планов производства из планов продаж

Планы продаж являются основой для построения плана произ­водства. Один из принципов планирования, заложенных в систе­ме, - возможность планирования объемов материальных запасов достаточных не только для обеспечения производственной про­граммы, но и для поддержания необходимого уровня складских материальных запасов. Аналогично объемы производства могут быть спланированы исходя не только из данных заказов покупа­телей, но и из минимальных складских запасов продукции. Таким образом, производство должно не только покрыть потребности заказов покупателей, но и наработать определенный запас на ко­нец планируемого периода. За счет хранения этих данных при планировании может быть учтено, что за период возможны изме­нения уровня запасов и план производства не равен плану про­даж.

В системе существует возможность указывать планируемые ос­татки запасов на каждый день.

Оценки уровней изменений остатков могут различаться для раз­ных сценариев. При формировании планов производства из пла­нов продаж возможно указание сценария плана изменения остат­ков, отличного как от сценария продаж, так и от сценария произ­водства. Плановые остатки указываются в разрезе номенклатуры и характеристик. Причем планированию подлежат данные как по количеству, так и по суммам и по сумме НДС.

Ограничением системы является формирование уточненного пла­на производства только на основе уточненного плана продаж. То есть планы производства формируются из планов продаж без преобразования объектов планирования. Из уточненного плана производства в дальнейшем можно получить укрупненный план, однако нельзя получить укрупненный план производства на ос­новании укрупненного плана продаж.

В общем случае, механизм формирования плана производства заключается в получении оборотов по плану продаж, увеличен­ных на планируемый размер остатков на конец периода и умень­шенных на планируемый размер остатков на начало периода.

Формирование плана производства по такой схеме может выпол­няться с использованием дополнительных механизмов - таких как:

• изменение первоначальных данных продаж на поправочный
коэффициент;

Это может быть использовано, в случае если необходимо оценить план производства по данным текущего плана продаж с учетом того, что в планируемом месяце ожидается увеличение продаж на 10%.

• замена значений, например, замена значений сценариев;

• смена периодичности.

В общем случае можно получать план производства с периодич­ностью, отличающейся от периодичности плана продаж и вы­бранной периодичности получения планируемых остатков.

Поправка данных на коэффициент и замена значений произво­дится до этапа преобразования данных плана продаж в план про­изводства.

Для построения плана производства на основании плана продаж необходимо выполнить следующие действия.

Выбрать периодичность получения остатков и периодичность плана производства, который необходимо построить.

В общем случае, эти периоды могут не совпадать: периодичность остатков может быть больше или меньше периодичности конеч­ного плана производства. Периодичность остатков фактически задает точность планирования, гарантируя наличие определенно­го уровня запасов в контрольных точках. Периодичность остатков также не связана с периодичностью исходных планов продаж.

Несовпадение периодичностей приводит к двухэтапному методу получения плана производства:

• на первом этапе синхронизируются периодичности пла­
на продаж и выбора остатков, план продаж корректиру­
ется на размер плановых остатков;

• на втором этапе план продаж приводится к нужной пе­
риодичности.

На следующем примере показано графически получение плана производства из планов продаж. Исходно имеем два плана про­даж с разной периодичностью - месяц и квартал. На основе этих планов необходимо получить квартальные планы производства.

Периодичность выбора остатков - месяц. Соответственно, исход­ные планы продаж нужно привести к периодичности выбора ос­татков. Для этого пользователь должен выбрать профиль распре­деления для каждого плана продаж с подпериодом, равным пе­риодичности получения остатков. Если периодичность выбора остатков больше, чем периодичность плана продаж, то использу­ется не профиль распределения, а агрегирование данных продаж. Если профиль распределения пользователем не выбран, но систе­мой производится равномерное распределение данных.

Важно заметить, что помимо распределения данных продаж: по профилю распределения, можно применять распределения ук­рупненного плана продаж по номенклатуре. В этом случае снача­ла применяется профиль распределения по периодам, а затем распределение номенклатурных групп по объектам номенклатуры.

Далее показано, как меняются плановые остатки и, соответствен­но, на какие величины нужно будет увеличить или уменьшить планы продаж.

Корректируем планы продаж на величину изменения плановых остатков. Фактически, для каждого подпериода к данным плана продаж добавляем значение планового остатка на конец подпе­риода и вычитаем значение на начало подпериода.

Осталось для каждого скорректированного плана продаж привес­ти его к заданной периодичности в квартал. Поскольку периодич­ность конечного плана производства в этом примере больше, чем периодичность получения остатков, то будет проводиться не рас­пределение по профилю, а агрегирование данных.