Глава 2. Первичные документы

Согласно ст.9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п.2 ст.9 указанного закона).

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Согласно п.3 ст.6 Закона о бухгалтерском учете формы первичных документов, по которым унифицированные формы не разработаны, утверждаются приказом руководителя в составе учетной политики организации.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах" функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации возложены на Государственный комитет Российской Федерации по статистике. При этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации.

Применительно к предприятиям торговли Госкомстатом России было принято постановление от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" (далее - постановление Госкомстата России N 132).

Указанным постановлением были утверждены следующие альбомы унифицированных форм первичных документов:

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (формы ТОРГ-1-ТОРГ-31). В нем приведены, в частности, унифицированные формы таких важных для торговой организации документов, как товарная накладная (форма N ТОРГ-12), товарный отчет (форма N ТОРГ-29), отчет по таре (форма N ТОРГ-30) и так далее.

2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9).

3. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле (формы КР-1-КР-7 и КОМИС-1-КОМИС-8). Эти документы применяются для оформления торговых операций в комиссионной торговле, только если комитентом выступает физическое лицо.

4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании (ОП-1-ОП-25).

Всего указанным постановлением утвержден 81 документ.

Кроме того, на предприятиях торговли используются и другие виды документов, утвержденные Госкомстатом России. К ним, в частности, относятся:

- путевой лист грузового автомобиля, применяемый в нашем примере при использовании собственных транспортных средств для доставки товара покупателям (форма 4-П утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78);

- другие первичные документы, предназначенные для оформления тех или иных операций, присущих предприятиям любых видов деятельности (начисление и выдача заработной платы, кассовые операции и так далее).

Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.99 N 20, удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Исправления в первичные документы могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Это установлено в п.16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета).

Порядок внесения исправлений в первичные документы определен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 N 105 (далее - Положение о документах и документообороте). Несмотря на дату утверждения документа, он продолжает действовать в части, не противоречащей действующему законодательству. Согласно п.4 указанного документа ошибки в первичных документах, составленных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п.14 Положения по ведению бухгалтерского учета).