Этапы документооборота

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

1) разрабатывается положение во бухгалтерской службе;

2) составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к труду;

3) составляется график документооборота в организации;

4) создаются технологии обработки учетной информации;

5) разрабатывается номенклатура дел и порядок текущего хранения документов.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

· оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;

· минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

· улучшению всей учетной работы в организации;

· повышению контрольных функций бухгалтерии организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:

Ø исполнители;

Ø наименования документов;

Ø сроки представления документов;

Ø подразделения организации, куда представляются документы.